Автоматизация документооборота ООО «ТС Групп» (Трансервис)

О компании

ООО «ТС Групп» («Трансервис») –диверсифицированный холдинг, в структуре которого работает более 20 компаний различного профиля. Основными направлениями деятельности холдинга являются: строительство (дорожное строительство, жилая и коммерческая недвижимость), управление объектами недвижимости (бизнес-центры, доходные дома, отели, жилые комплексы), услуги (фитнес-центры), производство асфальта, строительных материалов, транспортная компания.

Цели и задачи

Цель проекта- создание единой системы электронного документооборота группы компаний.

Задачи:

1. Создание прозрачной системы согласования договоров с возможностью отслеживания всей истории замечаний, а также сроков согласования отдельными участниками.

2. Сокращение сроков обработки документов.

3. Снижение потерь документов как при движении внутри компании, так и при возврате от контрагентов.

4.  Улучшение контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников.

Особенности

В процессе проекта по автоматизации документооборота холдинга ООО «ТС Групп» были проведены следующие работы по адаптации решения "1С:ДО 8 КОРП" под задачи компании:

• Настроены типовые формы исходящих договоров. Реквизиты организации и контрагента и другие параметры договора автоматически подставляются в файл договора с помощью настроек автозаполнения файлов. Файл сразу готов для отправки клиенту. Шаблоны настроены в формате Word с запретом редактирования для защиты от правки формы договоров.

• Реализована автоподстановка «Бухгалтер организации документа» для автоматического определения согласующего в шаблоне согласования.

• Доработаны механизмы работы с визами согласования в связи с тем, что периодически возникала необходимость запуска согласования договора с начала. Типовой процесс согласования при прерывании процесса согласования все визы удаляет, и они более не видны в листе согласования. В ходе проекта реализовано сохранение заполненных виз в истории для дальнейшего анализа. Также добавлена возможность согласования документа одним сотрудником несколько раз, даже если забыли убрать из списка виз предыдущую визу. В типовой конфигурации в этом случае выдавалась ошибка и процесс не мог пойти дальше без вмешательства опытного пользователя или администратора.

• Адаптирована печатная форма листа согласования.