Внедрение системы на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" для ГК "СОЮЗ"

Краткое описание проекта:

В ходе проекта сотрудниками компании «Гигабайт» произведено объединение всего документооборота в группе компаний в единый контур и выполнены доработки программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в соответствии с требованиями и задачами заказчика.

В результате выполненных работ автоматизированы процессы приема претензий от граждан, учета и согласования договоров и сопроводительных документов, ведения архива, учета наличия оригиналов документов и контроль за их своевременным поступлением от контрагентов, подачи и согласования заявок на закупки канцелярских товаров.

Проект позволил значительно сократить трудозатраты сотрудников на рутинные операции, временные затраты на обработку и согласование документов, повысить качество электронного документооборота в компании.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — создание единой прозрачной и функциональной системы документооборота для всей группы компаний.

Основными задачами проекта стали:

• Создание единого контора документооборота на всю Группу компаний

• Обеспечение качественной работы с обращениями граждан, а частности возможность проследить всю цепочку операций по приему и обработке претензий от покупателей квартир, офисов

• Упрощение внутреннего документооборота между компаниями Группы

• Создание эффективных механизмов отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов

Ситуация до старта проекта

До начала проекта внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» в ГК «Союз» не было единой консолидированной системы документооборота. В основном учет велся на бумажных носителях, в таблицах MS Excel, некоторые подразделения вели документооборот в двух раздельных базах 1С:ДО КОРП с базовыми настройками, выполненными силами Заказчика на основе типовой методики документооборота.

Работа с разными базами с помощью таких различных инструментов создавали ряд проблем, ключевым сотрудникам было неудобно работать в нескольких базах. Например, обращения граждан с претензиями по качеству строительства и дальнейший ход работ по этим обращениям велся в таблицах, что создавало много путаницы и требовало повышенного внимания при заполнении, что, тем не менее, все равно не избавляло от ошибок.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система в результате проведённой работы специалистов «Гигабайт» стала представлять единый контур учёта, состоящий из «1С:ERP 2» и адаптированного под специфику строительной отрасли и процессы подразделений Группы компаний программного решения «1С:Документооборот КОРП». Конфигурация помимо типового функционала, получила несколько доработок.

В результате выполнения проекта были автоматизированы следующие блоки и функции на базе решения «1С:Документооборот КОРП»:

Учет обращений граждан

На основе возможностей блока «Учет обращений граждан» реализована работа по рассмотрению претензий от покупателей офисов и квартир. Работа с обращения была обозначена тремя этапами:

• фильтрация претензий
• устранение строительных недостатков с фиксацией удовлетворенности заявителя достигнутым результатом
• взыскание с подрядчика затрат, который застройщик понес, устраняя недостатки

Предварительно в систему были заведены карточки гарантийного обслуживания на каждый сданный дом, в которых указывались ответственный инженер гарантийной службы (ИГС), даты сдачи дома и окончания гарантийного срока, а также подрядчики и виды выполненных ими работ.

Теперь при заведении заявки в систему все необходимые данные по подрядчику, работам и пр. заполнялись автоматически.

Теперь рабочий процесс по обработке претензий оказался выстроен следующим образом:

Координатор получает претензию в виде письменного документа, сообщения по электронной почте или устного сообщения по телефону, создает карточку претензии. При выборе дома автоматически подставляется ответственный ИГС, подрядчик, из предлагаемого списка выбираются виды работ и проставляются соответствующие им гарантийные сроки и пр. Далее координатор назначает время встречи заявителя и ИГС. После этого карточка претензии считается сформированной. В этот момент претензия регистрируется и ей присваивается номер.

На втором этапе осуществляется рассмотрение претензии юристом и ИГС (они могут просматривать всю заявку, но редактировать только те пункты, за которые отвечают). Юрист оценивает каждый вид работ по претензии и определяет соответствует ли она гарантийным обязательства застройщика или нет. В последнем случае, заявка с резолюцией «Не подтверждена» поступает координатору, который создает на ее основании документ с автоматически заполненным файлом отказа. Далее претензии получает статус «Отклонена».

ИГС в своем календаре видит назначенные встречи с заявителем и его контакты, созванивается, подтверждает встречу. При завершении встречи он вкладывает в карточку претензии скан акта осмотра, пишет комментарий. Если претензии не подтверждены то, координатор по уже указанной схеме отправляет ответ заявителю.

Если претензии подтверждены осмотром ИГС, то выполнение работ по устранению недостатков осуществляется в рамках ранее заключенного договора с подрядчиком.

В случае каких-либо проблем с выполнение работ по претензии, в системе отработаны сценарии вплоть до формирования документов для подачи в суд.

Для анализа ситуации с отработкой претензии в целом, специалистами «Гигабайт» были настроены аналитические отчеты для оценки за какой период, по какому подрядчику, в какой срок и с какими результатами недостатки были устранены.

Также были настроены уведомления, напоминающие ответственным лицам о запланированных действиях (встречах и пр.).

Внутренний документооборот

В рамках работ по оптимизации внутреннего документооборота были автоматизированы:

• Составление и согласование заявок на закупку канцелярских товаров

  После создания «Заявки на канцелярские товары», в которой автоматически подгружаются автор и организация, она оправляется на согласование руководителю организации. Если согласование завершено успешно, документу устанавливается статус Согласован, содержание заявки блокируется для изменения. Заявка регистрируется автоматически. Ей присваивается номер и дата регистрации. Далее заявка уходит на следующий этап – Исполнение отделом закупок.

  Если согласующий отказал, то заявке присваивается статус Не согласован. Заказчику уходит задача Ознакомиться с результатами согласования. Если заказчик не согласен с отказом, то он может откорректировать заявку и нажать кнопку Повторить согласование, указав комментарий согласующему. Если Заказчик согласен с отказом, то он нажимает кнопку Завершить согласование, заявка дальше не идет.

• Заявки в IT-отдел

Делопроизводство

Для упрощения официальной переписки внутри Группы компаний, были предприняты следующие шаги:

Первоначально была проведена автоматизация процессов на основе типового функционала.

Затем реализована доработка, которая помогала фиксировать исходящее письмо из одной компании, как входящее в другой. Это позволило и выполнять правила документооборота, и предоставлять доступ к документам тем сотрудникам, которые его не имеют в своей компании.

Также для всех компаний холдинга были разработаны фирменные бланки документов.

Для автоматического проставления регистрационного номера в документы также была сделана небольшая доработка типового функционала.

Учет по договорам

Для более корректной работы с договорами были выстроены шаблоны согласования с ролевой адресацией.

Настроен документ-соглашение о расторжении, и переделан типовой механизм, чтобы срок действия договора прекращался с даты начала действия соглашения о расторжении.

В рамках упрощения действий с договорами, которые начинают действовать с даты подписания, при их регистрации, если поле срока действия оказывалось пустым, то документ автоматически получал текущую дату и бессрочное действие.

Учет мероприятий

Автоматизирован учет протокольных мероприятий, разработана собственная печатная форма протокола.

Для ряда мероприятий учет протоколов стал вестись в отдельных документах, а для остальных — в таблице с раздельным исполнением протоколов. Таким образом, по итогам мероприятия заполнялись решения и помечались сотрудники, которые были назначены ответственными, так что зайдя в мероприятие, можно были посмотреть все ли задачи, которые по его итогам назначались, выполнены)

Особенности и уникальность проекта

Уникальность выполненного проекта заключается в реализации в рамках системы «1С:ДО 8 КОРП» как типичных функциональных процессов, так и особых форматов работы, связанных как с отраслевыми особенностями, так и с корпоративной спецификой, в частности:

• Проработка сценариев по претензионной работе

• Учет мероприятий

Объединение в единой информационной базе «1С:ДО 8 КОРП» документооборота всех компаний Группы также можно считать особенностью данного проекта.

В рамках работ по проекту были выполнены следующие доработки системы «1С:ДО 8 КОРП»:

1. Фиксация писем — исходящие из одной компании письма, регистрируются как входящие в другую для упрощения доступа к документам

2. Видоизменены некоторые печатные формы.

• Лист заверителя

• Внутренняя опись

• Обложка дела

Результаты проекта

В результате выполненного проекта внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» было получено следующее:

1. Документооборот по всем подразделениям Группы компаний стандартизирован, перенесен в единую базу.

2. Оптимизирован внутренний документооборот по Группе компаний. Сократились сроки составления, согласования документов. Уменьшились потери документов.

3. Повысилась эффективность работы сотрудников за счет перевода части уведомительных и контрольных механизмов в автоматический режим. Снизилась вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

4. Улучшилась работа по обращениям граждан. Сценарии работы по претензиям отработаны, процессы стандартизированы и вызывают минимум сложностей с реализацией.

Похожие проекты внедрения

Разработчик и производитель медицинских изделий «Ангиолайн» сформировал единую систему управленческого учета и электронного документооборота с помощью «1С:Документоборот 8 КОРП»

Читать о внедрении

Автоматизация документооборота ПАО "ЛИМАК" - программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП"

Читать о внедрении

Внедрение системы электронного документооборота в ООО "ГиД" - "1С:Документооборот 8 КОРП"

Читать о внедрении

Автоматизация учёта компании «Финансовая группа» путём внедрения программных продуктов «1С:Документооборот КОРП», «1С:Финансист» и «1С:УМФО», а также дополнение системы интеграцией сайта и мобильного приложения с «1С:УМФО»

Читать о внедрении