Штатное расписание в 1С:ЗУП

Что такое штатное расписание? 

Под штатным расписанием подразумевается описание структуры штата организации, то есть как информация об имеющихся должностях и количестве единиц в штате, так и об окладах и надбавках. В зависимости от того, каким программным обеспечением пользуются в организации, расписание может вестись по-разному: в отдельных для этого документах или при помощи списков и механизмов, позволяющих анализировать соответствующие данные. В 1С:ЗУП, как в программе разработанной специально для комплексного управления HR, расписание ведется посредством специальных для этого документов.

Ведение такого расписания может упростить ряд процессов в организации: 

• При оформлении приема и перевода сотрудников можно выбирать их должность из уже существующего списка, а также автоматически составлять список начислений.

• Расписание позволяет осуществлять контроль точности процесса оформления различных кадровых приказов. 

• Появляется возможность анализировать штатную расстановку по факту, сравнивая ее с существующим расписанием штата.

• Кроме самой должности можно для описания работы использовать категории и разряды.

• В расписании будет содержаться всегда актуальная информация о подразделениях (сформированы они или расформированы) и о включенных в расписание должностях. 

• Для печати формируются унифицированные формы, в том числе Т-З.

Создание штатных единиц

При создании новых единиц штата нужно понимать, будут ли отличаться условия работы внутри одной должности у разных сотрудников, например, в зависимости от их разряда и категории. Если условия будут различаться, то в расписании это необходимо учесть: описать имеющиеся позиции отдельно. В случаях же, когда есть несколько одинаковых должностей с одинаковыми условиями, они все могут описываться единой позицией, главное — указать их количество в штате. 

Для создания новой позиции понадобится перейти в справочник под названием «Штатное расписание», находящийся в посвященном управлению кадрами разделе программы. Для начала работы над созданием новой позиции есть специальная кнопка — «Создать».

В верхнем блоке карточки находится основная информация: уже заполненное поле с названием организации и ждущие заполнения подразделение, должность, наименование и полное наименование. Поле с данными о наименовании позиции заполнится автоматически, согласно сведениям о позиции. Нужно также выбрать график работы и указать количество требуемых штатных единиц. Флажок под названием «Позиция утверждена», как правило, установлен автоматически, рядом с ним нужно указать дату, когда позиция была введена в расписание. При закрытии позиции необходимо поставить соответствующую отметку.

Внизу карточки есть несколько вкладок: 

• «Оплата труда» — здесь при необходимости выбирается тарифная группа и разряд (или категория), добавляются данные об окладе.
• «Дополнительно» — здесь указываются способы отражения зарплаты, дополнительные условия приема (если они есть), например, трудовой класс, которые могут влиять на расчет страховых взносов и стажа. Также есть возможность в табличной части закладки указать сведения об отпусках. 

• «Специальности» — на этой закладке описываются специальности, необходимые замещающему сотруднику.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Специальный документ, который называется «Изменение штатного расписания», используется для внесения изменений в расписание, не предполагающих масштабных изменений самой структуры штата. Имеющие сложную структуру организации таким образом могут вносить изменения в состав позиций любого отдельно взятого подразделения и менять условия нужных позиций. Изменения возможно зарегистрировать любым днем, а не только с начала месяца, что является единственным отличием в работе с данным документом.

Что делать если нет штатного расписания? 

Если организация не ведет расписание штата ни в одном из учетных решений, при каждом приеме или переводе сотрудника обычно нужно описывать его место и условия работы вручную, в том числе, указывать подразделение, должность и начисления.

Начать вести штатное расписание в 1С:ЗУП можно в любой момент: оно может быть сформировано автоматически на основании уже существующей в организации расстановки сотрудников с дальнейшим внесением корректировок и добавлением вакантных позиций.