Автоматизация документооборота ПАО «ЛИМАК» с помощью решения «1С:Документооборот 8 КОРП»

О компании

Цели и задачи

Целью проекта является оптимизация управленческой деятельности компании через совершенствование существующей системы документооборота.

Цель проекта можно детализировать на подцели:

1. Обеспечение быстрой подготовки и распространения документов по организации;

2. Увеличение скорости согласования и утверждения документов;

3. Обеспечение возможности оценки и контроля отработки сотрудниками поставленных перед ними задач;

4. Усиления контроля за наличием оригиналов документов.

Данные цели планировалось реализовать через переход на новую версию системы электронного документооборота, обладающую большими функциональными возможностями по сравнению с предыдущей. Такой переход позволил усовершенствовать процессы документооборота с использованием типового функционала программного продукта и минимальным количеством доработок и тем самым облегчить процессы внедрения системы, последующую поддержку и сопровождение.

Особенности

Уникальность реализованного проекта в создании сложных нетиповых механизмов интеграции системы «1С: Документооборот 8. КОРП» с различными информационными системами:

• Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «NS 2000» посредством механизма веб-сервисов;

• Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) и «NS 2000» с помощью механизма веб-сервисов;

• Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) посредством механизма синхронизации данных по XML правилам обмена;

• Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием 2» посредством механизма бесшовной интеграции;

• Осуществлена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с внешними системами документооборота «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» посредством механизма интеграции через API.

Особенностью проекта является архитектурное решение по созданию отдельной базы данных «1С:Документооборот 8 КОРП» (Архив) для решения задачи архивного хранения большого объема скан-копий редко используемых документов и разработка средств интеграции учетной системы и архивной базы данных.

В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ПАО «ЛИМАК»:

• Разработаны шаблоны комплексных процессов согласования документов с последующей отправкой на подпись;

• Реализована возможность автоматической передачи документов на подпись ответственному сотруднику в ходе процесса обработки документа с отметкой в журнале передачи документов;

• Разработан механизм автоматической установки связи между сопроводительными документами и договором;

• Реализован автоматический механизм пакетного согласования договора и сопроводительных документов по договору (например, договор и заявка на оплату);

• Разработано рабочее место бухгалтера по платежам и главного бухгалтера для формирования и утверждения списка заявок на оплату, предварительно согласованных в системе «1С:Документооборот 8 КОРП». Утвержденные заявки автоматически выгружаются в основную учетную систему «NS 2000»;

• Реализована возможность подписания документа на сервере «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок» из карточки документа «1С:Документооборот 8 КОРП» и при выполнении типового процесса «Подписание»;

• Добавлена возможность указания во внутренних документах расчетного счета контрагента;

• В карточку контрагента выведен список текущих договоров контрагента;

• Разработана упрощенная система учета наличия оригинала документа;

• Доработана форма карточки внутреннего документа в соответствии с пожеланиями заказчика;

• Создан ряд специализированных печатных форм.