Проект внедрения учетной системы на базе конфигурации “1С:Управление холдингом 8” для ООО “ТС Групп”

Основная цель проекта — оптимизировать процесс ведения регламентированного учета, бюджетирования, казначейства и управленческого учета для целей повышения эффективности работы компании.

Задачи:

• Выполнить анализ возможностей типовой конфигурации 1С:Управление холдингом в корреляции с учетными задачами Заказчика;
• Пересмотреть существующую в компании учетную систему и повторить необходимый функционал в новой системе;
• Привести справочники старой системы на базе “1С:ERP 2” в соответствие с требованиями для переноса данных в новую систему на базе 1С:УХ;
• Изменить существующие процессы оперативного учета в соответствие с требованиями управленческого учета;
• Перенести остатки на начало года из 1С:ERP 2 в 1С:УХ, подготовив новую систему к промышленной эксплуатации
• Выполнить настройку и внедрение новой информационной системы на базе 1С:УХ

Для понимания причины выбора именно “1С:Управление холдингом 8” немного погрузимся в историю компании. Вопрос внедрения комплексной учетной системы был впервые обозначен более 10 лет назад. Так как компания ООО “ТС Групп” (Трансервис) - это большой многопрофильный холдинг, в котором присутствуют предприятия разной сферы деятельности (например, производство, дорожное строительство и строительство зданий, а также ряд других направлений деятельности) конфигурации для типового бухгалтерского учета потребности предприятия не покрывали.

На тот момент, более 10 лет назад, в качестве единой учетной системы была выбрана и успешно внедрена с помощью специалистов “Гигабайта” программа “1С:УПП”, в дальнейшем, когда функционал “1С:УПП” стал недостаточным, было принято решение перейти на “1С:ERP Управление предприятием 2”, как более современное и отвечающее поставленным задачам решение. Переход был успешно осуществлен с помощью специалистов “Гигабайта” и довольно долгое время 1С “1С:ERP Управление предприятием 2” использовалась как единая учетная система. 

Система на базе “1С:ERP 2” в целом работала эффективно, но структура бизнеса холдинга “Трансервис” с течением времени изменилась, заметно упростились требования к учету производственных операций, заметно расширилась и углубилась методика бюджетирования что позволило принимать управленческие решения исходя из отчетов бюджетирования. В какой-то момент богатый функционал конфигурации “1С:ERP 2” стал усложнять ведение учета и в какой-то части стал избыточным.

Избыточность приводила в том числе к необходимости поддерживать вещи и механизмы, которые уже не использовались Заказчиком. Поэтому была высказана идея рассмотреть переход на более подходящее с точки зрения текущих требований к учету решение, чтобы с одной стороны не тратить время на ненужные механизмы, с другой стороны иметь возможность далее развивать контуры казначейства и бюджетирования. После анализа возможных вариантов таких решений была выбрана конфигурация “1С:Управление холдингом” (далее “1С:УХ”).

В данном решении первичным является регламентированный учет, что достаточно для оперативного учета в холдинге “Трансервис”, позволяет пользователям экономить время на ввод первичной информации и подготовку отчетности в контролирующие органы. Также в “1С:Управление холдингом” очень глубоко проработан функционал казначейства и бюджетирования, что большей частью покрывает потребности заказчика по данным разделам.  

Основная работа в рамках проекта состояла во внедрении 1С:УХ с максимальным использованием типового функционала, и большая часть работ по программированию  заключалась переносе данных, а не в доработках 1С:УХ. Необходимо было перенести данные из существующих систем на базе “1C:ERP 2” в “1С:Управление Холдингом 8”, и в крайне сжатые сроки (несколько месяцев) запустить учет. Глобальных доработок функционала не производилось. Были реализованы небольшие адаптационные доработки и настройки, например:

• переработка на стороне учитывается не как затраты, а отображается как строительство объекта;
• разработан механизм для учета строящихся объектов силами стороннего переработчика;
• реализован ряд внешних отчетов;
• разработка печатных форм для управленческой отчетности;
• в рамках подсистемы Бюджетирование был осуществлен полный перенос бюджетной модели в 1С:УХ с планами на дальнейшее развитие. Выполнены настройки видов отчетов и бланков отчетов БДДС и БДР в соответствии с требованиями бюджетной модели. В подсистеме бюджетирование осуществляется как планирование, так и сбор фактических данных по бюджетам в разрезе необходимой для управления аналитики. Заполнение бюджетов как плановых, так и фактических производится с помощью процессов подготовки бюджетов. Данные БДДС являются лимитами для казначейства для целей оперативного контроля за расходование ДС. 
• Настроены процессы согласования заявок на оплату, которые ранее не были реализованы в 1С:ERP, что делало неэффективным данный процесс. В 1С:УХ было реализовано согласование заявок на оплату по маршруту в соответствии с требованиями отделов бухгалтерии и казначейства. 
• Также был автоматизирован процесс корректировки лимитов, который ранее в 1С:ERP был не оптимальным. В случае превышения лимита Руководители ЦФО выполняют подачу заявок на корректировку лимита, тем самым указывая за счет каких резервов планируется осуществлять выплату, а сотрудники экономического отдела оперативно выполняют корректировку лимитов. Данный процесс значительно облегчил работу сотрудников экономического отдела, которые ранее были вынуждены вносить постоянно корректировки непосредственно в подсистеме Бюджетирование через БДДС. В 1С:УХ процессы корректировки лимитов по бюджетам производятся без внесения изменений в подсистему бюджетирования, что позволяет видеть как изначально запланированный бюджет в виде лимитов, так и все его корректировки в оперативном режиме.   

1. переход в “1С:УХ” значительно снизил трудозатраты на ведение учета в условиях изменившихся бизнес-процессов компании (уменьшение количества диверсифицированных направлений деятельности). Ускорился как ввод первичных документов, так и подготовка регламентированной отчетности;
2. в процессе выполнения проекта был произведен максимально автоматический перенос данных из существующей информационной системы 1С:ERP в информационную систему 1С:Управление холдингом. Автоматический перенос позволил сэкономить значительное количество ручного труда;
3. настройка процессов согласования позволила включить в процесс в качестве заявителей Руководителей ЦФО, которые стали формировать заявки на оплату в системе “1С:УХ” самостоятельно. Таким образом значительно снизилась нагрузка на сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, которые в процессе теперь занимают место не заявителей, а согласующих. Руководители ЦФО стали полноценными участниками бюджетного процесса в автоматизированной системе, что позволило снизить необходимость ручной подачи документов на оплату в бухгалтерию.  
4. изменение процессов корректировки лимитов по бюджетам значительно сократило время на подачу, согласование заявок и корректировку лимитов по бюджетам. Снизили количество ошибок в документах, полностью исключили необходимость в хождении по кабинетам с целью подачи заявок на осуществление своих платежей. А также подключение Руководителей ЦФО позволило им в оперативном режиме осуществлять контроль за состоянием своих заявок на оплату, не отвлекая от работы сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, а также в режиме он-лайн контролировать исполнение своих бюджетов.