Основной особенностью проекта является глубокая переработка ряда блоков в соответствие с бизнес-процессами предприятия ТД «Аникс» (ООО «Прайд-А»):
1. Бухгалтерский учёт
Бухгалтерский учет предприятия ведётся в системе «1C:ERP», а налоговый и сдача регламентированной отчетности ведётся в отдельной базе «1С:Бухгалтерия 3». В блоке «Бухгалтерский учёт» 1С:ERP ведётся банк и касса. Блок был доработан следующим образом – изменен функционал «Разнесение банковской выписки». Т.е. деньги приходят в КлиентБанк на расчётный счёт, затем разносятся. КлиентБанк умеет выгружать файл, который загружается в типовые конфигурации 1С, в которых есть функционал отображения движения денежных средств. Этот функционал загрузки значительно доработан для решения поставленных задач на предприятии ТД «Аникс» (ООО «Прайд-А»). Было реализовано следующее:
а) контрагентов много и, следовательно, много различных документов (накладных, договоров и т.п) внутри одного контрагента. В учетной системе написаны определенные правила подбора договоров и заполнения банковских документов. Это оптимизирует работу сотрудников, которые разносят КлиентБанк – ускоряет процесс и сокращает трудозатраты. Ввиду того, что расчётных счетов порядка 10 и по каждому ежедневно от 50 до 100 платёжных поручений. Что бы не разносить их вручную, реализованы специальные настройки, которые при загрузке смотрит система и исходя из назначения платежа, который указывается в банковском документе, подставляются определённые договора контрагентов. Например, контрагент может платить за товар, а может платить за услугу. И соответственно должны подставляться разные договора.
б) Блок «Касса» используется практически в типовом состоянии, но в разделе «Учёт кассовых операций» есть определенные доработки. Так как есть продажа товара за наличный расчёт и это другой вид соглашений с клиентом, который предполагает расчёт сразу после получения товара, непосредственно на торговой точке, без отсрочек платежа. Развозя товар по торговым точкам, экспедитор берет с собой инкассационный лист. Функционал этого листа создан с нуля специалистами «Гигабайт».
в) В блоке «Расчёты с контрагентами» были проведены значительные доработки –
- Используется следующая структура справочника «Партнёры» - партнер верхнего уровня соответствует контрагенту- юридическому лицу. Партнер второго уровня- соответствует направлению деятельности предприятия ООО «Прайд-А» (опт, франчайзинговая сеть «Корзинка» и розничная сеть предприятия). У партнеров второго уровня есть торговые точки – это третий уровень «партнеров». Этим торговым точками и осуществляется продажа товаров.
- Для того что бы учитывать часть функционала по торговым точкам, а часть по контрагенту в целом, были выполнен ряд доработок в системе – например, расчёты с контрагентами осуществляются не в разрезе торговых точек, а в разрезе головного контрагента. Эти доработки выполнены что бы не выполнять перезачёт обязательств денежных средств, как если бы мы всю документацию делали на торговую точку, при условии того, что оплату мы получаем от головного контрагента.
- При объеме документооборота предприятия в типовой системе «1С:ERP 2» возникали технические сложности, связанные с блокировкой определённых ресурсов. Для обхода этих блокировок было выполнено техническое решение, которое взаиморасчеты с контрагентами по общей задолженности фиксирует сразу, а взаиморасчеты в разрезе накладных фиксирует отдельным фоновым заданием. Эта доработка связана с версией онлайн блока взаиморасчетов.
г) Блок «Производственные операции». На предприятии осуществляются простейшие производственные операции – это фасовка (кондитерской продукции, овощей и фруктов, рыбы и тд). Поступивший товар перефасовывают в другую упаковку и получается другая номенклатура. Эти производственные операции по максимуму автоматизированы. В процессе автоматизации учета этих операций была проведена интеграция с торговым оборудованием (весы и принтеры этикеток) - для того что бы данные завешивания этих упаковок сразу транслировались в документ «Производство без заказа» и принтер этикеток сразу мог выдавать штрихкоды, соответствующие весу и номенклатуре. Разработан специальный АРМ под эту задачу.
д) Блок «Основные средства» - на предприятии ведётся учёт арендованного оборудования у своих поставщиков по торговым точкам. Предприятие арендует холодильники под мороженное и они хранятся не на территории предприятия, а на торговых точках. Информация о том какой холодильник на какой точке хранится в учетной системе.
2. Расчёт себестоимости
В рамках проекта было изменено поведение расчёта себестоимости при использовании схем по неотфактурованным поставкам (используется только для фруктов и овощей). Сначала приходуется весь товар по внутренним нерегламентированным накладным, а регламентированные документы приезжают гораздо позже – от нескольких дней до двух недель. При такой схеме типовой расчёт себестоимости был не оптимален, потому что он изменяет себестоимость прошлых документов. Себестоимость корректировать в таком случае некорректно, так как она влияет на ценообразование. Что бы не происходило пересчёта двухнедельной давности документов, типовой расчёт себестоимости убран и сделано по-другому. В схеме неотфактурованных поставок есть отдельные операции, которые эту разницу в фактически принятом весе и фактической цене, и разницу с документами фиксируют в отдельном месте. И разница относится не на себестоимость, а в некий резерв. В дальнейшем при различных инвентаризациях и ревизиях этот резерв покрывает недостачу. Эта схема используется на 4х складах, где хранятся определённые продукты.
В силу специфики работы с контрагентами используется схема доначислений до определённого уровня различных показателей. Пример – поставщик возит товар по определенной цене, например, 100 рублей. В случае начала какой-либо акции поставщик начинает возить не по 100 руб, а по 60 руб. Что бы эти колебания цены не влияли на общий финансовый результат и среднюю маржинальность, эти 60 рублей донаценяются до 100. Т.е. до определённой (матричной) цены, по которой поставщик всегда возил. Производится в системе это определенными документами. Типовой блок «Расчёт себестоимости» не имеет нужного для реализации такой схемы функционала и был доработан специалистами «Гигабайт».
После переоценки такой партии, поступившей по более низкой цене, «Расчёт себестоимости» начинает некорректно эту партию списывать. Происходит списывание, но эта наценка «зависает» в себестоимости. И на конец периода могут «зависнуть» партии с нулевым количеством и с определенной стоимостью, равной наценке. Была проведена доработка, что бы эти суммы расходовались согласно установленного алгоритма и не «зависали».
3.Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия. Управленческий учёт.
Ввиду специфичности требуемых показателей был разработан ряд отчётов - по оборачиваемости товаров, по наценке, по рентабельности, по отказам. Наиболее значительные доработки были проведены по двум направлениям мониторинга показателей:
1) Контроль обеспечения потребности клиентов. «Отказ» в рамках предприятия Заказчика - это объёмное понятие: необеспеченная потребность клиента по определенным причинам (например – клиент заказывает определенный весовой товар. Соответственно фактический вес может отличаться от заказанного. Разница между фактическим и требуемым называется «отказ». В дальнейшем происходит аналитика отказов – по каким причинам произошли, каков их процент от общего количества поставленной продукции и как их можно уменьшить, чтобы потребность клиента стараться обеспечить на 100 процентов).
2) Работа с дебиторской задолженностью. Реализованы специфичные формы отчетов по отслеживанию и анализу просроченной и непросроченной дебиторской задолженности.
4. Анализ данных и прогнозирование
Вся система расчета потребности предприятия в товаре основана на статистике потребления клиентами. Расчёт статистики потребления в учетной системе ТД «Аникс» (ООО «Прайд-А») используется полностью нетиповой – в этом расчёте реализованы исключения определенных периодов из этого расчёта в соответствии с разными причинами для сохранения актуальности статистики. Например –периоды акций, когда товара закупается значительно больше по количеству, чем обычно. Есть сезонные товары, которые в определенные периоды закупаются гораздо больше, чем в другие периоды. Есть температурные режимы, когда определенные группы товаров закупаются и продаются намного больше, чем в другие периоды.
5. Управление денежными средствами
Автоматизировано: учёт договоров, кредитов и депозитов, расчёт процентов по договорам, ввод документов по начислению процентов. Автоматизировано нетиповое разнесение платежных поручений.
6. Продажи
Оформление заказов покупателей происходит через три канала:
- Операторы отдела «Опт» - приём звонков от клиентов и вручную внесение данных по заказам. Для этого отдела была значительно доработана форма подбора. Во-первых, это было сделано, что бы появилась возможность просмотра остатков на разных складах. Склады объединены в группы, соответствующие Распределительным центрам (РЦ). А РЦ объединены в группы, соответствующие пунктам отгрузки, которые соответствуют городам. При выборе в документе определенного города, как пункта отгрузки, нет возможности в типовой форме подбора просмотреть остатки другого пункта отгрузки. Эта функциональная возможность добавлена в рамках мероприятий по доработке.
Для удобства и быстроты заполнения заказа были добавлены такие функции, как – статистика клиента по товарам, которые он регулярно берет. Оператор, нажимая одну «галочку», получает всю информацию о всей номенклатуре, которую клиент постоянно заказывает, и оператор имеет возможность уточнить у клиента о целесообразности добавления и этих позиций в заказ.
Так же создан показ новинок и акций в форме подбора, что бы операторы могли предлагать эти товары клиентам. Для увеличения скорости заполнения заказа вывод цен переработан с учётом показа индивидуальных скидок в форме подбора.
Форма заказа тоже доработана в части интерфейса для повышения оперативности предоставления сведений клиенту.
-
Интеграция с базами магазинов для выгрузки заказов в автоматическом режиме. На торговых точках эта система работает по-разному: в одних система полностью автоматически считает сколько товара нужно и выдаёт файл заказа, в других –управляющий магазина высчитывает потребность и корректирует то, что предлагает система – полуавтоматическая обработка заказа. Эти файлы складываются в общую папку и загружаются в систему, как «Заказы клиентов». Автоматически определяется какая торговая точка, какой контрагент, какие товары и в каком количестве нужны и определяются склады, с которых будет это отгружаться по определённым правилам.
-
Работа торговых агентов. Торговые агенты работают через специальное мобильное приложение на планшетах. С этим приложением (стороннее ПО на базе «1С») настроена двусторонняя интеграция. В мобильное приложение выгружается информация об остатках, акциях, ценах и задолженностях клиента. А обратно в «1С:ERP 2» отдаются заказы клиентов.
7. Ценообразование, прайс-листы
В системе используется два основных вида цен:
1) Цена закупочная, которая включает в себя стоимость уплаченную за поставленный товар и транспортные затраты, которые предприятие понесло на доставку, сборку и прочее. Эта цена в системе полностью расчётная и рассчитывается из фактической себестоимости товара. Что бы это реализовать, была внедрена доработка по автоматическому ежесуточному расчёту себестоимости. На её основании устанавливается закупочная цена. При формировании закупочной цены производится контроль скачка изменения цен (правило –закупочная цена не должна превышать предыдущую установленную закупочную цену на определённый фиксированный по категориям товара процент. И проверяется цена последнего документа приобретения этого товара).
2) Цена базовая. Всё ценообразование, конечное для клиентов, построено на подсистеме «Скидки и наценки». Рассчитывается эта базовая цена по определенным правилам. Затем от базовой цены, путем применения индивидуальных скидок и наценок рассчитывается цена для клиента. Таким образом в системе можно достаточно гибко настраивать ценовую политику по различным каналам сбыта и отдельно фиксировать акционные цены.
Подсистема «Скидки, наценки» используется как типовая, так и включены доработки, которые подключены в системе, как внешние обработки.
Прайс-листы:
Автоматизация выгрузки прайс листов реализована для канала сбыта «ФСК» (франчайзинговая сеть «Корзинка») –после того как произошел расчёт цен и в системе отразились какие-то изменения цен, ежедневно автоматически выгружаются индивидуальные прайс-листы и отправляются клиентам ФСК.
7. Формирование графика поступления оплат
Используется несколько разработанных «с нуля» отчетов для контроля поступления оплат (по закрытию накладных и контролю поступления денежных средств).
8. Склад и распределительный центр.
После загрузки заказов или ввода операторами отдела «Опт» происходит следующее- эти заказы автоматически должны быть отгружены (нет этапа согласования заказов, всё упрощено для оптимизации скорости обслуживания клиентов). Заказы появляются в рабочем месте «Оператор склада». Это АРМ в целом используется типовое, но есть ряд небольших доработок - добавлено большое количество фильтров, по которым оператор склада понимает какой именно заказ в настоящий момент надо отправить в работу, так как ежедневно проходит порядка 3 000 заказов и в такой массе заказов необходимо их ранжировать. Для ранжирования на предприятии ТД «Аникс» используется такое понятие как – «Очередь отгрузки». Очередь устанавливается заказу по определенным правилам, и согласно этой очереди, оператор склада может отбирать заказы первой, второй, третьей и так далее очереди и последовательно их отправлять в работу сборщикам. Оператор по одной кнопке создаёт расходные ордера на товары. На складах стоят две WMS системы. При создании этих ордеров складских документов происходит их выгрузка в эти WMS системы, а у оператора склада происходит вывод на печать всех сформированных ордеров.
Один склад автоматизирован непосредственно в «1С:ERP 2» (так как внедрение WMS системы для автоматизации учёта на нём нецелесообразно) и используется более простая складская логистика (ячейки и их обход сделаны непосредственно в базе «1С:ERP 2»). Алгоритм обхода ячеек используется нетиповой. На складе распечатываются ордера и данные также поступают на ТСД. После фактической сборки заказов на складе происходит оповещение системы «1С:ERP 2» о том, что заказ собран. Когда произошло оповещение системы автоматически создаётся документ «Реализация товаров и услуг» по полностью собранному заказу. Работники склада видят в отдельном АРМ «Групповая печать документов» эти созданные накладные и могут распечатать комплект документов, который передаётся водителям для доставки заказов.
В установленных точках процесса подготовки заказа и отгрузки настроен обмен с внедренной параллельно с «1С:ERP 2» – «1С:TMS.Логистика. Управление перевозками». Когда создаётся заказ, происходит первый обмен с «1С:TMS» – для того что бы диспетчерская служба могла планировать какое количество машин и какой грузоподъемности необходимо запланировать на определённую дату. Второй обмен происходит после создания документов на отгрузку и в «1С:TMS» уходят фактические данные для корректировки плановых значений, полученных при первом обмене.
Резервирование ТМЦ
Общее резервирование происходит в момент загрузки заказа. Выделена специальная схема резервирования отдельной группы товаров- «скоропорт» (молоко, охлаждённое мясо и т.п.), чтобы обеспечить максимальную эффективность его поставки в магазины и доведения до конечного потребителя используется вариант отгрузки – «с колес». Товар не хранится на складе, его клиенты заказывают и с определенным интервалом этот товар клиенту привозится. Поставка этого товара на предприятие ТД «Аникс» (ООО «Прайд-А») происходит в конкретном количестве, то, которое заказали клиенты. И на те даты, в которые ТД «Аникс» должен отгрузить эти заказы. Что бы это реализовать используется большое количество доработок в системе (используется типовое обеспечение «Заказ-подзаказ», а правила загрузки заказа и выставления даты, поставщика - это собственные доработки).
На предприятии есть 4 склада, на которых хранятся категории товаров категории «фрукты, овощи», два из них автоматизированный системой WMS, а 2 не автоматизированы. На неавтоматизированных двух складах процесс учёта происходит следующим образом – разработан отдельный инструмент в «1С:ERP 2» - «Сборочная ведомость». В рабочем месте диспетчера склада выводятся все заказы и оператор после выбора всех заказов и нажатия этой кнопки формирует сборочные ведомости. В ведомости отображается продукция + склад. Например, если есть 100 заказов и в 10 из них есть мандарины, то эти 10 заказов пойдут в одну сборочную ведомость, по которой будут набираться мандарины. Так, по пересечению позиций, заказы и формируются. Затем наборщики в этой ведомости указывают какой продукции в какой заказ сколько было завешено – таким образом проставляются фактические данные. После завершения заполнения сборочной ведомости всё происходит, как на других складах - система «1С:ERP 2» формирует стандартный документ реализации товаров и услуг.
9. Отраслевая специфика.
Сертификаты в подсистеме «1С:ERP 2» привязаны к карточкам и видам номенклатуры. Выполнена доработка для привязки сертификатов к конкретным сериям товаров (для алкоголя по большей части). Эти карточки интегрированы с web базой на СУБД. Эта СУБД имеет форму вывода информации в виде web-сайта. Это нужно для того, чтобы сертификат на любой товар могли запросить торговые точки в удобном для обычного пользователя формате через этот web-сайт. При запросе сертификатов у торговых точек, которые не хранят сертификаты у себя, их представители, зная код товара, заходят в эту базу и им выдается список сертификатов, который можно распечатать либо отправить кому-либо.
Важной доработкой в части складского отраслевого учёта была – доработка остатков товара в разрезе упаковок. Деятельность организации ООО «Прайд-А» основана на оптовой торговле. Оптовая торговля осуществляется не отдельными позициями, а коробками, блоками, упаковками. Типовой учет же основан на штуках и кг. Для Заказчика важно не только указание упаковки в документах, но и наличие этой упаковки на складе. Что бы не «плодить» номенклатуру при смене упаковки поставщиком. Пример – возили ящики вина по 6 бутылок, а стали по 12. Номенклатура та же самая, но размерность упаковки сменилась. И на складе появилась новая позиция, но по сути клиенты будут заказывать то же самое вино. Что бы не заводить отдельную карточку товара, используется та же самая карточка, но с отдельной тип упаковкой в 12 бутылок. Это позволяет значительно проще заказывать товар у поставщика, считать статистику и отгружать. Минус такой системы в том, что есть значительные проблемы с учетом остатков упаковок на складе. Для решения этого выполнены доработка- округление заказа до нормы отгрузки. Норма отгрузки - клиенты, заказывая определенное кол-во номенклатуры, понимают, что заказ будет округлен до целой коробки (до 6 или до 12 в примере). Благодаря этим нормам мы значительно упрощаем складскую логистику и повышаем товарооборот.
ЕГАИС, Честный знак, ВЕТИС
В плане продажи поднадзорного товара в ТД «Аникс» используется разделение на три категории – продукция животного происхождения (ГИС Меркурий, ВЕТИС), алкогольная и спиртосодержащая (ЕГАИС) и табачная продукция (Честный знак).
В работе с «ВЕТИС» используется в основном типовой функционал интеграции и типовых объектов «1С:ERP 2», но с доработками в части автоматизации процессов. Типовая подсистема в большей степени подготовлена под ручное управление операциями на всех участках бизнес-процесса. В ходе проекта внедрения «1С:ERP 2» на предприятии ТД «Аникс» эту системы постарались оптимальным образом автоматизировать:
- в системе работы с «ВЕТИС» создание документов на приёмку и отгрузку в созданной системе автоматизировано. На приёмку документы при помощи типовой системы загружаются, но дальше работа с документами идёт при помощи доработанного функционала - в этих документах идет автоматическое сопоставление клиентов, продукции и автоматическое указание количества товаров, которое было отмечено складом как фактически принятое. При отгрузке сначала происходит наборка товаров и формирование документов, а потом автоматическое создание документов по поднадзорным товарам.
- Подсистема «ЕГАИС» используется типовая. Документооборот более контролируем вручную и создано больше контрольных точек в виде отчетов. Автоматизирован учет лицензий по клиентам. Если у лицензии, введенной в систему, закончился срок – система не даст выписать в Заказе клиента алкоголь. Ввиду того, что алкоголь на двух разных складах в двух разных городах на разных юридических лицах, между ними реализован учет внутренних перепродаж подконтрольного товара. Между системой ЕГАИС и ТТН исходящей в ЕГАИС создан дополнительный автоматический контроль того, что документы оформлены в рамках одного дня (дата должна быть одинаковой).
- «Честный знак» -не используется типовая подсистема «1С:ERP 2», а используется подсистема интеграции с «Честным знаком» полностью собственной разработки. Подсистема и типовая и собственной разработки требует подключение электронного документа, но в типовой нет оператора электронного документооборота, которые использует предприятие ТД «Аникс» - Диадок. В связи с этим был разработан свой аналог электронного документа, в котором указываются марки табачной продукции, которые потом передаются в «Честный знак». Создание документа полностью автоматизировано, складской процесс весь единый, независимо от группы товара, после наборки и формирования заказа происходит подготовка документов для передачи в контролирующие органы.
Так как используются WMS системы на складах, то при приемке определенной партии товара, этой партии присваивается определенный идентификатор и передаётся в ERP-систему. Он привязывается к партии и при отгрузке этот идентификатор используется для поиска определённой серии товара. Это сделано для того что бы облегчить создание и обработку подконтрольных документов (например, справки Б для алкоголя).
10. Закупки
Из нетипового функционала в системе «Закупки» реализовано ведение отдельных для каждого поставщика Матриц и Графиков поставщиков, которые нужны для упрощения работы со способами обеспечения потребностей. Так как складской ассортимент широкий и много поставщиков, за определённую группу продукции отвечает отдельный категорийный менеджер, который ведет эти матрицы. В матрицах указывается поставщик, ассортимент и цены. В графиках указывается- когда и на какой склад, какая продукция будет доставлена и в какой период. Совокупность этих двух объектов системы определяет типовые объекты- Способы обеспечения потребностей. Этот же принцип используется для автоматического создания перемещений товаров между городами. Помимо графика поставок формируется график перемещений, по которому настраиваются отдельные способы обеспечения потребностей с типом перемещения, и который по расчету статистики предлагает данные для оформления Заказа на перемещение продукции из одного города в другой для дальнейшей продажи.
