Оформление ЭПД с 1 сентября 2026: что нужно знать и как подготовиться без ошибок и спешки?

Что такое ЭПД и чем они отличаются от бумажных документов

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это цифровые аналоги бумажных перевозочных документов. ЭПД состоят из взаимосвязанных блоков — титулов, которые последовательно оформляют участники перевозки.

Основные особенности работы с ЭПД:

• документы формируются в электронном виде по утвержденным ФНС форматам;

• обмен между участниками идет через аккредитованного оператора ИС ЭПД, который передает необходимые сведения в ГИС ЭПД;

• отдельные титулы документа подписывают участники перевозки, при этом вид электронной подписи зависит от роли сотрудника и выполняемой операции;

• сведения об оформленных документах передаются в ГИС ЭПД и доступны контролирующим органам.

Главное отличие ЭПД от бумажных документов — возможность прослеживать их оформление на всех этапах перевозки.

С 1 сентября обязательными к использованию становятся:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);

• электронный заказ (заявка) (ЭЗЗ);

• электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН);

• электронная авианакладная (e-AWB);

• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Отдельно обязательный электронный формат вводится для путевых листов при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Дополнительно Минтранс определил перечень ситуаций, в которых бизнес сможет продолжать использовать бумажные документы. Например, при некоторых перевозках с участием физических лиц и иностранных контрагентов, а также при отсутствии технической возможности сформировать или принять электронный документ. Подробнее об исключениях из обязательного перехода на ЭПД рассказали в отдельном материале.

При каких видах перевозок будут обязательны ЭПД

С 1 сентября изменения напрямую затронут автомобильные, железнодорожные и воздушные грузоперевозки. В обязательный электронный формат также переходят экспедиторские документы, которые могут использоваться при организации перевозок различными видами транспорта и в мультимодальных схемах.

Обязанность оформлять ЭПД будет зависеть в том числе от того, возникает ли договор перевозки и какую роль компания выполняет в конкретной логистической схеме. Например, для электронной транспортной накладной (ЭТрН) будут действовать следующие критерии применения:

Ситуация	Требуется ли ЭТрН
Доставка силами стороннего перевозчика на основании договора перевозки	Да
Организация грузоперевозки экспедитором	Да
Доставка грузов заказчику транспортом компании-продавца без оформления отдельной услуги	Нет
Перевозка грузов между собственными складами организации на своем транспорте	Нет
Самовывоз с привлечением стороннего перевозчика по договору	Да
Самовывоз собственным транспортом покупателя	Нет

Общее правило: если груз перевозится по договору перевозки и ситуация не относится к установленным исключениям, требуется ЭТрН. Поэтому одной компании может требоваться разный порядок работы с документами в зависимости от конкретной схемы доставки.

Как переход на ЭПД затронет разных участников грузоперевозок

Переход на ЭПД повлияет на участников логистической цепочки по-разному. Последствия изменений для компании будут зависеть прежде всего от ее роли в процессе и того, как документооборот устроен сейчас.

При этом базовые требования для всех участников схожи:

• определить сотрудников, которые будут работать с документами;

• определить, какие электронные подписи потребуются сотрудникам, и при необходимости оформить машиночитаемую доверенность;

• подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД;

• настроить обмен электронными документами с учетной системой.

Различия начинаются на уровне самого процесса: кто создает документ, какие сведения вносит, на каком этапе подключается к обмену и какие события должен фиксировать.

Грузоотправитель

Роль в процессе: передает груз перевозчику

Для грузоотправителя основное изменение связано с формированием исходных данных до передачи груза перевозчику:

• откуда будут поступать необходимые сведения;

• кто будет проверять их перед отправкой и подписывать документ;

• как оформление ЭТрН будет связано с реализацией, заказами и другими документами в учетной системе.

Если компания использует несколько схем доставки, стоит отдельно определить свою роль в каждой из них. Например, при самовывозе покупателем с привлечением стороннего перевозчика грузоотправителем для целей ЭТрН будет выступать уже покупатель.

Перевозчик

Роль в процессе: доставляет груз, принятый от грузоотправителя

Для перевозчика переход на ЭПД сильнее всего влияет на оперативную работу во время рейса:

• в электронный процесс могут быть вовлечены диспетчеры, логисты и водители;

• события необходимо фиксировать непосредственно в ходе перевозки.

Поэтому перевозчику важно выстроить весь сценарий от получения документа перед рейсом до завершения перевозки: кто работает с документом на каждом этапе, каким способом сотрудники получают доступ и как информация о фактических событиях возвращается в систему.

Грузополучатель

Роль в процессе: принимает доставленный груз у перевозчика

Грузополучатель подключается к работе с ЭТрН на этапе приемки. Он фиксирует фактическое количество и состояние груза, сведения о времени прибытия и убытия транспорта, а при наличии расхождений — информацию о соответствующих актах.

Поэтому даже компаниям, которые сами не организуют перевозку, может потребоваться подготовка к работе с ЭПД. Основное внимание здесь следует уделить процессу приемки:

• определить сотрудников, которые будут получать и подписывать документы;

• проверить их полномочия;

• обеспечить им доступ к ЭПД непосредственно в момент получения груза.

При этом грузополучателю не требуется самостоятельно создавать исходную ЭТрН: в стандартном сценарии документ поступает к нему уже в рамках начатого грузоотправителем обмена.

Экспедитор

Роль в процессе: организует и сопровождает грузоперевозку

Для экспедиторов появляется дополнительный контур электронного документооборота. Помимо участия в обмене ЭТрН в зависимости от схемы перевозки, они работают с отдельными экспедиторскими документами: поручением экспедитору, экспедиторской и складской расписками. С 1 сентября 2026 года эти документы также переводятся в электронный формат. Кроме того, компания должна быть включена в государственный реестр — в противном случае она не сможет указываться в ЭПД в качестве экспедитора.

Поэтому здесь подготовка выходит за рамки настройки самого электронного обмена. Нужно проверить, какие функции компания выполняет по договорам, зарегистрирована ли она в реестре, какие экспедиторские документы использует и как их оформление будет встроено в действующие процессы и учетную систему.

Важно учитывать, что одна компания может выполнять сразу несколько ролей. Например, продавец при определенной схеме доставки может одновременно выступать грузоотправителем и перевозчиком, а экспедитор — участвовать в ЭТрН как грузоотправитель или грузополучатель. В этом случае процесс работы с ЭПД необходимо выстроить индивидуально для каждой роли.

Что будет, если компания не подготовится к 1 сентября

Если к 1 сентября компания не настроит работу с обязательными ЭПД, это создаст сразу несколько рисков:

• Задержки при отгрузке и приемке грузов. ЭТрН последовательно оформляют разные участники перевозки. Проблема на одном из этапов может задержать дальнейшее оформление перевозки.

• Задержки в расчетах с контрагентами. Если предусмотренный законом документ не сформирован или оформлен некорректно, могут возникнуть сложности с подтверждением оказанной услуги и расчетами с перевозчиком, особенно если оплата по договору привязана к получению правильно оформленных документов.

• Риски для учета и подтверждения расходов. Транспортные расходы должны быть документально обоснованы. Если обязательный ЭПД отсутствует или оформлен некорректно, компании может быть сложнее подтвердить расходы для целей налогообложения, а также факт и условия перевозки при споре с контрагентом.

Штрафа непосредственно за неприменение обязательных ЭПД на сегодняшний день не установлено. До 1 марта 2027 года будет действовать нештрафуемый период: при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного во время дорожной проверки инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Это послабление касается контроля и не переносит срок обязательного перехода — работать с ЭПД необходимо с 1 сентября 2026 года.