Подсистема казначейства в решении 1С:ERP представляет собой функциональный блок, с помощью которого удобно и эффективно происходит управление денежными потоками. Используя этот блок, можно планировать, вести учет и производить тщательный контроль движения средств, а также анализировать финансовое состояние организации, обеспечивая прозрачность в финансовом управлении.
Основные задачи казначейства включают:
-
Ведение учета платежей и эквайринговых операций;
-
Контроль за целевым использованием денежных средств;
-
Работа с кредитами, займами и депозитами;
-
Осуществление управления взаиморасчетами;
-
Ведение учета расчетов с подотчетными лицами;
-
Возможность анализировать денежные потоки организации и остатки.
Безналичные платежи
В системе, разработанной для 1С:ERP, имеется возможность работы с несколькими банковскими счетами, включая расчетные счета, которые были открыты за рубежом.
Учет безналичных платежей осуществляется в специальном рабочем месте, которое так и называется — «Безналичные платежи». Здесь предусмотрено внесение операций по списанию и поступлению ДС, а также возможность перехода к первичным документам, служащим основанием для этих операций. Все поступления фиксируются в журнале «К поступлению», а списания — в журнале «К оплате/переводу».
С помощью специального места для работы можно поставить отметку «Проведено банком», подтверждающую соответствующий факт о регистрации нужных платежей в выписке банка.
Для упрощения обмена платежными документами есть специальные сервисы, с помощью которых происходят необходимые взаимодействия с выбранными для работы банками, настройки которых задаются в карточке, посвященной банковскому счету на вкладке «Обмен с банком». Доступны три формата такого обмен:
-
1CClientBankExchange — это, как следует из названия, обмен в формате от 1С;
-
ISO20022 — это стандарт для финансовых услуг, являющийся международным;
-
MT 940 — формат для выписок в сети SWIFT.
В месте для работы под названием «Безналичные платежи» пользователь найдет функциональную кнопку для выгрузки и загрузки платежей (она так и называется). Дополнительно реализован «1С:ДиректБанк» — сервис для автоматизированного обмена финансовыми документами, включающий прием платежных поручений и электронную передачу распоряжений на перечисление средств. Регистрация действующего соглашения об электронном документообороте при работе с сервисом является обязательной.
Наличные платежи
Для осуществления наличных платежей необходимо указывать места, где денежные средства хранятся по факту. Кассовые книги можно формировать отдельно для разных организаций или обособленного подразделения, независимо от наличия отдельного баланса.
В системе доступны различные операции с наличными:
-
Поступления и списания денежных средств
-
Выдачи
-
Перемещения между кассами
-
Инвентаризации
-
Инкассации
Первичный учет наличных платежей осуществляется посредством приходного и расходного кассового ордера в специализированном разделе. Дополнительно документация может генерироваться на базе существующих расчетных документов, к ним, например, относятся «Реализация товаров и услуг» или «Заказ клиента».
Для того чтобы выдать наличные, нужно использовать расходный кассовый ордер.
При перемещении средств между кассами предприятия и операционными кассами нужно оформить два специальных документа: расходный кассовый ордер для кассы отправителя и приходной кассовый ордер для кассы получателя. При перемещении между кассами предприятия используются специальные операции по выдаче и поступлению в кассу и из кассы соответственно. Для операционных касс также есть соответствующие операции. В случае перемещения между ККМ в разные даты необходимо оформить документы по внесению или выемке средств в ККМ.
Инвентаризация наличных средств проводится с помощью документа Казначейство – Касса – Инвентаризация наличных ДС, что позволяет фиксировать фактические и учетные остатки, а также выявлять излишки и недостачи.
Инкассация может оформляться двумя способами: с применением 57-го счета для учета «денег в пути» или без него, при прямой сдаче в банк. При инкассации через стороннюю организацию оформляется расходный ордер (в нем отмечается тип «Инкассация в банк»), а при прямой сдаче — «Сдача в банк». Контроль инкассации и отслеживание расхождений происходят с помощью специального рабочего места — в нем фиксируются как недостачи, так и излишки.
Эквайринговые операции
1С:ERP предоставляет функционал для полноценного учета эквайринговых операций. Настройка механизма осуществляется через специализированный справочник «Договоры подключения к платежным системам», который детально регламентирует применяемую схему взаимодействия.
Система поддерживает несколько вариантов проведения платежей:
-
Эквайринговый терминал;
-
Интернет-эквайринг;
-
СБП.
Проведение транзакций по банковским картам требует обязательного указания договора эквайринга и соответствующего терминала.
Перед началом работы терминалы подлежат предварительной регистрации в общем списке оборудования с последующим подключением к РМК. Есть также и возможность загружать банковские отчеты по эквайрингу и СБП, причем отчеты по эквайрингу могут быть импортированы из XML-файлов, предоставляемых банком, хотя не все финансовые учреждения поддерживают требуемый формат выгрузки.
Работа с кредитами, депозитами и займами
Ключевые возможности для учета кредитов, а также депозитов включают:
-
Детальная фиксация условий погашения;
-
Первичную регистрацию остатков по финансовым договорам;
-
Расчет и начисления процентов и комиссий с учетом условий договоров;
-
Возможность анализа обязательств по кредитным соглашениям.
Система позволяет формировать платежные графики — как на основе договора, так и путем ручного внесения или импорта из внешних источников. Платежный календарь обеспечивает прогнозирование денежных потоков.
Дополнительно реализованы инструменты для того, чтобы корректировать задолженности:
-
Можно списывать и начислять на статьи доходов и расходов, а также на активы и пассивы.
-
Можно проводить взаимозачеты и перераспределять задолженности между контрагентами с использованием промежуточных финансовых инструментов.
Заявки на расходование денежных средств
Функционал заявок представляет собой эффективный инструмент управления финансовыми потоками, позволяющий:
-
Минимизировать кассовые разрывы;
-
Предотвращать несогласованные выплаты;
-
Планировать расходные операции.
В настройках банковского счета и кассы организации предусмотрен признак, позволяющий проводить списания денежных средств без заявок на оплату. Система поддерживает различные типы операций:
-
Выдача ДС подотчетным лицам;
-
Оплата поставщикам;
-
Возврат клиентам;
-
Налоговые перечисления;
-
Оплата другим организациям;
-
Прочие расходы;
-
Переводы на депозитные счета и другие операции.
Основная цель заявок — создание прозрачной и контролируемой системы финансовых операций.
Установка лимитов на расходы
Система предлагает механизм финансового контроля, включающий:
-
планирование затрат для структурных подразделений;
-
определение предельных сумм по статьям движения денежных средств;
-
мониторинг и оптимизация объемов выплат.
Контроль может осуществляться как на уровне всего предприятия, так и для отдельных подразделений. Инструменты лимитирования доступны при отсутствии системы бюджетирования, а при ее наличии открываются дополнительные возможности контроля по аналитическим данным и временным периодам.
Предусмотрены два режима контроля:
-
Уведомительный;
-
Ограничительный (блокировка заявок при превышении лимита).
Контрольные механизмы применяются к заявкам на различных этапах согласования. Специальный флаг «Сверх лимита» позволяет ответственным менеджерам инициировать дополнительное согласование для платежей сверх установленного лимита. Все финансовые операции фиксируются в специализированных отчетах.
Платежный календарь
Календарь — комплексный финансовый инструмент управления денежными потоками, благодаря чему казначейство может:
-
Структурировать графики платежей;
-
Контролировать исполнение финансовых обязательств;
-
Оптимизировать распределение ресурсов.
Функционал включает автоматизированное формирование календаря с учетом возможностей исполнения платежей, гибкое редактирование графиков и условий расчетов. Система обеспечивает многокритериальную фильтрацию и группировку финансовых операций, детализацию до уровня конкретных расчетных объектов. Ключевые возможности позволяют:
-
Настраивать и управлять календарными данными;
-
Учитывать частичное исполнение заказов;
-
Распределять платежи по счетам и датам;
-
Группировать по контрагентам и операциям;
-
Создавать платежные документы пакетами;
-
Выгружать в банковские системы.
Календарь имеет три режима отображения и управления данными:
-
Заявки — Календарь: отображает список заявок и информацию об остатках, сгруппированным по счетам и валютам. Распределение осуществляется на ближайшую дату оплаты на счет с достаточным балансом, при этом заявки автоматически переводятся в статус «К оплате». В списке отображаются только активные счета и кассы, а результаты распределения фиксируются в документе заявки.
-
Календарь — Платежи: специализируется на детальном управлении данными календаря и платежами. В верхней части отображаются остатки и обороты по счетам. Позволяет детализировать поступления и списания до уровня оперативных документов. Основные функции включают изменение параметров объектов оплаты, группировку по различным критериям и планирование денежных потоков.
-
Список заявок: Отображает список заявок для распределения по счетам и кассам. Предоставляет возможность фильтрации заявок для распределения и группировки их по различным параметрам. Реализована функция частичной оплаты, позволяющая разбивать сумму заявки по разным датам и счетам.
Управление взаиморасчетами
В этом разделе находятся инструменты, с помощью которых анализируются взаимные обязательства предприятия и его партнеров. В его функционал входят:
-
Ведение учета фактической и планируемой задолженностей;
-
Детализированный учет взаиморасчетов, связанных с объектами и документами;
-
Возможность работать с самыми разными валютами;
-
Различные взаимозачеты и списание задолженностей;
-
Работа с актами сверки;
-
Возможность анализировать расчеты и выявлять просроченную задолженность.
Договоры, как правило, определяют условия, по которым происходят расчеты, а детализация влияет на выбор документа, а также метод, по которому формируется график оплаты. При этом имеется несколько вариантов детализации: по договорам, заказам и расчетным документам, а также по авансам.
Также есть возможность оформить взаимозачет задолженности. Он предназначен для прекращения встречных обязательств по оплате и переноса дебиторской и кредиторской задолженности между договорами, включая операции зачета по любым договорам. Взаимозачет может осуществляться как между контрагентами в рамках одной организации, так и между разными организациями.
В документе предусмотрен выбор типа операции, включая перенос авансов и долгов как клиентов, так и поставщиков, а также взаимозачет между дебиторской и кредиторской задолженностью. Операции могут выполняться как внутри одной организации, так и между несколькими контрагентами, включая возможность работы в режиме онлайн взаиморасчетов.
Работа с подотчетными лицами
Выделяемые подотчетным лицам средства могут быть использованы для следующих целей:
-
Командировочные расходы, такие как компенсация проезда, аренда жилья, обмен валюты и прочие затраты.
-
Хозяйственные расходы, например, на канцелярские принадлежности и мелкие траты.
-
Другие документы, такие как, например, талоны на бензин, путевки на лечение, почтовые переводы и билеты.
В системе можно оформить доверенности, денежные документы и авансовые отчеты. Для того чтобы выдать такие средства, нужно подготовить расходный кассовый ордер или оформить списание безналичных средств, указав «Выдача подотчетнику» в качестве операции.
Авансовые отчеты подтверждают обоснованность расходов, а незакрытые расчеты проверяются пользователем в разделе под названием «Авансовые отчеты к оформлению». Также предусмотрена интеграция со специальным сервисом Smartway для быстрого бронирования, с возможностью загрузки созданных бронирований в систему.
Анализ потоков и остатков
В разделе казначейства представлен ряд отчетов для анализа и управления денежными потоками, а также расчеты с подотчетными лицами.
Если у вас остались вопросы, наши специалисты будут рады на них ответить. Заполните форму ниже, и мы свяжемся с вами.
Читайте также:
Остались вопросы?
