Предпроектное обследование - как сэкономить на автоматизации

Первым шагом на пути к автоматизации является комплексное обследование предприятия, оно же  предпроектное обследование.  

Что это такое? Предпроектное обследование - является комплексом мер, которые направлены на изучение структуры компании, ее бизнес-процессов, взаимодействия отделов и структурных подразделений между собой, а также  уже имеющегося программного обеспечения компании. 

Для чего необходимо предпроектное обследование? 

Предпроектное обследование позволяет определить цели предстоящей автоматизации и критерии, которые помогут их достичь. Кроме того, до того, как начнутся работы, с заказчиком обязательно оговаривается в каких границах оно может быть проведено - допустим ли обследование всех бизнес-процессов предприятия или необходим аудит отдельных блоков.  Дело в том, что каждая отдельная компания - это уникальный механизм, поэтому крайне важно проанализировать и учесть все составляющие его работы. 

Какие задачи решаются в рамках проведения предпроектного обследования? 

• Позволяет определить потребности ключевых лиц  заказчика, установить рамки проекта;

• Дает возможность сформулировать главные цели автоматизации и наметить пути, которые позволят их достичь;

• Появляется понимание - как складываются дела в компании и какая информационная  система там используется;

• Выявляются сложности, основные требования и пожелания компании-заказчика;

• Определяется какое ПО потребуется для того, чтобы выполнить проект;

• Разрабатывается график предстоящей автоматизации, в нем прописываются этапы работы на проекте, рассчитывается  - сколько примерно будет стоить реализация проекта; 

• Формируется команда проекта со стороны компании-заказчика.

Как проходит предпроектное обследование?

Предпроектное обследование можно разделить на три этапа - интервью, разработка концепции и подготовка отчета. Далее расскажем о них подробнее. 

Интервью. В очной форме или дистанционно проводится интервью с представителями компании-заказчика: как с владельцами, так и вовлеченными в бизнес-процессы ключевыми сотрудниками. Здесь важно, чтобы опрошены были специалисты самых разных рангов, так как  высшее руководство не всегда на 100% владеет информацией о реальном положении дел. Зачастую руководители уверены, что бизнес-процессы проходят так, как было задумано изначально, а в действительности работа в компании ведется совершенно иным образом. Выясняются тонкости бизнес-процессов, имеющейся ИТ-среды, оценивается имеющееся оборудование, уровень квалификации ИТ-специалистов компании, ожидания заказчика от конечного результата.  

На данном этапе необходима максимальная включенность со стороны заказчика. Конечный результат напрямую зависит от полноты и корректности ответов. Результатом интервью должна стать целостная картина работы компании. 

Разработка концепции. Данный этап вытекает из предыдущего. С учетом информации, полученной во время интервью, разрабатываются несколько концепций реализации проекта. Определяется необходимое программное обеспечение, составляется план доработок, исправлений и улучшений.

Составление отчета. После тщательного изучения предприятия составляется отчет, содержащий следующую информацию: 

• Описывается существующая информационная система компании;

• Прописывается концепция новой системы системы;

• Указывается какие ресурсы потребуются на внедрение;

• Прописываются цели и определяются границы проекта;

• Расписывается каждый из возможных вариантов внедрения; 

• Цена работы и график;

• Объясняются выгоды заказчика от предпроектного обследования;

• Детально описываются существующие бизнес-процессы, чтобы заказчик мог на бумаге наглядно увидеть всю работу предприятия; 

• Приводятся варианты решения существующих задач;

• Описывается состояние программного и технического обеспечения предприятия.

Какие выгоды несет для заказчика предпроектное обследование?  

Заказчик получает подробное описание существующих бизнес-процессов и может видеть реальное положение дел своей компании. Но важнее здесь другое -  на этапе предпроектного обследования появляется понимание сроков автоматизации и ее стоимости. Оно позволяет учесть возможные технические проблемы и избежать их на этапе внедрения, сэкономить ресурсы и время, а также учесть все пожелания компании-заказчика еще до старта проекта. 

Поэтому если предприятие не хочет получить на выходе проект с массой доработок а значит и постоянным сдвигом сроков ввода системы в промышленную эксплуатацию, то ей просто необходимо провести качественное предпроектное обследование. Оно является фундаментом всей последующей работы над проектом.