Несмотря на кажущиеся прагматичность и трезвый подход к каждому решению, в мире бизнеса мифов не меньше, чем в книгах легенд древнего мира. Они создаются, трансформируются, иногда исчезают сами собой, а порой становятся настолько сильными, что определяют бизнес-повестку целых отраслей.
Комплексная автоматизация управленческих и учетных задач на предприятиях, которая реализуется с помощью так называемых ERP-систем, также рождает много мифов. В нашей статье мы постарались дать комментарий по каждому популярному мифу на эту тему, а также привести примеры внедрений решения 1C:ERP из нашей практики, которые помогают понять, где миф, а где реальность.
МИФ #1 — ERP подходит только для больших компаний
Несомненно, ERP-решениям по силам автоматизировать учет на предприятиях с числом сотрудников в несколько тысяч. Например, в практике «Гигабайт» внедрение 1C:ERP в крупной продовольственной компании «ЛИМАК» (Липецкая область), в которую входит 10 предприятий от хлебозаводов до макаронных фабрик, а общее число сотрудников превышает 3000 человек.
Но в нашем опыте есть и совершенно противоположные примеры. Так, руководство «Новотроицкого содового завода» (Оренбургская область) приняло решение внедрять 1C:ERP, когда на предприятии работало всего 7 человек (в ходе проекта автоматизированы были 5 рабочих мест). Кстати, не так давно предприятие докупило КОРП лицензии на 50 рабочих мест.
Но наиболее часто встречающиеся примеры в нашей практике — это внедрения 1C:ERP в компаниях с числом сотрудников от 200 до 1000 человек, где требуется автоматизировать примерно 50-250 рабочих мест.
МИФ #2 — ERP подходит только предприятиям «с опытом»
В первую очередь, 1C:ERP и другие аналогичные системы подходят тем компаниям, руководство которых заинтересовано в получении достоверной и оперативной информации. Ни размер, как мы уже описали в первом пункте, ни время существования компании никакой роли в данном контексте не играют.
Даже как раз наоборот, компании-новички внедряют 1C:ERP достаточно активно, если в планах руководства мощный рост и четкие перспективы на развитие бизнеса.
Например, одна птицефабрика, ставшая нашим клиентом в 2020 году, озаботилась внедрением 1C:ERP системы практически сразу после завершения строительства производственных зданий и тестовых запусков оборудования. Для предприятия было важно с самого начало оптимизировать производство, настроить планирование, чтобы получить максимум инструментов для более эффективного управления и четкого контроля.
С другой стороны компании, которые существует на рынке 10, 20, 30 и более лет, наверняка, не раз задумывались о внедрении той или иной системы управления ресурсами, а если это достаточно крупное предприятие, то какая-то система уже обязательно была там использована. Но дело в том, что как раз таким предприятиям бывает в разы сложнее принять решение по переходу на 1C:ERP или любую другую ERP-систему.
Однажды наши специалисты побывали на одном очень старом и уважаемом предприятии, где складской учет до сих пор велся на бумажных карточках. А когда им разложили по затратам и объему работ комплексное внедрение 1C:ERP, руководство отказалось от проекта, слишком уж радикальным были грядущие изменения, да и сотрудники вряд ли были к этому готовы.
Если говорить начистоту, то самое главное для успешного внедрения это желание руководства предприятия запустить этот процесс, активно сотрудничать с командой исполнителя и поддерживать сотрудников в этот непростой период.
МИФ #3 — 1C:ERP разработан только для производственных предприятий
Производственный блок в системе 1C ERP действительно очень мощный. Он позволяет автоматизировать дискретные производства различной степени сложности, дает возможность контролировать все стадии сборки вплоть до проверки каждого элемента, расход материалов и производство из давальческого сырья. С процессными производствами чуть сложнее, но мы реализовывали и такие проекты.
Тем не менее, 1C:ERP внедряют не только фабрики-заводы, но и многие торговые предприятия, которым важно получить в свое распоряжение такие важные финансовые инструменты, как Бюджетирование, Управленческий учет, Казначейство.
Например, сеть магазинов «Находка», имеющая свои торговые точки в 12 городах Восточной Сибири внедрила 1C:ERP, чтобы получить возможность собирать в одной базе информацию обо всех передвижениях товара, складских остатках, остатках в каждом магазине и т.д. Для облегчения работы менеджеров по закупкам был подключен автозаказ и партионное регулирование платежей. Интеграция с 1С:Розница позволила чутко настроить взаимодействие с каждой торговой точкой.
МИФ #4 — Возможностей 1C ERP недостаточно для полноценного бухгалтерского и кадрового учета
Довольно часто можно видеть кейсы внедрений, когда 1C ERP интегрируется с программами 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом, а компании, которые поддерживают такой подход утверждают, что возможностей 1С:ERP для ведения бухгалтерского и кадрового учета недостаточно. Но это не так.
1C ERP дает все возможности, чтобы вести регламентированный учет, сдавать налоговую отчетность, вести учет по кадрам и пр. Например, внедряя 1С:ERP в одном из крупных сибирских холдингов, который включал компании различного юридического и налогового статуса, специалисты «Гигабайт» реализовали регламентированный учет для всех структур, начиная от ООО на ОСН до ИП на 6%.
Тем не менее, стоит сказать, что формат ведения бухгалтерского учета в 1C:ERP действительно отличается от работы в профильных программах. Это происходит потому, что проводки формируются уже на основании данных оперативного и управленческого учета, то есть бухгалтерские данные не первичны.
С другой стороны, ведение бухгалтерского учета в одной системе с остальным учетом по предприятию позволяет иметь более комплексную картину, выстраивать сложную аналитику, видеть корреляции и т.д.
В части же кадрового учета, некоторые основания у этого мифа есть. Так, на данный момент возможности подсистемы по кадровому учету в 1С:ERP реализованы в объеме 1С:ЗУП ПРОФ, но разработчики «1С» обещают, что в скором времени функционал будет расширен до 1С:ЗУП КОРП.
МИФ #5 — Внедрение 1C ERP требует очень-очень больших финансовых вложений
Вопросы стоимости всегда одни из самых сложных, и комментировать их особенно проблематично. Но, если взять очень бытовой пример: 1 млн рублей за отечественный автомобиль без автоподъемников, системы кондиционирования, подушек безопасности и пр., пожалуй, дороговато, а вот эта же сумма за немецкое авто с полной комплектацией, то это более чем приемлемо. Такую же аналогию можно применить и к внедрению 1C:ERP.
Вторым аргументом против данного мифа может служить то, что затраты надо считать в контексте будущих выгод. Также как при покупке, например, нового станка. Да, затраты будут, но что мы с этого получим.
Куратор проекта внедрения 1C ERP в сети магазинов «Находка» Олеся Касьян так оценивала выгоды по итогам работ: «До проекта у нас работало 7 менеджеров по закупкам, и учитывая рост компании, на сегодняшний день нам были нужны 20 таких специалистов, но благодаря автоматизации мы обходимся тем же количеством сотрудников».
В практике «Гигабайт» были кейсы, когда заказчики «отбивали» часть затрат еще до завершения проекта, благодаря тому, что часть важных вопросов по автоматизации была решена в начале внедрения.
Например, по прогнозам специалистов компании «Сибтрейдинг» (торговая марка «ЭлитУпаковка»), производящей пластиковую тару, где мы внедряли 1C:ERP, «объем экономии только на ФОТ позволит окупить проект автоматизации за несколько лет».
Кроме экономии на оплате труда руководство предприятий отмечает такие финансовые выгоды как: сокращение недостач, увеличение продаж за счет более гибкой работы с ценой и т.д.
МИФ #6 — Внедрять 1C:ERP очень сложно и очень долго
Этот миф во многом перекликается с предыдущим. И «сложно», и «долго» надо рассматривать в соответствующем контексте.
Сложность, вообще, понятие особое. Для начинающего специалиста 1С внедрение 1C:ERP совершенно неподъемная задача, а для хорошо подготовленных и опытных внедренцев вполне достижимая цель. Несомненно, сложности в работе случаются, но, если есть богатый опыт практики и понимание сути процессов, то решение проблем — это вопрос времени.
Но, конечно, недооценивать тернистость пути внедрения ERP-системы тоже не стоит. Случается, что никто из сотрудников предприятия уже не помнит, как устроен подсчет того или иного показателя, забыты пароли и т.д., и тогда нашим специалистам приходится в прямом смысле слова добывать информацию из действующей системы, поднимать документацию и т.д.
Кроме того, сама по себе 1C ERP, как впрочем и все аналогичные продукты, очень сложная, включающая различные уровни настроек и требующая индивидуальных доработок, система. Да и каждое предприятие имеет свои особенности, так что с наскоку автоматизировать все процессы не получится, надо вникать, изучать, настраивать, дорабатывать, тестировать.
Теперь о сроках. Как правило, оценивая сроки внедрения 1C ERP специалисты говорят о 12-18 месяцах (для предприятий, где требуется автоматизировать 200-300 рабочих мест). Этот год-полтора необходимы, чтобы провести обследование, моделирование, составить техзадание, провести разработку, затем запустить систему в тестовую, а затем, и опытную эксплуатацию.
Действительно крупные внедрения занимают более длительное время. Например, проект автоматизации предприятий Гознака, в котором специалисты «Гигабайт» участвуют наравне с сотрудниками еще двух компаний–франчайзи, рассчитан более чем на 2 года.
Расскажем два довольно показательных случая.
В 2016 году мы приступили к внедрению 1C:ERP в одном холдинге, объединяющем предприятия совершенно разных сфер деятельности от фитнес-залов до гражданского строительства. К тому времени 1C:ERP как продукт существовал чуть больше 2-х лет, и некоторые подсистемы содержали ошибки разработки, которые нашим специалистам приходилось устранять самим, а параллельно отправлять запросы фирме «1С». По мере того, как ошибки исправлялись в коде программы, наши специалисты убирали свой код, чтобы по максимуму работал функционал системы. То есть, в каких-то моментах одну работу приходилось делать дважды.
Кроме того, в новой 1C ERP 2.4, которая вышла на замену версии 2.2, как раз в период внедрения, поменялась логика некоторых процессов, было исправлено, как мы уже упомянули, много ошибок, а значит, недовнедренную еще на 100% систему пришлось обновлять и снова адаптировать. В общей сложности, этот проект длился примерно 1,5 года. Однако, это нюансы внедрения новых еще не обкатанных систем, какой и была 1C:ERP в те годы.
Второй случай более позитивный. Переход на 1C ERP в одной сетевой торговой компании, состоялся чуть больше, чем за полгода, включая пару месяцев подготовки, затем три месяца первого квартала до сдачи отчетности и еще пара месяцев для доработок и окончательной корректировки работы всех сценариев. Но тут стоит сказать, что и топ-менеджмент заказчика был максимально конструктивен, и коллектив относился к изменениям с пониманием и достаточным энтузиазмом.
Подытоживая разговор о сроках, отметим, что этот вопрос, как правило, волнует заказчиков в контексте получения первых видимых результатов. Но здесь помогает применение методологии Agile, которая выстраивает процесс внедрения так, чтобы как можно оперативнее запускать внедренные модули в работу и получать первые результаты еще до завершения внедрения.
МИФ #7 — Все ERP-решения построены на западных практиках и российским предприятиям не подходят
Если в данном мифе под ERP-решениями подразумеваются все попытки автоматизации учетного процесса на предприятиях, то это утверждение в корне не верно. Еще с 60-х годов в Советском Союзе предпринимались попытки автоматизации учета не только в рамках конкретных предприятий, но и всей экономики в целом. Конечно, большинству проектов не суждено было реализоваться, но остались наработки, описанные механики учета, уникальные методологические подходы, использовавшиеся как некий базис для принятия и осмысления западных best practices, на которых основаны все самые известные ERP-системы, вроде SAP, Oracle и др.
Кроме того, западные решения создавались для рыночной экономики, в то время как в Союзе экономика была плановая, а значит, вполне логично опираться на опыт зарубежных коллег раз мы строим новую конкурентную систему хозяйствования.
Современные решения фирмы «1С», которая прошла большой путь в разработке автоматизированных систем учета, используя весь имеющийся опыт, представляет вполне адекватные реалиям российского рынка и традициям российских предприятий программные продукты. А одно из главных преимуществ систем 1С — это соответствие нормам налогового законодательства, требованиям всех надзорных ведомств и отражение реальной бизнес-повестки.
МИФ #8 — ERP под силу внедрить штатному специалисту по 1С
Не будем скрывать, такие случаи бывают. Но речь, как правило, идет о совсем небольших компаниях с числом автоматизированных рабочих мест не больше пары десятков, где нет сложного производства, филиальной сети и прочих отягчающих обстоятельств.
Если же речь заходит о глубоком внедрении таких подсистем как бюджетирование, управленческий учет, казначейство; серьезной проработке/переработке методик учета производственных процессов, технологических нюансах, то тут лучше подключать узких специалистов, а они есть только в компаниях-франчайзи.
С другой стороны, штатные специалисты могут иметь различную квалификацию. Если компания хочет нанять отдельного специалиста для внедрения ERP, и ищет такого на рынке труда — это одно. А если директор спускает директиву в it-отдел, сотрудники которого работали только с Бухгалтерией и ЗУП, в формате «я тут ERP купил, внедрите», то из этого точно вряд ли что-то получится.
Выбор в пользу франчайзи определяется еще и опытом внедрения каждого отдельного специалиста, помноженным на число реализованных всей командой проектов. Ведь внутри компании сотрудники могут советоваться друг с другом, делиться наработками, коллективно обсуждать сложные моменты, а штатный специалист лишен всего этого, ведь общедоступных форумов для поддержания высокой квалификации внедренца, бывает все-таки недостаточно.
МИФ #9 — ERP нужно только топ-менеджменту. Рядовым сотрудникам это ничего не дает
Действительно, главными выгодоприобретателями от внедрения ERP-систем являются владелец бизнеса и топ-менеджмент. Именно они, получая достоверные и оперативные данные, могут принимать действительно обоснованные решения, снижать затраты, где это возможно, и инвестировать в наиболее перспективные направления с целью получения большей прибыли.
Но, если посмотреть на ситуацию чуть шире, активный рост предприятия, как правило, несет выгоды всем сотрудникам: растут зарплаты, премии, амбициозные специалисты получают возможность карьерного роста, предприятие реализует социальные проекты для сотрудников и т.д.
А оптимизация и сокращение числа рутинных ручных операций во многих случаях позволяют сотрудникам высвободить время на решение более творческих задач, стимулируют их на освоение новых горизонтов в работе.
Так что, более явная картина, которую позволяет увидеть ERP-система, может помочь выделиться эффективным и ответственным специалистам. Четкий учет по сменам, распределение ролей и другие методики управления персоналом, реализованные в 1C ERP, помогают оценивать вклад в развитие компании каждого сотрудника.
МИФ #10 — Автоматизация предприятия с 1C ERP помогает облегчить труд всех сотрудников
Довольно неоднозначный миф, который тем не менее, может активно использоваться для мотивации персонала при внедрении 1C:ERP.
Дело в том, что основная цель внедрения ERP-систем — это получение обоснованной достоверной информации о работе предприятия. Но если для формирования этой самой информации потребуется вводить больше первичных данных, то это труд рядовых сотрудников точно не облегчит.
С другой стороны, наш опыт внедрения 1C ERP показывает, что все-таки многие рутинные операции действительно удается оптимизировать. Тот же ввод реквизитов или подстановка номенклатуры в документы заказа. Менеджерам по закупкам очень помогает механизм автозаказа, сотрудникам склада — настроенная система хранения, когда программа четко говорит, куда какой товар положить, и где его потом взять и пр.
В целом, внедрение ERP-системы положительно сказывается на труде рядовых сотрудников, особенно, особенно если они хоть как-то вовлечены в проект. Наши специалисты уверены, что в рамках обследования бывает очень полезно пообщаться с теми, кто работает с «первичкой»: рядовые менеджеры, операторы склада и пр., иногда это дает массу ценной информации, так как позволяет понять механику получения вводных данных.
Заключение
Рассмотрев 10 мифов о внедрении ERP-систем, стоит оговориться, что, наверное, их можно было бы найти и больше, но тогда мы совсем закопались бы в деталях. Описанные нами заблуждения являются основными, и именно их приходится развенчивать специалистам «Гигабайт» при общении с заказчиками.
Мы надеемся, что наши комментарии помогут всем заинтересованным в комплексной автоматизации учета по-новому оценить и потребности предприятия, и собственные силы, и выбранного партнера для внедрения 1C:ERP.
Надеемся, эта статья была интересна и полезна для вас. Чтобы поддержать наших авторов, вы можете оставить отзыв, кликнув на ссылке ОТЗЫВЫ в Яндекс.Браузере.
Или оставить комментарий в форме ВКонтакте ниже.