Создание системы электронного документооборота на базе «1С:ДО 8 КОРП» для производственной компании ООО ПКФ «СТРОП»

О компании

На сегодняшний день предприятие ООО ПКФ «СТРОП» занимает лидирующие позиции в России по поставке качественного грузоподъемного оборудования, такелажной оснастки и крепежа. Ассортиментная линейка насчитывает тысячи наименований продукции, которая востребована у многих категорий клиентов (более 1000 закупаемых товарных позиций и более 4000 товарных позиций собственного производства). В ассортименте как профессиональные, так и бытовые модели. Постоянные запасы готовой продукции на складах по России позволяют предприятию отгружать товар максимально оперативно в любой регион. Ежедневно осуществляется бесплатная доставка до транспортных компаний (при любой сумме заказа) и в черте города Новосибирск. Склады расположены во городах присутствия филиалов компании: Новосибирск, Москва, Екатеринбург, Красноярск, Краснодар.

Цели и задачи

Цель - оптимизация работы по созданию и учету договоров с клиентами. Создание единой системы документооборота и реализация аналитических отчётов.

Задачи:

1. Перенос учёта договоров в «1С:Документооборот 8 КОРП»

2. Интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с основной учётной системой предприятия на базе «1С:ERP Управление предприятием 2».

3. Разработка механизмов автоматического создания файлов договорных документов под задачи и особенности учёта предприятия Заказчика

Особенности

В процессе внедрения 1С:ДО 8 КОРП и адаптации решения к специфических задачам и традициям документооборота предприятия Заказчика , был реализован ряд доработок:

1)  Специалисты «Гигабайт» поменяли типовой механизм работы с механизмом автозаполнения файлов, чтобы избежать хранения дубликата файлов. В 1С:ДО сотрудники предприятия Заказчика договоры не согласовывают, только создают файл с текстом договора по стандартной форме. Была сделана доработка, чтобы можно было просто сформировать файл, не прикрепляя его в карточку документа. Потом файл при необходимости дорабатывают и конвертируют в формат pdf. В этом формате прикладывают в карточку документа, запуская задачу на менеджера, который закреплён за этим клиентом, подписать документ. Автоматически менеджеру уходит на почту информация. Прямой рассылки документов клиентам нет. Всё сознательно настроено с личным участием менеджера для персонализации коммуникаций с клиентами.

2)  Для отслеживания работы менеджеров по подписанию, при постановке задачи менеджеру реализовано автоматическое создание записи в журнале передачи о том, что копия документа была передана на подпись. После того как договор возвращается в подписанном состоянии, ответственный сотрудник сканирует его, прикладывает в карточку, ставит «галочку», что это скан-копия – после этого автоматически проставляется отметка о возврате и автоматически уходит информация в ERP, что договор вступил в силу.

3)  Выполнена доработка справочников Банки и Банковские счета и правил их переноса из 1С:ERP, так как компания ведет международную экономическую деятельность. В 1С:ДО в ходе проекта были добавлены реквизиты, которых было недостаточно для учёта международных счетов и вывода их в формы договоров, организован перенос эти реквизитов из 1С:ERP.

4)  Разработаны шаблоны договоров и дополнительных соглашений около 20 видов, для каждого была создана настройка заполнения файла договора.

5)  Изменена схема работы с контактными лицами в 1С:ДО 8 КОРП. В 1С:ERP контактные лица привязаны к клиенту, а не контрагенту. Клиент один, а контрагентов у него может быть несколько. В 1С:ДО переносятся только контрагенты. В типовой конфигурации 1С:ДО при обмене, данные контактных лиц «кидаются» рандомно на контрагента, прописанного в карточке клиента. На деле же контактное лицо одно, но фигурирует по нескольким контрагентам. В карточке документов, где идёт выбор контактного лица была реализована доработка, позволяющая выбирать «чужое» контактное лицо.