Автоматизация учёта торгового предприятия ООО "Лэмон Груп" - "1С:ERP 2"

2016

1С:ERP 2

Торговля

130

ООО "Лэмон Груп" (сеть "Находка") – разветвлённая сеть магазинов придомового сегмента. Торговые точки действуют во многих городах Сибирского региона (Красноярск, Барнаул, Иркутск и другие), главный офис располагается в г. Новосибирск. Сейчас магазины "Находка" – это мини-маркеты, представляющие своему потребителю товары и продукты первой необходимости по демократичным ценам. Отличительная черта торговой сети от конкурентов – формирование лояльности клиента за счёт гибкой и понятной системы скидок.

Задать вопрос

Цели и задачи проекта

Главной задачей было создать систему, которая включала бы в себя не только программное решение для управления торговой сетью, но и позволяла более гибко управлять розничной торговлей. При этом, важно было обеспечить высокую работоспособность системы, так как розничная торговля обусловлена высокой проходимостью клиентов и каждый простой оборудования влечет за собой финансовые потери. На момент обращения, в ООО «Лэмон груп» на кассах магазинов было внедрено стороннее ПО, которое организовывало процесс розничной торговли. Из 1С:УПП происходила выгрузка номенклатуры с ценами и штрихкодами. На основании этих данных происходила торговля. Не существовало никакого управления ассортиментом и системы скидок. При переходе на программные продукты «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Розница» требовалось решить задачу по настройке скидок и акций, а также по управлению ассортиментом товаров.

Второй не менее важной задачей была организация работы склада и отдела закупок. Ручной учёт был не только неудобным для ведения, но ещё и не всегда корректным. При заказе какой-либо продукции не редко случались ошибки в подсчётах, связанные с человеческим фактором, нужно было автоматизировать этот процесс, чтобы отладить бесперебойное обеспечение магазинов всеми необходимыми товарами.

Ситуация до старта проекта

Ранее Заказчик уже имел опыт работы в программах 1С. На момент обращения на предприятии была внедрена конфигурация «1С:УПП», однако программа не была обновлена до последних релизов и не использовалась сотрудниками в полном объёме. Все данные, которые имеют отношение к управлению бизнесом, заносились в документы MS Excel. В них хранились товарные матрицы поставщиков, из которых формировались заказы для обеспечения магазинов товарами. Остатки при этом велись в УПП. Управлять бизнес-процессами в таком формате было достаточно трудоёмко и сложно, в связи с чем имели место ошибки, связанные с человеческим фактором. Соответственно, для ведения учёта в текущем формате требовалось содержать целый штат сотрудников, которые могли бы методично выполнять обязанности по формированию заказов поставщикам согласно имеющимся массивам данных. Численность штата сотрудников отдела закупок составляла 6 человек.

Предпосылкой для обращения стала реструктуризация бизнеса Заказчика, была необходимость ввода гибкой настраиваемой подсистемы скидок (создать её в «1С:УПП» не представлялось возможным технически), а также создания фронт- и бэк-офисов, где фронт-офис – это точки розничной торговли, а бэк-офис – это система с центральной базой данных, в которую выгружалась бы вся необходимая информация для качественного и своевременного обслуживания магазинов сети. Важно было сохранить подвижность и производительность системы даже при увеличении числа торговых точек, не усложняя рабочий процесс для сотрудников отдела снабжения.

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве единой базы выступает программное решение головного офиса «1С:ERP Управление предприятием 2». На всех розничных точках внедрен продукт «1С:Розница», который обменивается данными по технологии распределенной информационной базы (РИБ) с центральной базой. Стоит заметить, что все магазины розничной торговли находятся друг от друга в географическом удалении, на данный момент в состав сети входит порядка 30 магазинов. Следует отметить, что каждый кассир работает в своей базе. Это сделано для того, чтобы работа программы не зависела от Интернета, что помогает избежать потери рабочего времени в период сбоев работы Сети. Кроме того, дополнительным гарантом работы магазина является наличие минимум двух касс обслуживания клиентов, чтобы даже в случае отказа одной могла работать вторая. К каждой кассе было подключено торговое оборудование: сканер штрихкодов и фискальный регистратор.

Также специалисты компании «Гигабайт» сохранили привычный принцип работы с Excel-таблицами, чтобы у сотрудников была возможность быстрее адаптироваться к функционалу программы. Сейчас работники отдела закупок могут в MS Excel настраивать обеспечение: выбирать на какой склад заказать товар, в какой город и какому именно поставщику формировать заказы на определенные товары. Данные собираются в матрицу поставщика, чтобы не вводить их вручную в «1С:ERP Управление предприятием 2», документ просто загружается в базу, и далее автоматически формируются заказы поставщикам.

Большой блок работ по настройке ПП «1С:Розница» был выполнен специалистами компании «Гигабайт». Была настроена подсистема скидок, что требовалось Заказчику. Каждая скидка была заведена как элемент справочника с возможностью выбора типа скидки, например, стандартная скидка от цены покупки (-10%, -15% и т.д.) или скидка подарком (клиент при покупке на определённую сумму сам выбирает себе подарок из определённого ассортимента, который в чеке отражён как бесплатный товар). Таким образом, у каждой скидки есть условия предоставления и регулирующийся размер. Первоначальная настройка была выполнена 1С-программистами, после чего механика работы с подсистемой была показана сотрудникам организации для дальнейшей эксплуатации функционала. На данный момент работники могут по необходимости включать и выключать скидки и самостоятельно запускать акции, то есть работа с подсистемой не требует постоянного присутствия специалиста.

Также товароведы в торговых точках имеют доступ к центральной базе и могут работать в программном решении «1С:ERP Управление предприятием 2», чтобы формировать формы заказа продукции поставщикам, заказы на внутреннее потребление и проводить инвентаризацию своих торговых точек.

В систему включён продукт «1С:Бухгалтерия предприятия», который является типовым, он не обменивается информацией с «1С:ERP Управление предприятием 2», а только принимает данные из этого программного решения.

Задать вопрос

Результаты проекта

1. Была решена основная задача: в промышленной эксплуатации на данный момент находится ПП «1С:ERP Управление предприятием 2», которое позволяет контролировать деятельность компании, следить за важными показателями и планировать закупки согласно статистике продаж, все данные о продажах автоматически подгружаются после конца рабочего дня сотрудника кассы в центральную базу из базы «1С:Розница». В каждом магазине ПП «1С:Розница» помогает регистрировать факт продажи.

2. Достижение существенного снижения затрат на содержание отдела снабжения, экономическая выгода примерно 200 000 руб./мес.

3. Уменьшение количества сбоев при обеспечении торговых точек. Если раньше закупом занимались сотрудники компании и нередко при формировании заказов случались ошибки в подсчётах необходимого числа продукции, то сейчас пропала потребность содержать большой штат работников (с 6 человек количество уменьшилось до 2 людей в отделе закупок), поскольку система уменьшает процент ручного труда и, как следствие, снижает риск человеческого фактора при подсчётах.

4. Заказчик отметил действенность подсистемы скидок, благодаря постоянно проводимым акциям и скидкам повысилась лояльность клиентов.

5. «1С:ERP Управление предприятием 2» выступила в роли площадки для проведения дальнейшей автоматизации. Поскольку «1С:ERP 2» – это многофункциональный объёмный программный продукт, который позволяет заниматься упрощением работы сотрудников любых отделов компании и автоматизацией самых разных бизнес-процессов, его внедрение, как правило, не заканчивается на этапе достижения только одной цели. Специалисты компании «Гигабайт» организовали работу фронт-офиса и бэк-офиса при помощи грамотно отлаженной системы, и таким образом решили главную задачу заказчика – создание условий для розничной торговли и структуры товарного обеспечения торговой сети. После выполнения основных работ компания «Гигабайт» осуществила автоматизацию блока бюджетирование, где теперь ООО «Лэмон Груп» может вести бюджеты и различные лимиты.

Отзыв клиента

Отзыв

Компания ООО «Лэмон Груп» занимается развитием сети магазинов придомового сегмента. К моменту обращения нашего предприятия в «Гигабайт» у нас уже был внедрён сторонний программный продукт, но заложенный в него функционал и качество его внедрения не в полной мере обеспечивали решение задач, которые мы хотели решить автоматизацией предприятия. Дополнительным препятствием на пути оптимального функционирования автоматизированной системы была не безупречная интеграция многочисленных баз на местах розничной торговли в основную базу в центральном офисе.

ООО «Лэмон Груп» решила обратиться в компанию «Гигабайт» ввиду того, что сотрудники этой компании имеют достаточный опыт и квалификацию для того чтобы внедрять автоматизированные системы любой сложности на предприятиях всевозможных сфер деятельности.

По результатам обследования нашего предприятия специалистами компании «Гигабайт», мы пришли к выводу о целесообразности приобретения и внедрения «1С:ERP 2», т.к. этот программный продукт оказался отвечающим нашим ожиданиям и способным в полной мере решить те задачи, которые мы ставим перед автоматизированной системой.

Было автоматизировано 50 рабочих мест на площадке центрального офиса.

Дата сдачи автоматизированной системы в эксплуатацию – 25.03.2016 г

В процессе внедрения, специалистами компании «Гигабайт» были выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Обследование бизнес-процессов предприятия, сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Проектирование и планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Программирование
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Обучение пользователей
Эксплуатационное тестирование
Сдача в промышленную эксплуатацию

Для адаптации типового решения к особенностям бизнес-процессов нашего предприятия специалистами компании «Гигабайт» выполнены следующие доработки типового решения:

Доработан обмен с конфигурацией 1С:Розница (обмен ценами, штрихкодами, документами ПКО и РКО) по формату обмен EnterpriseData.
Расчет статистики продаж и формирование на основании статистики потребления заказов поставщикам.
Автоматическая нумерация соглашений с поставщиками для дальнейшего использования в обработке формирования заказов по потребностям.
Доработана обработка обмена с клиент-банком.
Учтена специфика работы с терминалом сбора данных (ТСД)
Разработаны специальные отчеты.
Написана своя обработка платежного календаря.
Написаны внутренние печатные формы компании.

В эксплуатацию запущены следующие подсистемы:

Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
Управление денежными средствами (казначейство)
Бюджетирование
Основные средства
Закрытие периода
Регламентированный учет
Управленческий учет
Учет прихода ТМЦ
Управление складскими запасами
Ценообразование, прайс-листы
Учет продаж ТМЦ
Взаиморасчеты с поставщиками
Учет кадров и расчет зарплаты

Сотрудники ООО «Лэмон Груп» довольны результатами проведённой работы компанией «Гигабайт». Руководство ООО «Лэмон Груп» может с полной уверенностью сказать, что автоматизированная система «1С:ERP 2» успешно окупает расходы на её приобретение и установку. Специалисты компании «Гигабайт» проявили свою высокую компетенцию в вопросах внедрения автоматизированных систем и внимательное отношение к задачам клиента. ООО «Лэмон Груп» намерено и в будущем продолжить сотрудничество с компанией «Гигабайт».

Соответствие потребностям организации: 5 (пять)

Удобство работы с программой: 5 (пять)

Оценка качества работы партнера "1С": 5 (пять)

Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.