Холдинг «Трансервис» автоматизация бизнес-процессов -пп "1С:УПП 8"

Название проекта

Создание и внедрение единой системы автоматизации управленческого и бухгалтерского учета крупнейшего многопрофильного холдинга «Трансервис» в г.Новосибирске.

Состояние до внедрения новой системы

Перед началом выполнения работ предприятие пользовалось устаревшим и малораспространенным бухгалтерским программным продуктом, не предоставляющим возможности консолидации данных по всем участкам бухгалтерского учета. Структура данного ПО не позволяла также проводить планирование деятельности и вести управленческий учет предприятия.

В связи с этими существенными ограничениями руководством холдинга было принято решение о переходе на другое ПО, которое позволяло бы решать все необходимые задачи в полном объеме.

Выбор руководством программного продукта основывался на таких существенных характеристиках, как:

• наибольшая распространенность;

• точное соответствие трудовому и налоговому законодательству;

• возможность быстрой перенастройки при изменениях в законодательстве;

• наличие на рынке квалифицированных специалистов по внедрению ПО и обучению пользователей.

Цели проекта

В соответствии с задачами, поставленными руководством холдинга, специалисты компании «Гигабайт» должны были выполнить основные работы:

• перенести огромную базу данных из устаревшего бухгалтерского ПО в новую систему;

• интегрировать новую систему "1С:Управление производственным предприятием 8" (1С:УПП) с программными комплексами, ведущими оперативный учет продаж и поступлений ГСМ  в сети АЗС и на нефтебазе,

а также провести работы, предусматривающие:

• создание системного информационного пространства, объединяющего различные участки учета и подразделения компании на базе ПО «1С: Управление производственным предприятием 8»;

• комплексную автоматизацию управленческого, бухгалтерского и оперативного учета;

• автоматизацию документооборота всех сфер деятельности организации;

• исключение дублирования при вводе данных;

• формирование управленческой и бухгалтерской отчетности в автоматическом режиме.

Реализация проекта

Работа над проектом осуществлялась поэтапно, с детальной проработкой всей необходимой документации в рамках выполнения работ по проектной документации:

• проведено тщательное обследование и изучение всех аспектов деятельности компании;

• создано техническое задание, определены все обязательные требования к реализации АС, установлены временные и финансовые границы проекта, порядок выполнения работ поэтапно, а так же цели и планируемые результаты каждого тапа проекта по отдельности;

• выполнены мероприятия по модификации базовой конфигурации программы «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием» до требований,  предъявляемых заказчиком;

• пользователям системы оказана методическая помощь в изучении и освоении основных способов работы в среде «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием», обучение пользователей проведено в полном объеме;

• выполнены работы по переносу текущих данных (справочники и остатки) из устаревших программ в систему учета «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием» с непосредственным участием сотрудников компании;

Результаты реализации проекта

Введены в действие и успешно используются АРМ с программным продуктом «1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием» на следующих участках бухгалтерского и управленческого учета холдинга:

• операции с денежными средствами (банк и касса);

• расчеты с дебиторами и кредиторами;

• закупки, ответственное хранение, розничная и оптовая продажа ГСМ;

• формирование отчетной управленческой и бухгалтерской информации для внутреннего и внешнего использования.

Полностью автоматизированы разделы учета:

• управление денежными средствами;

• управление закупками и продажами;

• управление производством;

• расчет заработной платы;

• учет кадров;

• управление ответственным хранением;

• управление собственными запасами;

• налоговый и бухгалтерский учет.

Была полностью выполнена автоматизация по направлениям деятельности компании. Это:

• оптовая и розничная торговля ГСМ;

• хранение ГСМ на нефтебазе;

• транспортная компания;

• дорожное строительство;

• строительство промышленных и административных зданий;

• управление объектами недвижимости;

• фитнес-центр.

Успешное внедрение ПО на базе платформы «1С:Управление производственным предприятием 8» позволило значительно сократить объем дублирования ввода данных, их консолидирования и приведения к общим стандартам, принятым в компании. В настоящее время, благодаря внедренной системе, персонал предприятия пользуется более гибкой и простой системой показателей и отчетов, при этом его работа и внутренний контроль стали намного эффективнее.

Особенности проекта

Одной из специфических сторон внедрения проекта явилось то, что текущий учет ГСМ ведется одновременно в весовых и объемных единицах измерения — в килограммах и литрах. При этом коэффициент перевода может изменяется несколько раз в течение суток в связи с изменением температуры и естественной убылью. Поэтому по требованию заказчика были нами были доработаны специальные автоматизированные инструменты, учитывающие особенности операций с ГСМ с двумя показателями.  

• Другими характерными особенностями являлась необходимость интеграции с автоматизированными системами с использованием топливных карт, колонок АЗС, а так же:

• решение транспортно-логистических задач при закупке и продаже нефтепродуктов, а именно: автоматизация учета , начиная от заказа и плана поставки цистерн у оператора и учета на своей нефтебазе до доставки и реализации ГСМ на собственных АЗС);

• создание механизма оперативного контроля и более полного взаимодействия между соответствующими отделами компании ( закупки, оптовой и розничной продажи, транспортировки, нефтебазы) и объединения этих подрахделений в единую автоматизированную систему с обратной связью.

• ПО собственной разработки был использовано для организации обмена данными с удаленными точками розничной торговли и  с системой учета оптовых поставок на базе СМАРТ-карт;

• на базе платформы «1С: Предприятие 8» была выполнена автоматизация учета ГСМ на нефтебазе. Для этих целей собственными силами была разработана и внедрена отдельная конфигурация «Нефтебаза», интегрированная в единую автоматизированную систему «1С: УПП»;

• для ведения учета векселей был разработан специальный механизм в системе 1С: УПП;

• полностью подготовлены внутренние классификаторы (Справочники, Подразделения, Проекты, Номенклатурные группы, Статьи затрат и др.);

• проведены подготовка и обучение сотрудников по профилям:

◦     экономисты;

◦     бухгалтеры;

◦     операторы нефтебазы;

◦ менеджеры по продажам.