Приём на работу в 1С:ЗУП

Регистрация нового сотрудника

В системе любой приём на работу начинается со справочника «Сотрудники». При внесении информации о новом работнике в его карточке указывается «Организация», с которой заключен договор. При вводе «Полного имени», содержащего ФИО сотрудника, выполняется проверка справочника «Физические лица» на наличие зарегистрированного человека с таким ФИО. При обнаружении совпадений есть возможность использования этого физлица.

Далее в карточке обязательно должны быть заполнены основные персональные данные: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС.

Также заполняются дополнительные сведения о сотруднике через гиперссылки в шапке формы: образование, семья, страхование и др.

При записи данных автоматически будет присвоен табельный номер и выполнится запись нового физлица, если ранее оно не было сопоставлено.

Прием на работу российских граждан

Оформление новых сотрудников и принятие их на должности в системе реализовано двумя способами: индивидуально и списком.

• Приём на работу с помощью документа «Приём на работу»

Перейти к оформлению документа «Приём на работу» можно из формы сотрудника через команду «Оформить документ».

В шапке нового документа заполняются «Организация», «Дата» и «Сотрудник». На вкладке «Главное» по гиперссылке заполняется страховой стаж, «Дата приема», и «Испытательный срок». «Подразделение» характеризует структурную единицу организации, к которой прикрепляется сотрудник. В качестве «Должности» выступает позиция штатного расписания, если оно используется, в ином случае выбирается элемент справочника «Должности». Большинство условий заполняются автоматически по выбранной позиции и могут быть скорректированы вручную.

«Территория» может быть указана, если применяется выполнение работ на различных территориях (к примеру, удаленные офисы или участки). Поле «Рабочее место» также заполняется только при необходимости. При активации флага «Отразить в трудовой книжке» становятся доступны уточняющие поля.

Условия оплаты труда уточняются тарифной группой из «Разряда (категории)» сотрудника. Поле «ФОТ» является информационным и заполняется, если выбрана позиция штатного расписания или заполнена табличная часть вкладки «Оплата труда».

В поле «Колич. ставок» допускаются как дробные значения, так и целые. «График работы» соответственно определяет график сотрудника. А «Вид занятости» определяет оформление отпусков и пособий в будущем. Имеется настройка прав на отпуск.

В документе «Приём на работу» реализовано бронирование позиции, эта возможность активируется в настройках штатного расписания. В таком случае позиция будет считаться занятой указанным сотрудником, но принят он не будет.

Условия оплаты труда описываются в табличной части «Начисления». Данный список заполняется вручную или автоматически по данным позиции штатного расписания (или кнопкой «Заполнить по позиции»).

Для «Трудового договора» указываются его номер и дата. Есть возможность оформления срочного договора. Остальные поля служат для уточнения условий приёма.

При проведении документа в случае несоответствия штатному расписанию возникает информационное окно «Проверка соответствия штатному расписанию».

Можно распечатать комплект необходимых документов. Предварительно следует заполнить в карточке сотрудника все поля, которые должны быть автоматически заполнены в печатных формах.

• Приём на работу списком

Для массового приёма персонала применяется документ «Приём на работу списком», формируемый из общего перечня документов «Приёмы, переводы, увольнения». Табличная часть такого документа заполняется путём подбора сотрудников через кнопку «Подбор» или добавлением новой записи о приёме по кнопке «Добавить». Каждая позиция списка редактируется в отдельном окне, аналогичном «Приёму на работу» одного сотрудника, который был рассмотрен выше.

Приём на работу иностранных граждан

Оформление новых иностранных сотрудников в системе имеет лишь несколько особенностей. В карточке иностранных сотрудников возможен ввод ФИО латиницей. По ссылке «Личные данные» вносится информация о гражданстве в соответствии с документом, удостоверяющим личность, который также должен быть отражен в системе. Здесь же хранится «Адрес за пределами РФ».

По гиперссылке «Страхование» статус указывается для иностранца в соответствии с предоставленными документами.

В форме «Налог на доходы» указывается статус, соответствующий налогоплательщику-нерезиденту.

При отражении приёма на работу иностранца становится доступна вкладка «Дополнительно» со сведениями, которые будут отражены в трудовом договоре при его печати.

Необходимо отправить в СФР сведения о трудоустройстве иностранца, уведомление о заключении договора с иностранцем в МВД, ходатайство иностранца о привлечении его в качестве ВКС, уведомление о прибытии иностранца.

Приём на дистанционную работу

Если в организации предусмотрена удалённая работа, в системе допускается оформление трудоустройства на подобных условиях. При активации функции «Используется дистанционная работа» в настройках системы в документе приёма нового работник появляется флаг «Работает дистанционно».

Заключение

1С:ЗУП обеспечивает корректность кадровых операций с учётом различных условий. Для удобства в системе персонал может быть принят на работу индивидуально и/или массово. Предусмотрено трудоустройство иностранцев, совместителей и дистанционных сотрудников. Автоматизация этого этапа кадровой работы помогает компании поддерживать порядок в учёте и обеспечивать соответствие законодательным требованиям.