Автоматизация документооборота строительной компании на базе «1С:ДО КОРП»

Цели и задачи

• полноценная автоматизация документооборота
• создание системы, способной масштабироваться в дальнейшем
• повторение традиционно сложившихся схем документооборота с упрощением и ускорением процессов

Особенности

1.      Доработан блок Номенклатура дел. Реализованы доработки для упрощения работы с номенклатурой дел:

• выгрузка всех файлов из документов, которые прикреплены к определенной номенклатуре дел;
• автоматическая установка корректной номенклатуры дел, в зависимости от регистрационного номера (система смотрит, если есть номенклатура дел нужная, то автоматически добавляется нужная, если нет, то системой создается новая);
• настроили архивирование договоров - для каждого договора есть свой отдельный том дела (каждый договор со всеми документами, которые связаны с этим договором, добавляются в один том хранения). По истечению определенного количества дней с момента с момента истечения договора и дополнительных соглашений, документы передаются в этот том и документ становится архивным.

2.       Доработки отражения договорной деятельности:

• разработаны дополнительные соглашения о пролонгации – нужно было что бы основной договор автоматически продлевался, когда вводился новое дополнительное соглашение о пролонгации.

• были автоматизированы различные функции блока Договоров – ввод дополнительных свойств (отказ от подписания и т.п.).

• контроль срока действия договора - после окончания действия договора он переходит в архивный том и блокируется для редактирования (договор и все остальные документы, имеющие отношение к нему)

• доработки процессов. Например – просмотр всей истории согласования документа (доступно для руководства) со всеми подпроцессами.

• настройка шаблонов. Заполнение документов.

• различные мелкие доработки для исходящих и входящих документов. Например – в ряде документов изменяли поля, что бы не переносились или заполнялись определенным образом и т.п.

• доработки типового функционала «Создание на основании» входящего письма.

• для процессов редактировались формы для определенных видов документов, добавляли дополнительную вкладку людей, которые согласуют этот тип документов, с табличной частью, куда вносятся необходимые дополнительные люди и в процессе реализована автоматическая подстановка данных. Расширен функционал условий маршрутизации согласования.

• создали отдельную задачу о продлении срока исполнения задач. Выведена в интерфейсе отдельная кнопка «Задачи на исполнения» - если сотруднику нужно больше времени на выполнение данной задачи, он нажимает кнопку, которая создает автоматически подпроцесс определенного шаблона определенному человеку от определенного постановщика задачи – в зависимости от процессов, которые указаны в основной задаче, с информацией о том, что исполнитель просит согласовать продление срока. После создания задача попадает к контролеру группы по первоначальной задаче. Контроллер согласует либо не согласует. Если согласовано, то автоматически меняется срок исполнения у задачи-«родителя» по исполнению, если не согласует, то срок остается прежним.