
Предприятие ТОО «КОНЦЕРН «ЦЕСНА-АСТЫК» ранее успешно сотрудничало с внедренческим центром 1С «Гигабайт» по вопросу внедрения программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана». И озвучив выше обозначенные задачи, по рекомендации специалистов компании «Гигабайт» руководство ТОО «КОНЦЕРН «ЦЕСНА-АСТЫК» приняло решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ТОО «Концерн «ЦЕСНА-АСТЫК»:
В ходе внедрения была переделана система прав и доступов (возможность декомпозиции);
Появилась возможность возвращать файлы из дочерней задачи для дальнейшей работы с ними;
Осуществлена система автоподбора исполнителя в соответствии со штатным расписанием и принадлежности сотрудника к тому или иному отделу;
Введено понятие «куратор» — ответственного за задания ветки отдела;
Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана»;
Создан ряд специализированных печатных форм.
Автоматизация документооборота ТОО «КОНЦЕРН «ЦЕСНА-АСТЫК» затронула следующие функции:
Делопроизводство;
Учет и хранение документов;
Ведение номенклатуры дел;
Учет и контроль исполнения поручений;
Учет рабочего времени;
Учет договоров.
В процессе внедрения и при дальнейшей эксплуатации автоматизированной системы были достигнуты следующие результаты:
1. Благодаря возможности версификации, заложенной в «1С:Документооборот 8 КОРП», упростилось отслеживание качества работы с документами на каждом этапе;
2. Стали значительно более эффективными процесс ведения проектов и учёт договоров;
3. Оптимизация ведения мероприятий (совещаний, планёрок и тп);
4. Безусловным плюсом стало беспрецедентное увеличение степени безопасности хранения документов и прозрачности работы с ними;
5. Сокращение, вплоть до полного прекращения, использования электронной почты для внутрикорпоративного общения, что значительно сократило время решения поставленных перед сотрудниками задач;
6. Повысилась эффективность контроля загрузки персонала;
7. Автоматизированная система активно используется, как хранилище оригиналов документов, что ускоряет их поиск и, вследствие этого, работу отделов предприятия;
8. Уменьшено влияние человеческого фактора на бизнес-процессы предприятия - поставленные задачи не игнорируются сотрудниками и не теряются;
9. Сократились расходы на канцелярию и бумагу, которые были, в масштабах большой компании, весомой статьёй затрат.