Кадровый учет и расчет заработной платы в 1С:ERP 2

Если перед вашей организацией встают задачи автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы нескольких десятков, сотен или тысяч человек, или на вашем, даже небольшом, предприятии расчет заработной платы сложнее, чем просто начисление оклада, районного коэффициента, отпускных и больничных, тогда вам подойдет подсистема «Зарплата и управление персоналом» в корпоративном решении 1С:ERP 2. Она позволяет минимизировать ручные расчеты и корректировки по начислениям и удержаниям, дает возможность сократить трудозатраты специалистов по кадровому делопроизводству и бухгалтеров, помогает автоматизировать процессы кадрового учета и подготовки регламентированной и управленческой отчетности по кадровому учету и расчету заработной платы .

Кроме того, данная подсистема является частью комплексного решения, охватывающего весь учет по предприятию, значит есть возможность корректного обмена данными с другими блоками. Основное преимущество кадрового учета в системе 1С:ERP 2 состоит в том, что весь учет (оперативный, управленческий, бухгалтерский, кадровый учет и расчет заработной платы) находится в одном месте, в единой информационной базе.

В данной статье мы познакомим вас с расширенными возможностями ведения кадрового учета и расчета заработной платы в системе 1С:ERP 2, чтобы освоение соответствующей подсистемы вызвало у вас минимум неудобств.


Управление персоналом в 1С:ERP 2

Данная подсистема в решении 1С:ERP 2 позволяет полноценно вести кадровый учет на предприятии, решать сложные задачи, связанные с расчетом заработной платы, контролировать все затраты, связанные с зарплатой, вести налоговый и регламентированный учет в соответствии с законодательством РФ. (Стоит уточнить, что на сегодняшний день функционал раздела «Зарплата и управление персоналом» в корпоративном решении близок к возможностям программы 1С: ЗУП ПРОФ, хотя фирма-разработчик обещает в ближайшее время реализовать функционал 1С: ЗУП КОРП в 1С:ERP 2).

Рассмотрим подробнее возможности кадрового учета в 1С:ERP 2. Какие именно возможности кадрового учета доступны пользователям:

  • ведение неограниченного количества сотрудников. Учет личных данных, с сохранением истории изменения таких как, ФИО, гражданство и т.д.


  • Хранение любой необходимой информации (группы крови, вес, наличие транспортного средства и т. п.). Использование данных параметров для вывода в кадровой отчетности. Возможность присоединения скан файлов: трудовая книжка, резюме, фотографии и т. д.

  • Ведение обязательного кадрового документооборота прием, перевод, увольнение (с прилагающимися печатными формами Т-1 или Т-1а, Т-5 или Т-5а, Т-8 или Т-8а). Для удобства данный список дополнен различными кадровыми документами отражающие движение сотрудников, например, «Перемещение в другое подразделение», «Отпуск по уходу за ребенком» и пр.

  • Возможность перевода сотрудника из одной организации в другую, причем обе организации должны входить в состав одного предприятия и учет по ним вестись в одной программе. Для этих целей предусмотрен пакет документов согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и пр.

  • Совмещение должностей. Часто на больших предприятиях возникают ситуации, когда нужно подменить коллегу, повысить должностные обязанности, а оплата обязательно должна зависеть от ставки замещающего сотрудника. Подсистема «Зарплата и управление персоналом» в 1С: ERP 2  позволит оформить совмещение должностей и рассчитать доплату за совмещение, как фонд оплаты труда (далее ФОТ) замещаемого сотрудника или разницу в окладах замещаемого и замещающего работников, при этом можно оставить как процент от зарплаты самого замещающего сотрудника. Предусмотрены необходимые печатные формы (печатная форма дополнительного соглашения к трудовому договору).

Как видно на рисунке, сотрудник Ганчарова будет совмещать обязанности Сидорова, размер доплаты составил 50% от заработка Сидорова.

  • При необходимости можно включить ведение воинского учета. Для сотрудников, подлежащих пребыванию в запасе, стоящих на особом воинском учете, забронированными органами гос. власти, районного самоуправления или организациями на этап мобилизации, военнослужащего положения или же на военнослужащее время, учтены специальные документы. Предусмотрена вся необходимая отчетность для военкоматов в соответствии с действующим законодательством.

  • Регистрация договоров гражданско-правового характера (договоров авторского заказа) реализована для сторонних контрагентов и для работников организации с различными способами оплаты (однократно в конце срока, по актам, ежемесячным авансовым платежом в конце срока).

  • Важной особенностью, в отличие от «1С:Бухгалтерия 8», является наличие штатного расписания организации. Реализован механизм ведения истории его изменения. Предусмотрена отчетность по штатному расписанию, в которой можно проследить соблюдение выполнения плановых и фактических данных по утвержденному штатному расписанию. А также возможность формирования печатной формы Т-З.

На рисунке показана позиция штатного расписания, которая утверждена на 01.01.2020 г., количество свободных ставок-одна.

Ниже на рисунке представлен отчет «Анализ штатного расписания» из которого можно получить информацию сколько ставок запланировано, а сколько уже фактически занято. При этом можно увидеть временно освобожденные ставки.


Учет рабочего времени в 1С ERP 2

«Зарплата и управление персоналом» в 1С:ERP 2 (далее - ЗУП) предоставляет возможность гибкой настройки графиков сотрудников.
Начнем с того, что в отличие от «1С:Бухгалтерия» в подсистеме ЗУП в 1С ERP есть график работы, который хранит информацию о плановом режиме рабочего времени (пятидневка, шестидневка, сменный).

В графике доступно заполнение различных видов использования рабочего времени. Допустим явка водителя рассчитывается по одной ставке, а часы ремонта или вахта для этого же водителя по другой ставке. Тогда в графике необходимо указать сколько часов затрачено на тот или иной вид времени.

Можно зарегистрировать различные отсутствия сотрудников (для этого предназначены специализированные документы):

  1. Основной и дополнительный отпуск (печатные формы Т-6, Т-6а). Предусмотрен удобный механизм по учету остатков ежегодных отпусков, планирования графиков отпусков (форма Т-7).

  2. Отпуск по уходу за ребёнком

  3. Отпуск без сохранения заработной платы

  4. Отсутствие по причине нетрудоспособности (больничный лист)

  5. Командировки и сохранение заработка на время командировки. Имеется возможность зарегистрировать командировку группы сотрудников, предусмотрена печать унифицированной формы Т-9а.

  6. Простои сотрудников, так же можно оформить списком и на одного работника.

  7. Отгулы, учитываются в счет ранее отработанного времени сверх нормы.

Регистрировать отсутствия можно как в днях, так и в часах.

Время переработки (сверхурочная работа, работа в праздники и выходные) также фиксируется отдельными документами, для отражения в табеле и дальнейшего расчета оплаты труда.


Кадровый учет в системе 1С:ERP 2 позволяет реализовать более гибкое планирование рабочего времени индивидуально для каждого сотрудника. Например, если присутствие работника не обязательно на постоянной основе, в небольших фирмах это может быть бухгалтер, часто применимо к творческим профессиям — дизайнер, журналист и т.д.

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, по договоренности с работодателем, сотрудник переходит с одного запланированного графика работы на другой, с этой целью используется документ «Индивидуальный график».

Важно: Если для сотрудника введен график работы и индивидуальный график, норма времени будет применена из индивидуального графика.


На основании введенного графика и отклонений, зарегистрированных специальными документами о невыходе, происходит расчет зарплаты, зависящий от времени. Вся информация о зарегистрированном времени автоматически заполняется в табеле учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13.

Если в программу после проведения табеля (после закрытия периода, когда уже исправления внести в исходный документ возможности нет) необходимо занести сведения об изменениях фактически отработанного времени, допустим в бухгалтерию предоставляется оригинал табеля позже периода расчета заработной платы. Либо обнаружены ошибки в уже зарегистрированных данных, в таком случае на основании исходного документа можно занести исправления данных прошлого периода в новом документе текущего периода, для корректного расчета всех зависимых начислений и выплат.

Расчет и учет заработной платы в 1С ERP 2

Данный раздел учета в 1С:ERP 2 позволяет вести сложные механизмы расчета по заработной плате. Включает в себя большой спектр настроек для автоматизации начислений и удержаний на предприятии.

В стандартном списке начислений уже имеется ряд настроенных способов расчета, такие как оплата по окладу, оплата по окладу (по часам), премия и т. п. При необходимости допустимо создавать и настраивать свои виды расчета


В системе предусмотрены специальные документы для более сложных расчетов, таких как:

  • Расчет по тарифным группам (сеткам) и тарифным разрядам
  • Премирование по различным схемам мотивации
  • Расчет компенсации отпуска при увольнении, рассчитывается непосредственно в документе увольнения
  • Регистрация натуральных доходов
  • Начисление материальной помощи сотрудникам
  • Надбавка за вредность
  • Расчет среднего заработка, сюда относится отпуск, больничный, командировки, и пр. (с учетом индексации заработной платы)
  • Доплата до среднего заработка, на предприятии могут возникать ситуации (в соответствии с законодательством), когда сотрудника переводят на работу, оплачиваемую ниже среднего заработка и пр.

Если у сотрудника при расчете среднего заработка отсутствуют сведения о заработной плате за расчетный период, данные можно внести вручную один раз и использовать их в последующих расчетах среднего заработка.


Если возникает необходимость ввода сведений, влияющих на расчет «задним числом» имеется возможность автоматического доначисления зарплаты или перерасчета.

Если вовремя не были занесены какие-либо сведения, например, об отсутствии сотрудника, после ввода недостающей информации будет произведен автоматический пересчет и сторнирование начислений.

В подсистеме «Зарплата и управление персоналом» в 1С: ERP 2 предусмотрены различные виды удержаний, профсоюзные взносы, добровольные страховые взносы, удержания по исполнительным листам можно назначить также в виде доли (например ½) от заработной платы. Пользователю доступны любые виды удержаний для самостоятельного создания и настройки.

Автоматизирована возможность предоставления займа сотруднику организации, посредством заключения договора займа.

Автоматизировано ежемесячное удержание из зарплаты сотрудника суммы займа в соответствии с графиком платежей и выбранным способом.

Также автоматически рассчитываются проценты по займу и НДФЛ с материальной выгоды, если она образуется.


Способы ведения взаиморасчетов с сотрудниками

В системе реализованы механизмы выплаты авансов по заработной плате. Сразу в момент приема на работу пользователь определяет то, каким образом планируется выплачивать авансы конкретному сотруднику. При необходимости способ выплаты можно изменить с помощью кадровых документов.


Существуют следующие способы, фиксированной суммой или процентом. Для данных видов авансов никаких дополнительных документов вводить не нужно. Еще один способ, это выплаты аванса «Расчетом за половину месяца», в данном случае необходимо будет произвести начисление заработной платы за первую половину месяца.

Выплаты в меж. расчетный период или по итогам месяца (можно выбирать в документах начисления таких как, отпуск, командировка и т.д.).

Что это означает? Давайте рассмотрим на примере:

Из нашего примера видно, что сотрудник направляется в отпуск с 05.06.2020 по 16.06.2020 года. Выплата будет произведена раньше, чем вся сумма по заработной плате, а именно 03.06.2020 года. Для удобства можно сформировать ведомость на выплату из расчетного документа «Отпуск».

Дополнительно в 1С ERP 2 реализованы следующие возможности:

  • Поддерживается депонирование заработной платы. А также списание депонированных сумм в связи с истечением срока давности. Т.е. если кто-то из сотрудников не смог или не успел получить свою заработную плату, мы обязаны ее задепонировать

  • Поддерживается выплата зарплаты наличными, через кассу с соответствующими печатными формами Т-49 и Т-53, и безналичная оплата, посредством банка (реализовано несколько способов перечисления, перевод на личную карту сотрудника открытую в любом банке, на карту, открытую организацией в рамках зарплатного проекта или на личный банковский счет), а также через раздатчика

  •  Автоматизирован расчёт компенсации в случаях не своевременного перечисления зарплаты.



Можно открыть на редактирование документ компенсации для проверки расчёта.


Дополнительно, в системе предусмотрен прямой обмен ведомостями на выплату заработной платы с банками в рамках зарплатных проектов.

В системе реализована вся необходимая аналитическая отчётность для анализа данных по заработной плате (расчетные листки, полный свод начислений и пр.)

Расчет и учет НДФЛ и страховых взносов в 1С ERP 2 ЗУП

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются с заработной платы, а также с доходов, не относящихся напрямую к оплате труда таких как, призы, подарки и пр.


Кроме того, НДФЛ и страховые взносы могут быть рассчитаны с физических лиц, не связанных трудовыми отношениями с организацией. Например, НДФЛ с дохода по аренде автомобиля у стороннего физического лица.


При расчете НДФЛ  в подсистеме ЗУП в 1С: ERP 2 применяются стандартные вычеты (личные, имущественные, социальные и пр.). Предусмотрены ставки в соответствии с действующим законодательством РФ. При выборе ставки программа анализирует статус налогоплательщика (нерезидент; высококвалифицированный иностранный специалист; член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов; гражданин страны – участника Договора о ЕАЭС и пр.).

Реализована справка по форме 2-НДФЛ, в которой можем посмотреть общую сумму дохода и исчисленного налога по всем работникам и сверить ее с формой 6-НДФЛ. Расшифровать необходимые данные можно с помощью регистра по налоговому учету НДФЛ с детализацией до даты выплаты конкретного дохода. Для обособленных подразделений (зарегистрированных в налоговых органах) предусмотрен раздельный учет доходов и сумм налога. Взносы на страхование рассчитываются по основному и пониженному тарифам (последнее для членов экипажей морских судов и фармацевтов). Дополнительные взносы в ПФР рассчитываются для членов летных экипажей, шахтеров и для сотрудников, занятых на вредных и тяжелых работах.

Регламентированная отчетность по налогам и страховым взносам в 1С:ERP 2

В систему 1С:ERP 2 включена вся необходимая в РФ регламентированная отчетность по зарплате, налогам и страховым взносам:

  • квартальная отчетность в ПФР, включая сведения персонифицированного учета: формы РСВ-1, РВ-3, корректирующие формы СЗВ-6-1 (включая форму АДВ-6-3), СЗВ-6-2, СЗВ-6-4 (включая форму АДВ-6-5).


Реализованы механизмы проверки корректности заполнения данной отчетности

  • формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3; СЗВ-ТД, СЗВ-К и СЗВ-М; ДСВ-1 и ДСВ-3; СПВ-2 для ПФР.

Например, посмотрим форму АДВ-1. Для того, чтобы данные заполнились в отчете корректно необходимо указать их в карточке сотрудника. Данную форму можно выгрузить или отправить в контролирующие органы напрямую из программы.

  • квартальная отчетность в ФСС (форма 4-ФСС)

данные, отправляемые в ФСС в рамках пилотного проекта (предоставление обязанности по выплате пособий прямо в ФСС);

  • формы отчетов для статистики: П-4, П-4 (НЗ), МП (микро), ПМ, 3-Ф. Для унитарных компаний и некоммерческих организаций: ЗП-Здрав, ЗП-Культура, ЗП-Наука, ЗП-Образование, ЗП-Соц.

Отчеты в 1С:ERP 2 можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. При этом возможна отправка отчетности в надлежащие органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с подключенным сервисом «1С-Отчетность». 

Заключение

Все вышеперечисленное позволяет сделать вывод, что функционал по кадровому учету и расчету заработной платы в учетной подсистеме 1С:ERP 2 нисколько не уступает аналогичному функционалу программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Подсистема ЗУП в программе 1С:ERP 2 позволяет полноценно вести кадровый учет и расчет заработной платы, в единой информационной системе совместно с данными оперативного, производственного, управленческого и бухгалтерского учета – это основное преимущество системы. Отсутствие обменов, интеграций позволяет упростить процессы администрирования системы, минимизирует количество ошибок и повышает оперативность обработки и анализа информации в системе.

Возможно у многих остался вопрос безопасности данных, ведь информация о заработной плате чаще всего является строго конфиденциальной. Но об этом переживать не стоит. В подсистеме ЗУП конфигурации 1С:ERP 2 реализован гибкий механизм настройки и разграничения прав доступа, обеспечивающие надежность и безопасность конфиденциальных данным. Необходимые данные будут доступны на просмотр и редактирование только сотрудникам с определёнными для этих целей полномочиями.





Читайте также:

Как известно, бизнес не только зарабатывает, но и тратит: на материалы, зарплату, услуги подрядчиков и многое другое. Как проконтролировать все расходы и избежать кассовых разрывов, рассказывает ведущий специалист «Гигабайт» по работе с подсистемой Казначейство в решениях 1С.

Остались вопросы?

ФИО*
E-mail*
Телефон*
Введите ваш вопрос
Наверх