Учет ГСМ В 1С:УАТ

Справочник АЗС, номенклатура ГСМ (аналоги), топливные карты

Справочник АЗС служит объектом для хранения информации о заправочных станциях, на которых заправляются транспортные средства. Как выглядит справочник можно увидеть на изображении ниже.

В карточку станции вносится информация:

• Является ли это станция собственным складом. При установке галочки «Собственный склад» реквизит «Контрагент» сменится на «Склад».

• Источник данных — вид загрузки данных от процессинговых центров («Автоматическая загрузка» и «Загрузка из файла»). При «Автоматической загрузке» отображается поле «Учетная запись» (для выбора учетной записи ПЦ). Если у учетной записи установлен флажок «Разбивать на отделы», то в справочнике АЗС будет отображаться реквизит «Отдел».

• В случае, когда источником данных выступает файл, то отображается реквизит «Использовать обработку». Предоставляется возможность использования стандартной обработки, которая входит в комплект поставки, либо своей внешней обработки.

• Группы карт — данный реквизит отображается только у «Газпромнефти» и «Роснефти». Указывается перечень карт, по которым будет загружен документ «Отчет поставщика ПЦ».

• Таблица «Соответствие ГСМ» — в эту таблицу вносятся данные соответствия между ГСМ из отчетов и регистра «Номенклатура ГСМ, ТЖ и энергии». При установленной у АЗС возможности автоматической загрузки данных над таблицей появляется кнопка «Загрузить». При нажатии на эту кнопку все варианты топлива будут выгружены в таблицу «Соответствие ГСМ». Информация из этого справочника используется в документах «Заправка ГСМ».

Далее перейдем к регистру «Номенклатура ГСМ, ТЖ и энергии». Регистр предназначен для хранения информации о ГСМ и ТЖ. Окно ввода информации представлено на изображении ниже.

Для выбора «Группы ГСМ» предоставляется 4 значения:

• Топливо;

• Талоны;

• Присадки и технические жидкости;

• Электроэнергия.

Для групп «Электроэнергия» и «Присадки и тех. жид.» можно включать/выключать ведение остатков (данный флажок нельзя переключить, если по данной номенклатуре были движения по регистрам).

Плотность — реквизит, который будет использоваться в том случае, если организация имеет свои склады и приобретает топливо не в литрах, а в тоннах. Так как транспорт заправляется в литрах, то списываемое со склада количество тонн будет рассчитано с помощью этого коэффициента.

Номинал — данный реквизит активен только для групп ГСМ «Талоны». Выбор вида талона в рублях или литрах.

В программе реализована функция ведения аналогов для топлива, тех. жидкостей и талонов. Аналоги топлива хранятся в регистре «Аналоги ГСМ».

Для хранения информации о топливных картах, которые служат для обслуживания автомобилей (например, заправки) в системе реализован справочник «Топливные карты». Топливная карта может быть привязана как к транспорту, так и к водителю. Карточку справочника можно рассмотреть на скриншоте ниже.

Как можно заметить на изображении выше, в данном справочнике хранится информация от номера карты до истории перемещения. Разъясним некоторые из реквизитов справочника:

• Основная — это признак, что топливная карта является основной;

• История перемещения — в этой вкладке хранится информация о владельцах и перемещениях карты.

Ввод остатков, заправка, слив и инвентаризация

Если при начале работы с программой в ТС есть топливо, то в этом случае необходимо воспользоваться документом «Ввод остатков ГСМ и ТЖ».

Заправки автомобилей отображаются в документе «Заправка ГСМ».

При выборе организации в документе заполняются реквизиты «Вид заправки» и «АЗС» согласно установленным настройкам («Администрирование — Настройка программы — Установка прав и настроек — Параметры системы — ГСМ»). Существует несколько видов заправок:

• За наличные;

• По топливной карте;

• По топливной карте со склада;

• От поставщика;

• Со склада;

• По талонам.

В табличную часть «Заправки» вносится информация по заправке транспорта. С помощью переключателя «Без разбиения/Списком» можно выбрать вид отображения вкладки. Табличную часть можно заполнить транспортными средствами, для которых на дату документа уже выписаны путевые листы.

Вернемся в список документов «Заправка ГСМ». При нажатии на кнопку «Установить цену» в верхней части списка открывается обработка. С помощью данной обработки можно по установленным настройкам изменить цены в документах, которые удовлетворяют отбору.

После нажатия на кнопку «Выполнить» обработка устанавливает цены в документах, которые удовлетворяют условиям отбора (документы можно увидеть на соседней вкладке).

В системе учтена возможность слива топлива из автомобиля на склад или перелив топлива в другое транспортное средство: документ «Слив ГСМ». При переливе топлива с одного автомобиля на другой сначала необходимо заполнить документ «Слив ГСМ» (вернуть топливо на склад), а затем с помощью документа «Заправка ГСМ» заправить транспортное средство. В реквизите «Склад» указывается только те АЗС, которые являются собственными складами.

Для учета операций с тех. жидкостями в системе реализован одноименный документ.

В шапке документа указывается вся необходимая информация аналогично документу «Заправка ГСМ». Предопределено несколько операций с жидкостями:

1. Долив (по акту, по ТО, прочее) — операция прихода жидкости на транспорт. Параллельно этой операции происходит списание материалов со склада, указанного в шапке.

2. Слив — операция расхода жидкости на транспорт. Параллельно выполняется операция прихода на склад.

3. Расход прочее — расход жидкости, не связанный с работой транспорта.

В системе реализованы предопределенные отчеты по ГСМ, с помощью которых удобно анализировать расход и движения ГСМ и ТЖ. На скриншотах ниже представлены возможные отчеты и отчет «Ведомость движения ГСМ и ТЖ».