Автоматизация документооборота ООО "ТС Групп" (Трансервис)

Автоматизация документооборота

ООО "ТС Групп" (Трансервис)

2017
1С:Документооборот 8.КОРП
Строительство
100

Заказчик: ООО "ТС Групп" (Трансервис)

Цели и задачи О компании Архитектура решения Уникальность проекта Результаты проекта

Навигация по разделу

Цели и задачи

О компании

Ситуация до внедрения

Цели и задачи проекта

Цель проекта- создание единой системы электронного документооборота группы компаний.

Задачи:

1. Создание прозрачной системы согласования договоров с возможностью отслеживания всей истории замечаний, а также сроков согласования отдельными участниками.

2. Сокращение сроков обработки документов.

3. Снижение потерь документов как при движении внутри компании, так и при возврате от контрагентов.

4. Улучшение контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников.

О компании

ООО «ТС Групп» («Трансервис») –диверсифицированный холдинг, в структуре которого работает более 20 компаний различного профиля. Основными направлениями деятельности холдинга являются: строительство (дорожное строительство, жилая и коммерческая недвижимость), управление объектами недвижимости (бизнес-центры, доходные дома, отели, жилые комплексы), услуги (фитнес-центры), производство асфальта, строительных материалов, транспортная компания.

Задать вопрос

Ситуация до старта проекта

Основная корпоративная система холдинга ООО «ТС Групп» реализована специалистами компании «Гигабайт» на базе программного решения «1С:ERP Управление предприятием 2». До начала проекта внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП», в ООО «ТС Групп» документооборот частично осуществлялся на бумажных носителях, что вследствие территориальной разрозненности частей холдинга, создавало значительные временные задержки и дополнительные трудозатраты (документы из офиса в офис частей холдинга перемещались при помощи курьеров).

Предпосылкой для перехода на электронный документооборот таким образом стала распределенная структура офисов. Топ-менеджмент группы компаний физически находится в двух бизнес-центрах на расстоянии порядка 5 км друг от друга.

Также проблема документооборота холдинга была в том, что возникали просрочки подписания договоров и сложно было отследить на каком этапе происходят задержки, контролировать приближения окончания срока действия договоров и т.п.

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" была проведена автоматизация следующих блоков:

1. Согласование договоров. Первый блок, который был реализован в ходе проекта внедрения «1С:ДО 8 КОРП» в группе компаний «ТС Групп» - это блок согласования договоров. Специалисты «Гигабайт» выявили несколько видов договоров. В зависимости от различных условий, в ходе проекта были настроены маршруты согласования с автоматическим определением согласующих лиц по заданным алгоритмам.

2. В блоке Договоры было внедрено использование журнала передачи для отслеживания момента передачи документов на подпись контрагенту и их возврата. Для того, чтобы можно было посмотреть, когда именно был отправлен договор и сколько времени прошло с момента отправки.

3. Настройка работы с исходящими документами – автоматизированы процессы согласования исходящих документов, отслеживание отправки, регистрация исходящих документов.

4. Блок учёта доверенностей. Все выданные доверенности регистрируют в базе 1С:ДО для отслеживания срока действия.

5. Внедрены отчёты по исполнительской дисциплине. В 1С:ДО ставятся задачи исполнителям и анализируется их исполнение – скорость, результаты и т.д.

6. Автоматизирована работа архивариуса. В ходе работы контролируется наличие бумажных оригиналов договоров в архиве.

В результате проекта корпоративная учётная система ООО «ТС Групп» стала состоять из двух программных решений – «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Между базами реализован типовой двусторонний обмен номенклатурно-справочной информацией (организации, контрагенты, подразделения, пользователи).

Особенности и уникальность проекта

В процессе проекта по автоматизации документооборота холдинга ООО «ТС Групп» были проведены следующие работы по адаптации решения "1С:ДО 8 КОРП" под задачи компании:

Настроены типовые формы исходящих договоров. Реквизиты организации и контрагента и другие параметры договора автоматически подставляются в файл договора с помощью настроек автозаполнения файлов. Файл сразу готов для отправки клиенту. Шаблоны настроены в формате Word с запретом редактирования для защиты от правки формы договоров.

Реализована автоподстановка «Бухгалтер организации документа» для автоматического определения согласующего в шаблоне согласования.

Доработаны механизмы работы с визами согласования в связи с тем, что периодически возникала необходимость запуска согласования договора с начала. Типовой процесс согласования при прерывании процесса согласования все визы удаляет, и они более не видны в листе согласования. В ходе проекта реализовано сохранение заполненных виз в истории для дальнейшего анализа. Также добавлена возможность согласования документа одним сотрудником несколько раз, даже если забыли убрать из списка виз предыдущую визу. В типовой конфигурации в этом случае выдавалась ошибка и процесс не мог пойти дальше без вмешательства опытного пользователя или администратора.