Внедрение системы электронного документооборота в ООО «ГиД» — «1С:Документооборот 8 КОРП»

О компании

Цели и задачи

Целью проекта является организация системы бюджетного контроля путем автоматизации контроля денежных потоков по бюджету через согласование заявок на расходование денежных средств в автоматизированной системе.

Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блоки «Бюджетирование» и «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2». В рамках системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП» задача бюджетного управления решается в части автоматизации процессов согласования заявок на расходование денежных средств и договоров с контрагентами.

Особенности

Особенностью проекта является настройка сложных процессов согласования договоров, которой предшествовала разработка и автоматизация оптимальных маршрутов согласования. Данные работы по разработке и автоматизации маршрутов согласования выполнялись сотрудниками компании «Гигабайт». В ходе выполнения работ по проекту были проанализированы и оптимизированы процессы согласования договоров в зависимости от установленных параметров, разработаны и настроены маршруты согласования в системе «1С: Документооборот 8. КОРП». Благодаря произведенным настройкам система «1С: Документооборот 8. КОРП» автоматически отправляет договор на согласование ответственным лицам по настроенным правилам. После того как договор прошел все стадии согласования, он меняет статус и выгружается из системы «1С: Документооборот 8. КОРП» в учетную систему «1С: ERP Управление предприятием 2».

Уникальность проекта также связана с автоматизацией процесса согласования заявок на расходование денежных средств. Процесс настроен таким образом, что, когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в учетной системе «1С:ERP Управление предприятием 2». Инициатор платежа должен заполнить в заявке все необходимые реквизиты. Далее документы на расходование средств проходят процедуру согласования в «1С: Документооборот 8. КОРП». При смене состояния согласования в «1С: Документооборот 8. КОРП» на «Согласован» в учетной системе «1С:ERP Управление предприятием 2» заявки на расходование денежных средств меняют статус на «К оплате» (посредством механизма «бесшовной» интеграции) и, таким образом, автоматически попадают в платежный календарь.

В ходе проекта было реализовано выполнение задач по электронной почте, что упростило процесс согласования и позволило исполнителям согласовать документы без входа в систему «1С: Документооборот 8. КОРП».

В рамках проекта был проведен ряд адаптаций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под задачи ООО «ГиД»:

• Настроены маршруты согласования договоров с автоматическим выбором согласующих в зависимости от установленных параметров договора (вид деятельности и предмет сделки);

• Настроена ролевая адресация в процессе согласования договоров;

• Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств;

• Настроен обмен и «бесшовная» интеграция с «1C:ERP Управление предприятием 2»;

• Добавлен ряд печатных форм;

• Настроено выполнение задач (поручений) по почте;

• Автоматизирован учет и контроль исполнения поручений.