Автоматизация учета на базе «1С:ERP Управление предприятием» для ПАО «КемеровоХлеб»

Цель проекта: подготовка и реализация перехода со стороннего специализированного ПО на современную учетную систему на базе программных продуктов 1С, автоматизация отсутствующих или неполноценно используемых блоков бизнес процессов в рамках текущего контура систем, повышение общей прозрачности учета, возможностей финансового анализа, контроля исполнительской дисциплины для корректного и своевременного принятия управленческих решений.

1. Переход с ПО «Компас» на программный продукт «1С:ERP Управление предприятием» в сжатые сроки (замена ключевого юридического лица заказчика и невозможность дальнейшего ведения производственного учета в текущем программном продукте);
2. Автоматизация функциональных блоков: «Операционное планирование», «Бюджетирование», «Учет затрат и расчет себестоимости», «Бухгалтерский и налоговый учет», «Кадровый учет и расчет зарплаты», «Управление производством», «Управление складом», «Управление доставкой», «Управление продажами», «Электронный обмен данными EDI»;
3. Обеспечение бесперебойности работы непрерывного производства;
4. Повышение операционной эффективности предприятия в режиме высокой загруженности (около 2000 заказов в день);
5. Оптимизация процессов построения маршрутов и управления перевозками собственной службы доставки;
6. Оперативный мониторинг финансовых показателей предприятия, анализ нормативной и фактической себестоимости продукции;
7. Финансовое планирование и контроль исполнения бюджетных моделей.

Предпосылкой внедрения новой информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» послужила некорректная и не полноценная работа используемой на предприятии учетной системы «Компас», а также отсутствие своевременной поддержки силами штатного отдела АСУ, а именно:

1. Автоматизация бухгалтерского и налогового учета не в полном объеме, отсутствие возможности автоматического формирования и сдачи отчетности;
2. Проблемы при закрытии месяцев, необходимость ведения ручных корректировок;
3. Отсутствие возможности планирования и контроля графика платежей;
4. Отсутствие автоматизации планирования производства и продаж;
5. Отсутствие автоматизации управления доставкой;
6. Отсутствие автоматизации бюджетирования;
7. Ручной механизм ценообразования;
8. Отсутствие оперативного учета списания материалов в производстве;
9. Некорректный расчет себестоимости;
10. Раздельный ввод данных в нескольких базах, необходимость ручного дублирования документов;
11. При учете заработной платы и кадрового учета, расчет сдельной премиальной части зарплаты вёлся вручную, отсутствовала возможность автоматического формирования отчетности;
12. Большой объем оперативных данных, например, о состоянии оборудования, необходимости ремонтных работ, задолженности клиентов, маржинальности продукции, баланс учета доходов и расходов — велся пользователями в различных вспомогательных таблицах MS Excel.

Уникальным отличием проекта стала доработка модулей: «1С:Управление складскими операциями» и доставки в «1С:Управлении производством». Специфика работы компании заключается в том, чтобы оперативно принимать заказы клиентов и формировать плановые задачи на производство, а также на доставку продукции в ежедневном формате. Новая усовершенствованная модель помогла оперативно выгружать большое количество заявок с нескольких электронных площадок EDI (электронный обмен данными) в систему формирования заказов и выполнять доставку продукции точно в срок.

Быстрая автоматическая обработка большого объема заказов помогла снизить временные затраты сотрудников на формирование графиков реализации производства, помочь в распределении заказов по цехам и упростить функцию реализации доставки готовой продукции по клиентам. Кроме того, была удобно выстроена ежедневная логистика маршрутов доставки: в системе стало возможно автоматически формировать загрузку каждого авто с учетом данных об адресах получателя, общем весе продукции, видах используемой тары. Готовый документ по реализации печатается, отдается экспедитору, происходит сборка продукции и выезд по маршруту. Информация о реализованных заказах помогает сотрудникам компании непрерывно формировать новые графики доставки к раннему утру на каждый день.

План производства распределен по производственным линиям на дневную и ночную смены по плановым показателям (множественный этап производства). Автоматическое отображение загрузки производства помогает при необходимости формировать дополнительную загрузку линии. Таким образом, помимо возможности оперативного увеличения загрузки линий, все данные о дополнительных трудозатратах сотрудников автоматически попадают в данные по их выработке за период — формируются дополнительные начисления при расчете заработной платы. Такие данные отображаются в документе «Совмещение» с учетом типа смен, дневных и ночных. Доработка классического элемента работы по спецификациям в модуле «1С:Управление производством» позволила сократить количество этапов производства, что упростило процесс работы начальникам смены.

Были проведены доработки в блоках «Бюджетирование» и «Казначейство»: сформированы шаблоны БДР по подразделениям (различные шаблоны форм) и БДДС. Это позволило в автоматическом режиме считать расходы и доходы по статьям и выводить общий баланс за период (производственные расходы, общепроизводственные, общехозяйственные расходы, брак).

Стала доступна калькуляция по группе продуктов (план-факт). Плановые формы расчета продукции позволили более точно рассчитывать себестоимость и настроить автоматический процесс ценообразования.

В казначействе была выполнена настройка автоматического распределения платежей с единого файла по договору заказа и формирование платежных поручений с общего заказа по реализациям (ООО «Тандер»).

В рамках доработки типового функционала «1C:ERP Управление предприятием 2» для ввода «Управление продажами» в эксплуатацию были проведены работы:

• Доработка функционала «Соглашения с клиентами» для учета отсрочки платежа по номенклатуре;

• Доработка формы оплаты клиентом (заполнение этапов оплаты по номенклатуре);

• Доработка функционала планирования и бюджетирования для пересчета единицы хранения в весовом эквиваленте (виды бюджетов, экземпляры бюджетов, бюджетные отчеты);

• Доработка отражения в учете в зависимости от доп. статусов в документе «Реализация товаров и услуг»;

• Важным этапом являлся: перенос НСИ и остатков из документов MS Excel;

• Загрузка и актуализация списка действующей НСИ (номенклатура, подразделения, склады, контрагенты, договоры, статьи расходов/доходов, стадии ДДС, статьи бюджетирования и прочие);

• Разработка новых списков НСИ (спецификации номенклатуры, виды номенклатуры, группы финансового учета и прочие);

• Обучение и консультирование пользователей, тестирование и внедрение модуля EDI.

• В рамках проекта реализован полноценный переход с ПО «Компас» на 1С:ERP и 1С:ЗУП в функционале не меньше, чем было в прошлой информационной системе с отдельными улучшениями по наиболее важным и критичным бизнес-процессам;

• Появилась возможность ведения полноценного бухгалтерского и налогового учета, кадрового учета и расчета зарплаты, поддерживающих актуальные изменения законодательства РФ;

• Повысилась исполнительская дисциплина производственных подразделений, появилась возможность полноценного оперативного планирования и диспетчирования производства;

• Были внедрены инструменты и специализированные рабочие места, упрощающие процессы управления доставкой и экспедированием грузов, формирования документов продажи, диспетчирования производства;

• Появилась возможность детального планирования, контроля и исполнения финансовых бюджетов компании по внутренним утвержденным формам управленческой отчетности;

• Повысилась точность и прозрачность данных в части учета затрат, получения корректных финансовых результатов деятельности компании;

• Внедрение программных продуктов 1С:ERP и 1С:ЗУП позволило сохранить и увеличить операционную эффективность работы предприятия без увеличения штата сотрудников, снизить потери времени на оформление рутинных длительных операций в условиях высокой объема заказов в день.