Зарплата и управление персоналом в 1С

Пожалуй, ни одна коммуникация работодателя и работника не рождает такое количество анекдотов, крылатых выражений и поговорок, как размер и выплата зарплаты. Над ней шутят и сотрудники, и большие боссы, конечно, каждый со своей стороны. Но когда речь заходит о расчете этой самой зарплаты, становится не до смеха. Правильно высчитать все надбавки, учесть коэффициенты, ввести больничные и совмещения, а еще использовать KPI и КТУ, и все это на несколько десятков, сотен, а то и тысяч человек, задача не из простых. А ведь есть еще и кадровое делопроизводство, где на каждого сотрудника требуется вести с десяток различных документов.

В помощь сотрудникам кадровой службы и отдела расчета зарплаты фирма «1С» разработала специализированное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»), которое позволяет автоматизировать процессы учета персонала, операции начисления и выплаты зарплаты, расчета налогов и взносов с учетом всех регламентированных законодательством требований. В данной статье мы рассмотрим линейку программных продуктов фирмы «1С» для сотрудников кадровых служб и расчетных групп, сравним их между собой и опишем отличия, а также дадим некоторые рекомендации по внедрению.

«1С Зарплата и управление персоналом» 8 базовая

Базовая версия программы «1С Зарплата и управление персоналом» рекомендована для небольших компаний, но уже имеющих требования по автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты. Например, простой расчет заработной платы может вестись и в бухгалтерских программах (как минимум для организаций с численностью сотрудников до 60 человек, а это значительная часть предприятий малого бизнеса), но при сложных видах начислений в бухгалтерских решениях расчет зарплаты даже 5-ти сотрудников может быть затруднительным.

Например, в конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия» (БП) невозможно добавлять виды начислений, считающихся процентом от базы, пропорционально отработанному времени, а также любые другие формулы расчета. Не получится учесть сдельный заработок или оплату по часовому тарифу. Невозможно вводить новые виды учета рабочего времени для фиксации их в табеле. В 1С:БП не ведется учет остатков дней отпуска по сотрудникам.

То есть, несмотря на появление в бухгалтерской программе кадровых документов и возможностей расчета среднего заработка для отпуска, использовать ее можно только для самых элементарных начислений как оклад и районный коэффициент.

Подытожим, если какая-то организация пришла к тому, что ей необходимо специализированное решение по расчету зарплаты, значит, внутрикорпоративные процессы в ней уже довольно разнообразные.

1С ЗУП базовая позволяет применять сложные формулы расчета зарплаты, например, процентом от базы, пропорционально отработанным дням/часам, по среднему заработку, сдельно, по тарифу, вводить любые показатели, используемые в формулах расчета.

Базовая версия, наряду с более продвинутыми конфигурациями ПРОФ и КОРП, позволяет делать следующее:

• Вести учет оплачиваемых отпусков, включая расчет неиспользованных дней отпуска

• Вести учет рабочего времени по табелю или индивидуальному графику, и автоматизировать расчет соответствующих начислений

• Учитывать особенности регистрации различных плановых начислений в зависимости от отработанного времени, с учетом стажа

• Автоматизировать расчет по разным формам оплаты труда (повременная, сдельная, премиальная)

• Автоматизировать систему премирования по разным схемам

• Вести учет сверхурочной работы, включая выходные и праздники

• Учитывать отгулы за сверхнормативную работу

• Вести учет удержаний (по исполнительным листам, профсоюзных взносов)

• Оформлять отпуск по уходу за ребенком, реализовывать необходимые начисления, учитывать работу в период отпуска по уходу за ребенком

• Вести учет и оплату командировок

Программа хранит всю информацию о сотрудниках, которая необходима как для внутреннего документооборота в компании, так и для предоставления необходимых сведений в государственные службы (ФНС, ПФР, ФСС).

Нужно отметить, что уже начиная с «1С:Зарплата и управление персоналом 8 базовая» есть возможность опционально включить штатное расписание (подробнее расскажем об этом в описании версии ПРОФ).

Но данная версия имеет и ряд ограничений:

• нельзя вносить изменения в конфигурацию (например, добавлять новый функционал), в том числе и с помощью самостоятельной разработки расширений

• учет по нескольким организациям можно вести только в отдельных информационных базах «по очереди» (одновременно можно открыть только одну информационную базу)

• однопользовательский режим работы

Проще говоря, программа может быть установлена только на конкретном ПК, за которым и работает ответственный за кадровый учет и расчет зарплаты сотрудник.

Начиная с версии платформы 8.3.15 в 1С ЗУП базовая можно подключать расширения, выпущенные или подписанные фирмой 1С, что позволяет расширять возможности программы и быстро корректировать ошибки. Например, с 12 октября 2020 года в базовой версии ЗУП можно использовать расширение для составления списка сотрудников московских организаций, переведенных на «удаленку».

При необходимости расширить возможности программы «1С» предусмотрела обновление до более продвинутого уровня ПРОФ с сохранением всех данных.

«1С Зарплата и управление персоналом» 8 КОРП

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет выстроить комплексную систему управления человеческими ресурсами на предприятии практически любого размера. Программа дает возможность не только вести полноценный учет по всем сотрудникам, включая начисление заработной платы, кадровое делопроизводство и пр., в общем, все то, что достаточно подробно описано выше, но еще и автоматизировать такие обязанности HR-специалистов как мотивация сотрудников, их обучение, аттестация, охрана труда и многое другое.

Версия 1С ЗУП КОРП помогает оптимизировать труд таких специалистов, как:

• Кадровик

• Расчетчик, бухгалтер

• HR, специалист по мотивации персонала (или даже бизнес-тренер)

• Специалист по охране труда

«Я знаю такие случаи, когда приобретение конфигурации 1С ЗУП КОРП инициировали продвинутые HR-специалисты, которые использовали ее исключительно для целей эффективного подбора сотрудников, оценки, адаптации персонала. В то время как типовой кадровый учет мог вестись и в более простых решениях 1С», - рассказывает один из специалистов «Гигабайт».

И действительно, данная версия может интегрироваться с популярными ресурсами по поиску персонала (HH.ru, Superjob.ru и др.), дает возможность проводить опросы, анкетирования, реализовывать интересные аналитические срезы.

Сами разработчики «1С» отмечают, что «1С Зарплата и управление персоналом» 8 КОРП позволяет настраивать систему постепенно: «Автоматизировать все сразу не обязательно, можно поэтапно настроить систему в соответствии с вашими бизнес-процессами и приоритетами».

Среди наиболее ценного функционала КОРП-версии можно выделить следующие:

Обучение

«Данными возможностями довольно активно пользуются многие предприятия. Например, в одной из организаций, с которой мы работали, на каждого сотрудника, (не считая обслуживающего персонала) создавался план обучения, который нужно было выполнять. По итогам обучения проводилась аттестация, присваивался разряд и пр. То есть, этот большой и очень трудоемкий процесс был максимально автоматизирован, - говорят наши специалисты. – Кроме того, программа позволяет не только планировать и формировать отчетность по результатам обучения, но и оценивать материальные затраты на обучение, если оно проводилось с привлечением сторонних организаций».

KPI, грейды

Критерии оценки качества работы и система начисления должностных окладов (грейды) являются довольно востребованным функционалом. На двух примерах из нашей практики попробуем проиллюстрировать использование этих возможностей.

Пример 1. На одном из крупных производственных предприятий Новосибирска по желанию руководства были внедрены KPI для топ-менеджмента. Раз в квартал количественные показатели, которые формировались в системе, соотносились с оценками руководства и коллег, и по специальным формулам рассчитывалась квартальная премия.

Пример 2. Одно из алтайских предприятий, наоборот, начало внедрение мотивационных выплат с «низов», планируя через какое-то время внедрить KPI для всех сотрудников. К примеру, бонусы для наладчиков и слесарей рассчитывались из таких показателей, как скорость отклика на аварийную заявку, помноженная на количество незапланированных (аварийных) ремонтов и пр. Менеджеры продаж получали надбавку исходя из данных реализации продукции — постоянные клиенты один процент, разовые заказы — другой, также процент выплат зависел от вида проданной продукции — стандартная/нестандартная.

Все данные по итогу отчетного периода выгружались из 1С:ERP в 1С:ЗУП КОРП, и там уже происходил расчет зарплаты, исходя из полученных показателей.

Охрана труда, аттестация рабочих мест, медосмотры

«Эти возможности пользуются повышенным спросом. Во-первых, автоматизация этих процессов существенно снижает процент ошибок и просрочек, а во-вторых, позволяет сэкономить. Ведь в таких важных вопросах, как аттестация и спецоценка рабочих мест, проведение профилактических медосмотров и т.д., компания может понести серьезные расходы, если что-то не будет учтено должным образом», - говорят в «Гигабайт».

Программа напоминает о необходимости проведения тех или иных мероприятий, например, спецоценки рабочих мест, которая проходит с определенной периодичностью, а также создает все необходимые документы, которые должны быть заполнены согласно требованиям трудового законодательства.

В КОРП отражение результатов спецоценки осуществляется отдельным документом, что, несомненно, удобнее, тогда как в ПРОФ — отметка производится только в карточке каждой должности/позиции штатного расписания.

Кроме того, возможен учет и документальное оформление несчастных случаев на производстве, которые рассматривает специальная комиссия. 1С ЗУП КОРП помогает эту процедуру провести правильно: составить все необходимые документы, включая протоколы заседаний, решения и пр.

По оценке наших специалистов, одним из востребованных функционалов в «1С Зарплата и управление персоналом» 8 КОРП является «цепочка кадровых событий». Чтобы разобраться в том, что это такое, приведем такой пример.

Сотрудник уходит в отпуск, его замещает на время отпуска другой сотрудник. Реализуется кадровый перевод, либо доплата за замещение. А чуть позже этот сотрудник заболевает, и его замещает третий сотрудник… и так далее. Цепочки могут быть достаточно длинными и их надо четко отслеживать. Программа позволяет сформировать отчет, где видно… «кто с какого и по какое число выполнял обязанности отсутствующих».

Полезность этого функционала отмечают и в учете ситуаций, когда нового специалиста принимают на место сотрудника, ушедшего в декрет. На форумах, посвященных продуктам 1С, можно встретить такой совет, что если у вас в организации много женщин, то использование КОРП-версии может быть целесообразно.

С другой стороны, многие интересные возможности «1С Зарплата и управление персоналом» 8 пока не находят своего применения. Как отмечают наши специалисты, не пользуется особой популярностью «Оценка персонала по методу «360», когда какого-либо сотрудника оценивают его коллеги: «Российским компания очень сложно принимать такие методики. Здесь важна, в первую очередь, квалификация HR-специалиста, который инициирует эту оценку».

Также при внедрении 1С ЗУП КОРП зачастую обходится вниманием блок «Адаптации персонала», хотя если разобрать ее по отдельному функционалу, то выходит весьма полезная вещь. Например, новому сотруднику для того, чтобы приступить к своим обязанностям нужно получить пропуск на предприятие, возможно, пройти медкомиссию, прослушать инструкции по охране труда, получить средства индивидуальной защиты. В рамках блока «Адаптация персонала» можно создать задачу на ответственного сотрудника или нескольких сотрудников с целью обеспечить новичка всем необходимым.

Кстати, отличия 1СЗУП КОРП от ПРОФ версии заключаются не только в объеме возможностей, это очевидно. Они различаются и некоторыми моментами в ведении регламентированного учета.

Например, в КОРП возможно сканирование больничных листов, настраивание реквизитов печатных форм (без привлечения разработчика), более быстрая работа со справочником «Сотрудники» за счет опционального ограничения функционала. В части кадрового учета и учета рабочего времени КОРП позволяет вести автоматический учет прерывания стажей, учитывать прохождение испытательного срока.

В «1С Зарплата и управление ресурсами 8 КОРП» также шире возможности учета зарплаты и прочих доходов. Например, есть автоматический расчет компенсации при увольнении по сокращению, плановых «незарплатных» доходов, выплата «незарплатных» доходов. Еще есть возможность настраивать и создавать различные документы для каждого из этапов расчета зарплаты, в то время как в ПРОФ все этапы производятся одновременно.

В 1С ЗУП КОРП шире и возможности по учету НДФЛ:

• Можно вести учет расчетов с бюджетом по НДФЛ с учетом остатков

• Можно вести расчет НДФЛ по «особым» ставкам

• Можно вести учет НДФЛ с доходов сотрудников зарубежных подразделений

В версии ПРОФ этого нет.

Доработки конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом» 8

Несмотря на широкий и разнообразный функционал HR-решений от фирмы «1С», практически в каждом внедрении версий «1С Зарплата и управление персоналом» ПРОФ или КОРП требуются доработки.

«Чаще всего, заказчики просят доработать печатные формы договоров при приеме на работу и дополнительных соглашений при кадровых переводах и пр., например, указать особые условия труда, список выдаваемого оборудования или спецодежды, пункты начисления премий и т.д. Также часто обращаются за доработкой формы расчетного листка», - комментируют специалисты «Гигабайт».

В рамках одного из внедрений «1С Зарплата и кадры государственного учреждения 8» в одном из сибирских вузов наши программисты реализовывали доработку, которая помогала формировать актуальные дополнительные соглашения в начале каждого учебного года для каждого преподавателя с указанием размера оплаты труда с учетом оклада и порядка 15-20 различных надбавок.

Серьезную доработку специалисты «Гигабайт» реализовывали и для одного из крупных промышленных предприятий СФО, где требовалось связать учет рабочего времени со СКУД (Система контроля и управления доступом). В процессе внедрения были произведены замеры времени на проход от КПП до разных цехов, описаны условия передвижения для каждой категории сотрудников, например, кто имел право выходить за территорию, кто не имел и пр. Затем это все было привязано к табелю рабочего времени с точностью до минут.

«О таком функционале мечтают практически все крупные предприятия, но не так часто это удается реализовать — это большие трудозатраты и со стороны заказчика, и со стороны разработчиков, ведь никакого типового функционала на эту тему в системе нет. Доработка пишется с нуля».

Также одна из самых востребованных в последнее время доработок — это перечисление заработной платы в разные банки, даже одному сотруднику (например, аванс в один банк, зарплату в другой и пр.). Случается, что запрашивают настроить выгрузку реестров по зарплате в разные банки (многие банки хотят свои форматы выгрузки).

В заключении стоит сказать, что, несмотря на то, что мы постарались дать вводное описание 6-ти продуктов «1С», отвечающих за расчет зарплаты и кадровый учет (учитывая все версии), наиболее частые вопросы возникают в отношении решений «1С Зарплата и управление персоналом» 8 ПРОФ и КОРП. Именно их, чаще всего, сравнивают между собой, оценивают их функционал, исходя из потребностей бизнеса.

Наше экспертное мнение таково, что внедрение таких сложных систем, например, таких как 1С ЗУП КОРП, должно быть реальной потребностью бизнеса. То есть, не возможности программы должны определять, объем внедрения, а исключительно необходимость автоматизации уже имеющихся процессов и подходов, иначе есть шанс не только не упростить труд специалистов кадровой службы, а превратить его в неэффективные бюрократические процедуры.