Автоматизация документооборота ПАО "ЛИМАК" - программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП"

Краткое описание проекта:

Произведена оптимизация процессов и внедрение системы электронного документооборота в ПАО «Лимак».

В ходе проекта сотрудниками компании «Гигабайт» были выполнены работы по внедрению системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП», настроены сложные механизмы интеграции между основной и архивной базами данных «1С:Документооборот 8 КОРП», а так же реализованы средства взаимодействия с другими информационными системами «1С: ERP Управление предприятием 2», системой управления ресурсами предприятия стороннего производителя , «Контур.Диадок» и «СФЕРА Курьер» и выполнены доработки программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в соответствии с требованиями и задачами компании.

В результате выполненных работ были автоматизированы процессы учета и согласования договоров и сопроводительных документов, ведения архива, учета наличия оригиналов документов и контроль за их своевременным поступлением от контрагентов, подачи и согласования заявок на оплату.

Проект позволил значительно сократить временные затраты на обработку и согласование документов, повысить качество и эффективность электронного документооборота в компании.

Цели и задачи проекта

Целью проекта является оптимизация управленческой деятельности компании через совершенствование существующей системы документооборота.

Цель проекта можно детализировать на подцели:

1.Обеспечение быстрой подготовки и распространения документов по организации;

2.Увеличение скорости согласования и утверждения документов;

3.Обеспечение возможности оценки и контроля отработки сотрудниками поставленных перед ними задач;

4.Усиления контроля за наличием оригиналов документов.

Данные цели планировалось реализовать через переход на новую версию системы электронного документооборота, обладающую большими функциональными возможностями по сравнению с предыдущей. Такой переход позволил усовершенствовать процессы документооборота с использованием типового функционала программного продукта и минимальным количеством доработок и тем самым облегчить процессы внедрения системы, последующую поддержку и сопровождение.

Ситуация до старта проекта

В ПАО «Лимак» до старта проекта для целей документооборота использовалась система электронного документооборота «1С:Документоборот 8 ПРОФ» (ред. 1.4). Со временем общий объем документов, находящихся в работе значительно вырос, а также усложнились процессы их согласования. Поэтому функционал системы стал недостаточен для того чтобы реализовать цели и задачи компании в области документооборота. А именно, стало существенным отсутствие такого функционала, как:

· Учет и использование графиков работы;

· Комплексные процессы;

· Условная маршрутизация;

· Прерывание и остановка процессов;

·  Настройка доступности по состоянию;

·  Штрихкодирование документов и файлов;

·  Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов;

·  Перенос сроков выполнения задач.

Недостаток функционала системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» (ред. 1.4) сотрудники компании «Лимак» компенсировали с помощью доработок. Со временем их количество существенно выросло, что стало препятствием для дальнейшего развития системы и процесса обновления. Поэтому в компании «Лимак» было принято решение о переходе на новую версию системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» (ред. 2.1), которая обладает большей функциональностью и преимуществами.

Проект по переходу на версию КОРП системы позволил решать задачи клиента с максимальным использованием типового функционала и минимальным количеством доработок системы.

Архитектура решения и масштаб проекта

Для внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» были разработаны средства переноса нетиповых объектов системы версии ПРОФ (ред. 1.4) в типовые объекты версии КОРП (ред. 2.1).

Проект внедрения системы предусматривал этап предварительного создания тестовой базы данных системы «1С:Документооборот 8 КОРП» с предварительным переносом первоначальных данных и последующим тестирование результатов переноса специалистами Исполнителя и Заказчика и моделирование особенностей бизнес-процессов электронного документооборота Заказчика в тестовой базе данных.

В дальнейшем, такой подход, позволил осуществить переход на систему «1С:Документооборот 8 КОРП» одномоментно. С установленной даты была прекращена работа пользователей в старой системе и начата работа в новой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП».

В ходе процесса внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» была реализована интеграция с основной учетной информационной системой компании ПАО «Лимак» - «NS 2000». На следующих этапах проекта была произведена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с учетной системой «1С:ERP Управление предприятием 2».

Для архивного хранения скан-копий документов: большого массива редко используемых документов (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры) в архитектуре решения была выделена отдельная база данных «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив).

Схема работы с системой предусматривает, что оперативная работа с документами ведется полностью в основной учетной системе «NS 2000». В базе «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) настроено потоковое сканирование документов с прикреплением скан-копий к объекту документа в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» с синхронизацией данных по штрих-коду документа.

Для целей осуществления безбумажного документооборота по входящим документам от контрагентов были разработаны средства обмена электронными документами «1С:Документооборот 8 КОРП» с системами «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок».

Реализованное решение обладает следующими интеграционными механизмами:

1.Выгрузка данных изменений НСИ (контрагенты) из «NS 2000» в «1С:Документооборот 8 КОРП», а затем - из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив);

2.Выгрузка данных изменений НСИ (договоры) из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «NS 2000» и «1С: ERP Управление предприятием 2»;

3.Выгрузка заявок на оплату из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «NS 2000»;

4.Выгрузка статусов оплаты заявок из «NS 2000» в «1С:Документооборот 8 КОРП»;

5.Выгрузка документов по реализации (Товарная накладная, Товарно-транспортная накладная, Счет-фактура) из «NS 2000» в «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив);

6.Загрузка входящих электронных документов (Акт об оказании услуг, Счет, Счет-фактура, ТОРГ12, УПД, УКД и пр.) из «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» в «1С:Документооборот 8 КОРП»;

7.Выгрузка подписанных электронных документов контрагентам компании из «1С:Документооборот 8 КОРП» в «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок».

Автоматизация процессов электронного документооборота ПАО «ЛИМАК» затронула следующие функции:

· Создания документа «Заявка на оплату» на основании счетов на оплату поступивших от контрагентов и их автоматическая отправка на согласование ответственному исполнителю;

· Последовательного группового утверждения заявок на оплату (реестра платежей) ответственными исполнителями;

· Пакетного согласования группы связанных между собой документов;

· Согласования документов в СЭД через настройку комплексных процессов и автоматический запуск процесса согласования после смены статуса документа;

· Получение и отправку документов из внешних систем электронного документооборота «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок»;

· Учет и хранение документов через организацию потокового сканирования;

· Учет и хранение документов в томах;

· Учет и контроль исполнения поручений в ходе автоматизации комплексных процессов согласования электронных документов;

·  Учет и контроль наличия оригиналов документов через автоматическое создание записи в журнале передачи договоров.

·  Учет и хранения архивных скан-копий документов, полученных через интеграцию с основной корпоративной информационной системой компании «NS 2000».

Особенности и уникальность проекта

Уникальность реализованного проекта в создании сложных нетиповых механизмов интеграции системы «1С: Документооборот 8. КОРП» с различными информационными системами:

·Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «NS 2000» посредством механизма веб-сервисов;

·Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) и «NS 2000» с помощью механизма веб-сервисов;

·Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) посредством механизма синхронизации данных по XML правилам обмена;

·Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием 2» посредством механизма бесшовной интеграции;

· Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с внешними системами документооборота «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» посредством механизма интеграции через API.

Особенностью проекта является архитектурное решение по созданию отдельной базы данных «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) для решения задачи архивного хранения большого объема скан-копий редко используемых документов и разработка средств интеграции учетной системы и архивной базы данных.

В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ПАО «ЛИМАК»:

· Разработаны шаблоны комплексных процессов согласования документов с последующей отправкой на подпись;

· Реализована возможность автоматической передачи документов на подпись ответственному сотруднику в ходе процесса обработки документа с отметкой в журнале передачи документов;

· Разработан механизм автоматической установки связи между сопроводительными документами и договором;

· Реализован автоматический механизм пакетного согласования договора и сопроводительных документов по договору (например, договор и заявка на оплату);

· Разработано рабочее место бухгалтера по платежам и главного бухгалтера для формирования и утверждения списка заявок на оплату, предварительно согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП». Утвержденные заявки автоматически выгружаются в основную учетную систему «NS 2000»;

· Реализована возможность подписания документа на сервере «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» из карточки документа «1С:Документооборот 8 КОРП» и при выполнении типового процесса «Подписание»;

· Добавлена возможность указания во внутренних документах расчетного счета контрагента;

· В карточку контрагента выведен список текущих договоров контрагента;

· Разработана упрощенная система учета наличия оригинала документа;

· Доработана форма карточки внутреннего документа в соответствии с пожеланиями Заказчика;

· Создан ряд специализированных печатных форм.

Результаты проекта

В результате выполнения проекта ПАО «Лимак» осуществила переход на новую более совершенную и функциональную версию программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», которая удовлетворяет возросшие требования к системе электронного документооборота со стороны менеджмента компании. Такой переход позволил создать высокоэффективную, использующую современные технико-технологические достижения систему управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов для достижения стратегических и оперативных целей управления в компании.

Использование проверенных методик и практик, заложенных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» помогло компании поднять на новый уровень систему делопроизводства, а именно, организовать документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

В процессе внедрения системы и при дальнейшей эксплуатации автоматизированной системы были достигнуты следующие результаты:

1.Повысилась качественная эффективность процесса учёта договоров;

2.Коллективная работа пользователей с документами и файлами стала более упорядоченной;

3.Автоматизированная система активно используется, как хранилище скан-копий оригиналов документов, что ускоряет их поиск и, вследствие этого, работу отделов предприятия;

4.Упорядочены связи между документами компании;

5.Реализованный механизм пакетного согласования документов ответственными сотрудниками позволил сократить время на согласование и поиск связанных документов (ускорение почти в 2 раза);

6.Благодаря настроенной упрощённой системе передачи договоров реализован более эффективный контроль возврата оригиналов документов в разрезе ответственных лиц;

7.В рамках проекта был осуществлен переход на хранение файлов в томах, что позволило уменьшить объем базы и настроить более гибкое архивирование данных;

8.Реализация интеграции с системами «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» позволила лицам, ответственным за работу с контрагентом, но не имеющим доступа к внешним сервисам управления электронным документооборотом, оперативно получать документ в работу, направлять его на согласование и на подписание руководителям. Время передачи документа ответственному сократилось с нескольких дней до 10 минут;

9.Использование потокового сканирования позволило ускорить процесс систематизации и архивирования документов, вернувшихся от контрагентов.

Похожие проекты внедрения

Разработчик и производитель медицинских изделий «Ангиолайн» сформировал единую систему управленческого учета и электронного документооборота с помощью «1С:Документоборот 8 КОРП»

Читать о внедрении

Автоматизация документооборота ТОО Концерн "ЦЕСНА-АСТЫК"

Читать о внедрении

Автоматизация документооборота ООО "ТС Групп" (Трансервис)

Читать о внедрении

Автоматизация учёта компании «Финансовая группа» путём внедрения программных продуктов «1С:Документооборот КОРП», «1С:Финансист» и «1С:УМФО», а также дополнение системы интеграцией сайта и мобильного приложения с «1С:УМФО»

Читать о внедрении