«Семь раз отмерь, один отрежь» — старая русская пословица, не потерявшая свою актуальность и в век информационных технологий. Именно на этапе обследования специалисты по внедрению 1С:ERP «измеряют» особенности бизнеса и процессов компании-заказчика, соотносят их с функционалом внедряемой системы, оценивают готовность предприятия к грядущим изменениям и вырабатывают концепцию развертывания на предприятии ERP-системы. О том, для чего предназначено предпроектное обследование, почему оно важно, что нужно оценивать при его проведении и заказчику, и исполнителю и как соблюсти баланс интересов, мы расскажем в нашем материале.
Предпосылки предпроектного обследования
В определённый момент у собственников или руководства предприятия возникает мысль о внедрении новой информационной системы. При этом у них может быть как чёткое понимание, каким образом эта система может решить имеющиеся проблемы, так и, что бывает даже чаще, осознание определённых задач и желание решить их путём внедрения новой системы.
В этом случае новая система представляется волшебной палочкой, которая эти проблемы может решить в один момент. Но сколько стоит внедрение? Сколько оно длится? Какие усилия необходимо приложить заказчику? Готово ли предприятие к возможным изменениям, связанным с использованием новой системы? На эти вопросы зачастую конкретных ответов нет.
Дело в том, что у собственников и руководителей не всегда есть опыт внедрения современных ERP-систем, поэтому представление о сроках, объёмах работ и других сопутствующих обстоятельствах может не совпадать с реальностью. Кроме того, на рынке есть разные программные продукты, в которых тоже необходимо разбираться. К тому же надо понимать, достаточно ли ресурсов, имеющегося оборудования для новой системы или нужно приобретать новые сервера и модернизировать сети. А если приобретать, то какие?
Ответы на эти вопросы предоставит предпроектное обследование – относительно небольшой этап работ, который позволит оценить сроки и стоимость проекта, определить программную и аппаратную составляющие внедряемой системы, выявить основные проблемы и прочие обстоятельства, актуальные для проекта.
Цели предпроектного обследования
Обозначим цели предпроектного обследования:
- Определить ключевые бизнес-цели заказчика, измеримые и достижимые результаты
- Определить рамки проекта: сроки, стоимость, трудозатраты
- Оценить состояние текущей информационной системы предприятия
- Выработать варианты целевой архитектуры автоматизированной системы
- Выработать варианты концепции развертывания системы
- Определиться с методологией проектного управления, наиболее подходящей под конкретный проект
- Определить необходимые ресурсы проектной команды как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика
- Выявить слабые места проекта, оценить его риски
Автоматизация бизнес-процессов, внедрение новой системы – это не самоцель, главное назначение подобных решений – это получение информации: разнообразной, достоверной и оперативной, – такой, которая позволяет принимать правильные и перспективные управленческие решения.
У разных специалистов компании-заказчика может быть различное представление о том, как именно должно проходить внедрение, какие процессы и каким образом оно должно затрагивать.
При этом цели различных сотрудников необходимо ранжировать и проектировать систему таким образом, чтобы максимально удовлетворить бизнес-цели компании, а не конкретных сотрудников.
Однажды мы работали на промышленном предприятии, где начальник производственно-диспетчерского отдела (ПДО) работал с 7 утра до 10 вечера, практически без отпусков и выходных. С учётом исторически сложившихся обстоятельств он планировал производство вручную и, если происходили какие-то отклонения от планов (например, из-за необходимости более раннего выпуска продукции для важного заказчика), ему приходилось вручную пересчитывать график производства до конца текущего месяца. Рассуждая об автоматизации своего участка работы, он рассматривал процессы «как есть» и пытался их автоматизировать, чтобы облегчить себе работу, но принципиально менять её содержание не собирался.
Директор по производству ставил вопрос по-иному. По его мнению, производственные процессы должны были быть перестроены таким образом, чтобы жесткой привязки к конкретным персоналиям не было, так как это несет в себе большие риски, если ключевой сотрудник по каким-либо причинам оказывался не на рабочем месте.
Сроки и стоимость предпроектного обследования
Как правило, обследование в рамках проекта внедрения 1С:ERP состоит их двух этапов: непосредственное изучение ситуации на предприятии и составление результирующего документа «Концепция проекта».
На первом этапе на предприятие приезжают представители компании-внедренца и в течение нескольких дней интервьюируют ключевых сотрудников, фиксируют процессы, изучают работу действующей информационной системы. Объем работ в данном случае зависит от размера предприятия.
Например, в компании с числом сотрудников в 200-300 человек обследование проводится силами 1-2 специалистов в течение недели, после чего в течение месяца составляется «Концепция». Для крупного предприятия сроки больше.
В нашей практике было обследование на угольно-добывающем предприятии с более чем 5000 сотрудников и необходимостью автоматизировать порядка 700 рабочих мест. Так вот, там работали 8 специалистов, а общие сроки обследования составили 3 месяца.
По итогу беседы с каждым сотрудником подписывается протокол, в котором отмечаются особенности функционирования подотчетного ему блока процессов, пожелания к работе будущей системы.
Сроки работ в рамках предпроектного обследования определяют и его стоимость. Если мы рассматриваем внедрение системы 1С:ERP на предприятии в 200-300 сотрудников и 50-60 предполагаемых пользователей системы, то это, как правило, 200-220 человекочасов работы специалистов компании-исполнителя, которые умножаются на ставку часа для проектных работ.
Результаты обследования. Документ «Концепция проекта»
Протоколы бесед, диктофонные или видеозаписи, копия информационной базы или скриншоты рабочих интерфейсов и прочие материалы, - всё это специалисты подрядчика после подписания договора о неразглашении увозят к себе.
Результатом работы становится документ «Концепция проекта», который отвечает на поставленные в начале статьи вопросы. Он показывает текущее состояние учета по обследуемым блокам и может указывать места, в которых рекомендуется изменить порядок ведения учета. Документ содержит предложения подрядчика по программной и технической архитектуре внедряемой автоматизированной системы и конкретные предложения, позволяющие, хотя бы на верхнем уровне, ответить на следующие вопросы:
- Как мы планируем разворачивать систему? Сразу или по блокам, в какой последовательности будут запускаться функциональные блоки, и какие дополнительные интеграции – постоянные и временные – с существующими системами потребуются? Часто необходимо рассмотреть различные варианты
- Какая методология проектного управления будет применяться: Agile, «водопад», различные «гибридные методологии»
- Что будет являться измеримым и достижимым результатом проекта?
- Какие ресурсы (специалисты) планируются к выделению в команду проекта как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика
Наши специалисты отмечают, что очень важно, чтобы документ содержал описание ключевых особенностей автоматизируемых процессов для более корректного определения сроков и стоимости работ.
В практике наших коллег был такой случай, когда внедрение было начато на основе результатов обследования, сделанного компанией, которая сама отказалась от реализации проекта. Так как документ был утвержден к исполнению, работы были начаты без собственного изучения ситуации, а в ходе внедрения выяснилось, что многие процессы не заработают должным образом из-за того, что какой-то блок не был должным образом описан в отчете.
По итогу проект был все-таки завершен успешно, но «осадочек остался»: и заказчику пришлось заплатить больше, чем он планировал, и подрядчик недополучил всю сумму за работы, так как был вынужден согласиться на меньшую оплату из-за того, что было принципиально важно успешно закончить начатый проект.
Кроме того, в документе «Концепция проекта» может содержаться информация о планируемом бюджете проекта (с известной степенью погрешности) и укрупненном план-графике проекта.
Скрытые нюансы предпроектного обследования
Как и в любом большом деле, да еще и завязанном на большом количестве персоналий, в предпроектном обследовании есть свои нюансы.
Случается, что ключевые сотрудники осознают некую существующую проблему в учете, но не могут ее сформулировать. Тогда они сообщают о ней руководителю проекта компании-внедренца, тот делает себе пометки, чтобы на этапе работы с блоком устранить данный недочет, но в официальный отчет эти сведения не попадают. Главное в этой ситуации – не забыть решить этот вопрос, когда до него дойдет дело.
Одним из негативных нюансов, выявляемых на этапе предпроектного обследования, можно считать скрытое лидерство кого-то из сотрудников или скрытые конфликты, которые угрожают нормальному ходу работ.
Однажды мы проводили обследование на предприятии, где заведующая одного из складов работала в только ей удобной программе и категорически игнорировала любые попытки стандартизировать складской учет. Коллеги только пожимали плечами, заявляя, что трогать эту даму нельзя никому.
Кстати, внедрение на этом предприятие так и не было начато, так как совпало с очередным падением рубля, и компания отказалась от проекта по экономическим соображениям.
Успешной реализации проекта может угрожать и отсутствие наделенного необходимыми полномочиями куратора проекта. Об этой проблеме мы написали отдельный материал. Но она актуальна и на этапе обследования, так как руководитель проекта как специалист, который хорошо знает всю работу предприятия, может помочь подрядчику лучше вникнуть в некоторые сложные или спорные процессы.
Кстати, если по каким-то причинам заказчик оказывается не удовлетворен или сомневается в качестве проведенного обследования, он может обратиться в другую компанию с аналогичным запросом. Это может помочь лучше оценить компетенции каждого из потенциальных подрядчиков. На последующих этапах проекта такое вряд ли возможно.
В заключении стоит сказать, что предпроектное обследование – это важный этап работ, который закладывает основу будущему проекту. Именно от него в значительной степени зависит успешность внедрения. Как правило, именно на этапе обследования предприятия выясняется готовность и руководства, и сотрудников компании-заказчика к проекту.
Смогут ли они уделить достаточно внимания работе над проектом, готовы ли они менять подходы к привычным процессам, обладают ли они «запасом прочности», который позволит им в течение всего хода работ (а проект может длиться от года до нескольких лет) сохранять повышенную работоспособность и профессионально воспринимать все изменения.
Обследование также проявляет и компетенции компании-исполнителя. Дает заказчику возможность понять, почувствовать, стоит ли начинать работы с конкретным подрядчиком и как будущее сотрудничество скажется на развитии бизнеса.
Читайте также:
Остались вопросы?
