Создание системы электронного документооборота на базе 1С:ДО 8 КОРП для производственной компании ООО ПКФ "СТРОП"

2018
"1С:Документооборот 8 КОРП"
Производство
100

На сегодняшний день предприятие ООО ПКФ «СТРОП» занимает лидирующие позиции в России по поставке качественного грузоподъемного оборудования, такелажной оснастки и крепежа. Ассортиментная линейка насчитывает тысячи наименований продукции, которая востребована у многих категорий клиентов (более 1000 закупаемых товарных позиций и более 4000 товарных позиций собственного производства). В ассортименте как профессиональные, так и бытовые модели. Постоянные запасы готовой продукции на складах по России позволяют предприятию отгружать товар максимально оперативно в любой регион. Ежедневно осуществляется бесплатная доставка до транспортных компаний (при любой сумме заказа) и в черте города Новосибирск. Склады расположены во городах присутствия филиалов компании: Новосибирск, Москва, Екатеринбург, Красноярск, Краснодар. Задать вопрос

Краткое описание проекта:

В рамках проекта автоматизации процесса документооборота ООО ПКФ "СТРОП" было проведено ряд доработок типового решения "1С:Документооборот 8 КОРП" под задачи предприятия Заказчика и реализована интеграция с основной учётной системой на базе "1С:ERP Управление предприятием 2". Автоматизированно 100 рабочих мест.

В результате проведенного проекта предприятие Заказчика получило рабочий инструмент учёта документов, регулирования работы менеджеров с договорами и дополнительными соглашениями.

Одной из важных особенностей проекта можно назвать проведённую доработку справочников Банки и Банковские счета и правил их переноса из "1С:ERP 2", так как компания ведет международную экономическую деятельность. В "1С:ДО 8 КОРП" в ходе проекта были добавлены реквизиты, которых было недостаточно для учёта международных счетов и вывода их в формы договоров, организован перенос эти реквизитов из "1С:ERP 2".

Задать вопрос

Цели и задачи проекта

Цель - оптимизация работы по созданию и учету договоров с клиентами. Создание единой системы документооборота и реализация аналитических отчётов.

Задачи:

1. Перенос учёта договоров в «1С:Документооборот 8 КОРП»

2. Интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с основной учётной системой предприятия на базе «1С:ERP Управление предприятием 2».

3. Разработка механизмов автоматического создания файлов договорных документов под задачи и особенности учёта предприятия Заказчика

Ситуация до старта проекта

Система электронного документооборота на базе 1С:ДО 8 КОРП создавалась параллельно с глобальной автоматизацией учета предприятия ООО ПКФ «СТРОП» на базе 1С:ERP 2. Ранее учёт предприятия Заказчика был автоматизирован при помощи программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8» (1С:УПП). Журнал учета договоров и контроль возврата оригиналов велся в Excel. Что значительно замедляло процесс взаимодействия с контрагентами в части обмена документами.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система учёта документооборота предприятия ООО ПКФ «СТРОП» после окончания проекта внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП стала состоять из двух частей, в совокупности автоматизирующих полностью контур учёта предприятия:

· 1С:ERP Управление предприятием 2 - центральная база

· 1С:Документооборот - площадка для контроля за движением внешнего и внутреннего документооборота компании.

Между конфигурациями реализован обмен типовыми и доработанными механизмами. Документы, такие как договора и дополнительные соглашения, создаются на стороне 1С:ERP и выгружаются в 1С:ДО 8 КОРП для дальнейшей работы с ними и отправки их контрагентам.

Подробное хранение документов (архивариусное) по делам хранения в 1С:ДО 8 КОРП не реализовано по причине отсутствия желания Заказчика использовать этот функционал.

Автоматизировано 100 рабочих мест в рамках конфигурации 1С:ДО 8 КОРП.

Задать вопрос

Особенности и уникальность проекта

В процессе внедрения 1С:ДО 8 КОРП и адаптации решения к специфических задачам и традициям документооборота предприятия Заказчика , был реализован ряд доработок:

1) Специалисты «Гигабайт» поменяли типовой механизм работы с механизмом автозаполнения файлов, чтобы избежать хранения дубликата файлов. В 1С:ДО сотрудники предприятия Заказчика договоры не согласовывают, только создают файл с текстом договора по стандартной форме. Была сделана доработка, чтобы можно было просто сформировать файл, не прикрепляя его в карточку документа. Потом файл при необходимости дорабатывают и конвертируют в формат pdf. В этом формате прикладывают в карточку документа, запуская задачу на менеджера, который закреплён за этим клиентом, подписать документ. Автоматически менеджеру уходит на почту информация. Прямой рассылки документов клиентам нет. Всё сознательно настроено с личным участием менеджера для персонализации коммуникаций с клиентами.

2) Для отслеживания работы менеджеров по подписанию, при постановке задачи менеджеру реализовано автоматическое создание записи в журнале передачи о том, что копия документа была передана на подпись. После того как договор возвращается в подписанном состоянии, ответственный сотрудник сканирует его, прикладывает в карточку, ставит «галочку», что это скан-копия – после этого автоматически проставляется отметка о возврате и автоматически уходит информация в ERP, что договор вступил в силу.

3) Выполнена доработка справочников Банки и Банковские счета и правил их переноса из 1С:ERP, так как компания ведет международную экономическую деятельность. В 1С:ДО в ходе проекта были добавлены реквизиты, которых было недостаточно для учёта международных счетов и вывода их в формы договоров, организован перенос эти реквизитов из 1С:ERP.

4) Разработаны шаблоны договоров и дополнительных соглашений около 20 видов, для каждого была создана настройка заполнения файла договора.

5) Изменена схема работы с контактными лицами в 1С:ДО 8 КОРП. В 1С:ERP контактные лица привязаны к клиенту, а не контрагенту. Клиент один, а контрагентов у него может быть несколько. В 1С:ДО переносятся только контрагенты. В типовой конфигурации 1С:ДО при обмене, данные контактных лиц «кидаются» рандомно на контрагента, прописанного в карточке клиента. На деле же контактное лицо одно, но фигурирует по нескольким контрагентам. В карточке документов, где идёт выбор контактного лица была реализована доработка, позволяющая выбирать «чужое» контактное лицо.

Результаты проекта

1. Созданная система электронного документооборота позволила снизить влияние человеческого фактора на процесс внешнего документооборота. Своевременность подписания договоров и других документов с контрагентами улучшилась на 20%

2. Упростился контроль за возвратом документов

3. Оптимизировался процесс создания договоров и доп.соглашений за счёт максимальной автоматизации процесса