Автоматизация учёта компании «Финансовая группа» путём внедрения программных продуктов «1С:Документооборот КОРП», «1С:Финансист» и «1С:УМФО», а также дополнение системы интеграцией сайта и мобильного приложения с «1С:УМФО»

Краткое описание проекта:

Организация «Финансовая группа» обратилась в компанию «Гигабайт» с целью внедрения программных решений, которые могли бы помочь руководству в получении управленческой отчётности, регулировании деятельности филиалов, а также создания архива документации. Важной задачей было наличие подсистемы бюджетирования. Специалисты центра внедрения 1С «Гигабайт» в сотрудничестве Заказчиком подобрали программы наиболее соответствующие целям автоматизации: «1С:Документооборот» («1С:ДО») и «1С:Финансист». Отраслевые решения предназначены специально для решения бизнес-задач микрокредитных организаций и учитывают всю специфику работы таких компаний.

После осуществления внедрения клиент остался на постоянной поддержке, обозначив намерения и дальше вести работу по усовершенствованию внутренней системы, то есть постепенно ввода в эксплуатацию и других программных решений. Так, за 3 года сотрудничества специалисты дополнили систему программным решением «1С:Управление МФО» (вместо имеющейся Рарус МФО), а также провели интеграцию этого продукта с сайтом Заказчика и мобильным приложением.

Цели и задачи проекта

Важной целью внедрения являлась автоматизация процесса согласования заявок на расход. Среди задач можно выделить необходимость создания бюджета движения денежных средств (БДДС) и бюджет расходов и расходов (БДР). Все эти задачи могли быть осуществлены посредством внедрения отраслевого решения «1С:Финансист». В свою очередь «1С:Документооборот» был внедрён специально для организации архива документов, в котором можно было бы хранить данные по местам хранения документов, а также их электронные версии без опасений об их сохранности.

После окончания работ, появилась новая задача – перейти на отвечающую новым требованиям законодательства «1С:Управление МФО». Также важно было организовать работу с клиентской базой таким образом, чтобы информация о сделках хранилась централизовано, в базе имелись все контакты и взаимодействия менеджера с потребителем услуг.

Ситуация до старта проекта

На момент обращения в компанию «Гигабайт» у Заказчика в эксплуатации уже были две конфигурации: «1С:Бухгалтерия предприятия 7.7» и «1С-Рарус:МФО» (изначально работало порядка 20 пользователей). Бухгалтерская информация передавалась из «1С:Бухгалтерии 7.7» в «1С-Рарус:МФО». И хотя программные продукты отлично подходили под потребности предприятия, компании всё-таки не доставало дополнительного инструментария для ведения управленческого учёта, руководство не могло быть осведомлено о всех тонкостях положения дел в организации. Кроме того, с ростом компании увеличивался и поток документов, которые необходимо было не только передавать между сотрудниками разных отделов, но также систематизировать и централизовано их хранить. 

Архитектура решения и масштаб проекта

На первом этапе в мае 2016 года было начато внедрение двух программных продуктов «1С:Финансист» и «1С:ДО». Также после принятия Банком России нового положения о регулировании деятельности финансовых организаций компания остро нуждалась в программе, которая могла бы содержать в себе Единый план счетов (ЕПС), в связи с чем снова обратилась в компанию «Гигабайт» для поиска программного решения. В результате поиска был предложен переход на «1С:Управление МФО». Внедрение закончилось в январе 2018.

На данный момент внутренняя система представлена таким образом: центральной базой является «1С:УМФО» (замена изначальному «1С-Рарус:МФО»), она передаёт информацию о займах, заёмщиках и местах в «1С:Документооборот», он же в свою очередь передаёт соответствующие документы по требованию. «1С:Финансист» принимает ПКО и РКО из центральной «1С:УМФО», передает движения по банку в УФМО, а также формирует движения по имуществу. Двусторонний обмен между мобильным приложением, сайтом и «1С:УМФО» организован таким образом, чтобы по запросу предоставляют информацию о займах и заёмщиках. Из «Битрикс24.CRM» в «1С:УМФО» загружаются лиды, сделки и источники привлечения клиентов.

Также в системе существует отдельно существующая база «Реестр залогов». «Реестр залогов» - это государственный сервис по учёту имущества, находящегося в залоге, в полуавтоматическом режиме из центральной базы «1С:УМФО» уходят необходимые данные. Основной канал – посредством сети VIPNET передаются данные на SOAP сервис. Резервный канал – через электронную почту. Таки образом, произведена автоматизация постановки и снятия объектов залога.

По итогам внедрения «1С:ДО»:

1. Специалистами компании «Гигабайт» был организован обмен программного решения с конфигурацией «1С-Рарус:Микрофинансовая организация. Редакция 1» (данными справочников и документами).

2. Доработана схема передачи информации из «1С:ДО» в «1С-Рарус:МФО» (место хранения и журнал передачи, сроки действия документов).

3. Произведена автоматизация головного офиса и филиалов компании в рамках создания распределённых баз данных.

4. Добавлены формы массового помещения документов в дело и передачи их.

Программа «1С:Финансист» закрывает следующие потребности организации:

1. Бюджетирование. Благодаря функционалу можно не только контролировать бюджет, но также прогнозировать его на основе предполагаемых моделей.

2. Управление денежными средствами.

3. Учёт данных и контроль над ними.

4. Учет оборотных и внеоборотных активов.

В целом автоматизация на уровне этих пунктов помогает осуществлять управленческий учёт, поскольку даёт развёрнутые данные о состоянии компании, протекающих бизнес-процессах, существующих недочётах и сбоях. Компания-заказчик, таким образом, обезопасила себя от большинства рисков, связанных с планированием бюджета.

В результате перехода с «1С-Рарус:МФО» на «1С:Управление МФО» были выполнены следующие работы:

1. Осуществлён перенос базы данных и всего необходимого функционала для корректного взаимодействия пользователей и упрощения обучения работы с новым программным решением.

2. Выдача онлайн-займов, взаимодействие с веб-приложением, формирование комплектов документов, формирование выдач денежных средств из 1С на банковские карты.

3. Автоматизация работы службы безопасности, службы исполнительного производства, юридического отдела.

4. Доработки подсистемы работы с трекерами (определение местонахождения автомобилей и управление трекерами из УМФО).

5. Учет авто на стоянках.

6. Автоматизация детейлинг центра.

7. Автоматизация складского учета оборудования.

8. Автоматизация выплат вознаграждений за привлеченных клиентов согласно различным схемам.

9. Автоматизация расчета просрочки и начислений по займам согласно требованиям заказчика.

Особенности и уникальность проекта

К особенностям проекта можно причислить постоянную работу над внедрением программ учёта. Внедрив «1С:Финансист» и «1С:Документооборот», Заказчик поставил цели по дальнейшему усовершенствованию системы. Как итог, были дополнительно внедрены программные решения «1С:УМФО» (решение принято по необходимости замены программы в связи с введением новых норм законодательства), а также интегрирован сайт, мобильное приложение и «1С:УМФО», что не только облегчило работу менеджеров, но и создало условия для оперативного и комфортного оставления заявок от потенциальных и существующих клиентов.

Результаты проекта

Результатом внедрения можно считать автоматизацию основных бизнес-процессов компании. Специалисты компании «Гигабайт» внедряли и дорабатывали программы 1С в соответствии со всеми потребностями Заказчика и высказанными пожеланиями к функциональности. Среди итогов можно отметить комплексную автоматизацию деятельности микрофинансовой организации при помощи внедрения программного продукта «1С:Управление МФО», в частности, обеспечение деятельности по предоставлению и привлечению денежных средств, ведение бухгалтерского и налогового учётов, учёта хозяйственных операций на Едином плане счетов, формирование регламентированной отчётности согласно установленным стандартами Банка России.

Не мало важно также и то, что на сегодняшний день в компании «Финансовая группа» реализован управленческий учёт, который помогает руководящему составу не только быть в курсе внутренних дел, но и планировать свою деятельность сообразно имеющимся недочётам, исключая существенные риски. Многое из инструментария реализовано специально для удобства клиентов, пользующихся сайтом организации или мобильным приложением, поскольку сервисы обмениваются информацией с учётными программами на базе «1С:Предприятие 8».