Автоматизация учёта в ГК "ФЕРРУМ" - внедрение "1С:ERP 2"

Краткое описание проекта:

Компания «Феррум» на протяжении 20 лет использовала и дорабатывала учетную систему на базе «1С:Предприятие 7.7». За этот срок в этой системе было реализовано огромное количество функциональных возможностей: WMS-система с ячеистым хранением и пачечным учетом, учет продукции в нескольких единицах измерения, интеграция с ТСД и весовым оборудованием (кранами, ж/д-весами), распределенная база данных на центральный офис и удаленные филиалы, инструменты финансового контроля и расчета рентабельности сделок и многое другое. На начало проекта в системе работало порядка 300 пользователей. В рамках данного проекта был произведен плавный и поэтапный перевод всех пользователей из «1С:Предприятие 7.7» на «1С:ERP Управление предприятием 2» без потери накопленной функциональности и шоков для предприятия. 

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта – снятие рисков остановки системы и ограничений по ее развитию, которые сложились на предприятии в связи с использованием старой платформы. Платформа «1С:Предприятие 7.7» не отвечала требованиям производительности и безотказности с учетом того количества пользователей и той нагрузки, которые были достигнуты перед началом проекта. Компания не могла развиваться: с одной стороны, рост объемов продаж и оборотов увеличивал нагрузку на систему, а с другой, компания не могла развивать свои учетные инструменты в связи с ограничениями старой платформы и значит не могла развиваться сама. 

Задачи проекта:

1. Консолидация оперативных данных в рамках единой типовой системы управления предприятием, отказ от распределённых систем и неоперативного получения отчетности;

2. Снятие технологических барьеров роста производительности труда сотрудников;

3. Стандартизация и нормализация нормативно-справочной информации. На предприятии назрела необходимость ведения достоверной информации о всех параметрах номенклатуры (физических, коммерческих, технологических), ресурсных спецификациях и технологических картах. Также необходимо было разработать четкую структуру ЦФО и привести к единому виду все аналитические разрезы учета, статейные справочники (статьи доходов и расходов, статьи ДДС, статьи бюджетирования).

4. Реализация механизмов планирования продаж, производства, закупок;

5. Внедрение системы бюджетирования и казначейства, инструментов контроля лимитов по статьям затрат и сметам.

6. Автоматизация управления ремонтной деятельностью на производстве, включающая ППР и закупку запасных частей;

7. Получение управленческой отчетности из системы в одном окне и в один клик. 

Ситуация до старта проекта

Оперативный учет вёлся в значительно модифицированной версии «1С: Бухгалтерия 7.7» которая является распределенной ИБ, центральная база которой расположена в Новосибирске, а периферийные – в филиалах компании. В результате роста ГК «Феррум» увеличивалось количество вводимых в систему документов, что вместе с требованием к повышению оперативности получения данных стало приводить к взаимоблокировкам, в пиках сезона продаж это заметно снижало производительность труда. Следующей проблемой в текущей архитектуре является дублирование нормативной справочной информации, контрагенты ведутся в каждом филиале обособленно, а для того чтобы вычислить состояние взаиморасчетов с холдинговыми структурами приходится вручную собирать информацию по нескольким контрагентам. С ростом объемов товарооборота повысились требования к глубине и точности планирования, на эти запросы бизнеса текущая система ответы не дает.

После проведения обследования бизнес-процессов ГК «Феррум» были выявлены функциональные и территориальные рамки проекта, а в качестве приоритетного программного продукта была выбрана конфигурация «1С:ERP 2». Затем в «1С:ERP 2» было проведено моделирование всех ключевых процессов компании, в ходе выполнения этой работы был произведен реинжиниринг некоторых процессов и определение функциональных разрывов, параллельно была исследована возможность и согласована архитектура для новой ИС: отказ от распределенной информационной базы в пользу единой базы, что позволяет повысить оперативность данных, упростит контроль дублирования НСИ, а также в целом значительно снизит стоимость владения системой.

В качестве требуемых ключевых доработок «1C:ERP 2» были выделены:

· Система указания и контроля лимитов дебиторской задолженности при отгрузке клиентам таких разрезах, как филиал, отдел, клиент;

· Пооперационный учет хода производства с помощью ТСД, включающий в себя функционал прослеживания каждой серии исходного сырья в сериях готовой продукции;

· Сложный весовой учет номенклатуры: фактический вес, вес по норме, вес штуки, вес пачки. Параллельно с этим штучный и пачечный учет;

· Автоматизация ячеистого склада: серийный учет номенклатуры, помещения, ячейки, сроки пролеживания;

· Автоматизация распределения дополнительных услуг в стоимость отгрузки с поддержкой «Carriage Paid To».

Архитектура решения и масштаб проекта

Исходя из того, что количество рабочих мест, подлежащих автоматизации, было порядка 300 (распределены по семи филиалам), количество выставляемых счетов более 9000 в месяц, количество отгрузок клиентам порядка 5000 в месяц, а работа производства и склада проходит практически без остановок, было принято решение организовать процесс внедрения по этапам и сохранять в качестве дублирующей системы существующую «1С:Предприятие 7.7». Возникло требование: существующая ИС на базе «1С:Предприятие 7.7» должна сохраняться до конца процесса внедрения, в ней должна корректно формироваться управленческая отчетность, перевод пользователей в новую систему должен производиться постепенно, по мере внедрения.

Условно этапы были разделены по географии и функциональным областям. Первым этапом было принято развернуть «1С:ERP 2» в качестве мастер-системы для ввода ключевой НСИ, с выгрузкой в центральную базу «1С:Предприятие 7.7». Такое решение позволило нормализовать справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Статьи ДДС», «Подразделения». Требовалось привести их к виду, который будет использоваться в дальнейшем. Также на этом этапе был включен функционал дополнительных свойств номенклатуры.

На первом этапе запущены в разработку система указания лимитов, сложный весовой учет, автоматизация распределения дополнительных услуг. Следующий этап – перевод всех пользователей филиалов в «1С:ERP 2» с отключением их от 1С 7.7, на этом этапе реализована выгрузка документов в периферийные базы 1С 7.7 для сохранения прошлой архитектуры, сложность данного этапа заключалась в большом количестве нетиповых документов в 1С 7.7. В ходе запуска филиалов итерационным методом сдавались доработки функционала «1С:ERP 2». В итоге схема работы системы при переводе филиалов выглядела следующим образом:

Следующим этапом, после перевода всех филиалов в «1С:ERP 2», стал этап перевода пользователей центрального офиса компании. Его разделили на два небольших подэтапа: сначала перевели торговый функционал (он был отлажен на филиалах), а после – производство, экономику и финансы. Общая схема работы системы после завершения всех этапов представлена на рисунке ниже.

Особенности и уникальность проекта

Ранее на предприятии была выстроена сложная система автоматизации, дальнейшая разработка которой не имела перспективы из-за ограничений платформы 1С 7.7, при этом высокие требования к доступности учетной системы не позволяли применить классический переход на новую учетную систему с определенной даты. С другой стороны, Заказчик был согласен на изменение и оптимизацию процессов компании, поэтому было принято решение выполнять внедрение по технологии Agile (гибкое итерационное внедрение без строгого проектного подхода).

Выполнены значительные доработки в ряде блоков:

1. Продажи

1.1. Сложный весовой учет при отгрузках (реализована фиксация в учётной системе одновременного отображения весового и штучного количества металлопродукции по одной партии. Доработан учёт отгрузки в дополнительных единицах, например, заказ в штуках, а отгрузка в весе).

1.2. Контроль максимальной отгрузки в кредит (лимит отгрузки) в разрезе филиала, в разрезе клиента, персональные лимиты пользователей (общий контроль по всем контрагентам клиента. Реализация возможности ведения ограниченного списка клиентов, которым могут проводиться отгрузки сверх лимита).

1.3. Контроль сроков оплаты от документов отгрузки.

1.4. Отгрузки под материальные залоги.

1.5. Включение транспортных затрат до покупателя в стоимость товара, с возможностью раздельного анализа маржинальной прибыли, включая и исключая включенные в стоимость транспортные расходы. Контроль соблюдения минимальных цен. Анализ эффективности перевыставления транспортных расходов. Отображение в учёте компенсируемых и некомпенсируемых транспортных расходов.

2. Закупки. 

2.1. Сложные варианты учета временного хранения с правом перепродажи.

2.2. Обособление потребностей СВХ (разделение контуров складского учёта для менеджеров и складских работников. Каждая группа сотрудников вносит свои данные в систему).

3. Складской учет.

3.1. Полный ордерный учет на всех складах.

3.2. Задание на отбор и размещение во внешней системе (двухсторонний обмен данными с самописной WMS; в дальнейшем планируется переход на тиражное отраслевое решение).

3.3. Пачечный учет металлопродукции каждая пачка уникальна (разработан сквозной справочник для учёта продукции на основе номера серии. Серии уникальны не только в рамках вида номенклатуры, а по всей номенклатуре и теперь идентифицировав серию, можно однозначно идентифицировать номенклатуру).

3.4. Сертификация как металлопродукции для перепродажи, так и собственной продукции. Для собственной продукции химический состав исходного сырья прослеживается в учёте через все производственные процессы.

4. Производство.

4.1. Реализованы интерфейсы учета хода производства с ТСД и специальных терминалов, основная задача: минимизировать ручной ввод и ошибки. Данные о массе выпуска автоматически выгружаются с весового оборудования, постановка на линию или отправка в другой цех отслеживаются в автоматическом режиме по штрихкоду серии и номенклатуры. Для каждой производственной операции выполняется авторизация по ИД-карте сотрудника цеха.

4.2. Контроль соответствия количества сырья и полученной продукции с учётом допустимой погрешности, с учётом нормы отходов) при отражении производственной операции.

4.3. Контроль качества, прослеживаемый системой с ТСД работников. Автоматизирован учет операций по доработке брака – учет итераций при выпуске с понижением сорта продукции вплоть до металлолома. Стоимость отражается в учёте сквозным методом через все процессы.

4.4. Автоматизирован контроль допустимых отклонений по весу продукции для выпуска по ГОСТ или ТУ. Все изменения статуса продукции оперативно попадают в учётную систему.

4.5. Разработана специализированная печатная форма, отображающая серийный учет сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, баланс металла на каждом переделе.

5. Транспортная логистика.

5.1. Отражение затрат на перевозку из формы задания на перевозку.

5.2. Список печатных форм дополнен специфичными (пропуск, CMR).

6. Обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

6.1. Разработан обмен данными по запросу. Разработан интерфейс пользователя с возможностью отбора загружаемых данных, реализованы интерфейсные функции контроля соответствия документов в базах.

6.2. Реализация всех обменов данными через Web-сервисы с инициализацией обменов на стороне «1С:ERP 2».

Результаты проекта

На сегодняшний день на «1С:ERP 2» полностью переведена работа всех 7 филиалов компании и ее центрального офиса, суммарно в системе работает около 300 пользователей. Весь процесс перехода не вызвал шоков для бизнеса и не потребовал серьезных простоев.

Для компании можно выделить следующие результаты:

1. Сняты риски обрушения учетной системы, ее производительность позволила увеличивать масштабы бизнеса и внедрять новые учетные инструменты.

2. У руководства появилась возможность получать информацию в режиме реального времени, ранее процесс обмена данными между распределенными базам мог не производиться по несколько дней.

3. После решения задачи учета весового товара в нескольких единицах измерения и разных весах, появилась возможность точного и достоверного складского учета

4. Получили полный контроль остатков товаров на складах, увеличилась дисциплина работы с документами, это повысило точность учета как в количественном, так и в суммовом выражении.

Опыт данного проекта снимает один из основных страхов Заказчиков: переход на «1С:ERP Управление предприятием 2» – большой стресс для компании, который может привести к сбоям в работе и финансовым потерям. Результаты данного проекта демонстрируют нам возможность плавного и постепенного внедрения «1С:ERP 2» без большой встряски для сотрудников и всего бизнеса в целом.

Похожие проекты внедрения

Внедрение 1С:Управление холдингом 8 в ООО «Новапорт-ОЦО»

Читать о внедрении

Автоматизация учёта холдинга ОАО «Трансервис» -программный продукт "1С:ERP 2"

Читать о внедрении

Система управления трудовыми ресурсами и оплатой труда на базе "1С:ЗУП 3 КОРП" для АО НМЗ «Искра»

Читать о внедрении

Внедрение "1С:ERP 2" на производственном предприятии "ЭлитУпаковка"

Читать о внедрении