«1С:Предприятие 8. Документооборот» — популярный программный продукт фирмы «1С», разработанный для удобного и эффективного делопроизводства в бизнес-компаниях, общественных организациях и госучреждениях. Он хорошо интегрируется с программными продуктами 1С, а также может работать с другими системами учета.
Как правило, специализированная программа по документообороту востребована в средних и крупных организациях, где существует сложный процесс согласования документов: много структурных отделов, требуется участие в подготовке или контроле со стороны нескольких специалистов, руководителей. Также внедрение 1C:Документооборот это must have для организаций, имеющих обособленные подразделения, то есть филиалы, расположенные в разных городах, часовых поясах. По данным специалистов «Гигабайт» по внедрению 1С:ДО, именно от компаний с разветвленной сетью представительств поступает наибольшее число запросов.
Что может программа 1С:Документооборот 8?
Данный программный продукт обладает обширным функционалом, о котором максимально подробно написано в официальных документах фирмы «1С», мы не будем их дублировать, а сосредоточимся на практических примерах. Но кратко по возможностям 1С: Документооборот можно составить описание из 7 пунктов.
Итак, 1С: Предприятие Документооборот 8 помогает:
- Навести порядок в документах, исключить возникающие вариации и дубли
- Наладить работу с входящими и исходящими документами
- Систематизировать работу с внутренней документацией
- Улучшить коммуникацию между отделами
- Назначать задачи и проверять их исполнение
- Учитывать и контролировать расходование рабочего времени
- Согласовывать договора и другие документы
Возникает резонный вопрос, а как это реально работает.
Представим такую ситуацию: юрист компании составил договор найма с особыми условиями, который должны проверить начальник отдела кадров, руководитель юридического отдела, финансовый директор (он может проверять размер указанного вознаграждения) и генеральный директор. Обычно специалист для получения визы от всех руководителей вынужден бегать между кабинетами, терзать секретаря «а когда шеф будет на месте» и прочее. С программой 1С:Документооборот ему достаточно отправить документ по специально составленному для подобных договоров маршруту, и продолжать заниматься другими делами. Через определенное, заложенное в маршруте, время договор вернется составителю проверенный и завизированный.
То есть на данном примере видно, что:
- Порядок в документах наведен, редактируется один документ, каждый проверяющий уже не создает копию для своих правок
- Коммуникация между отделами стандартизирована
- Рабочее время (кто сколько времени потратил на проверку документа) проконтролировано
Но это лишь малая часть возможностей программы. Расскажем о ней подробнее.
На данный момент фирма «1С» предлагает две основные разновидности этого продукта:
- 1С: Документооборот ПРОФ
- 1С: Документооборот КОРП
Их отличия состоят в полноте и разнообразии функционала. Для сравнения ПРОФ предназначен для компаний среднего бизнеса без филиалов, а КОРП — для крупных предприятий и компаний с разветвленной сетью представительств.
Описание 1С: Документооборот 8 ПРОФ с примерами
Чтобы дать некоторое представление о версии ПРОФ, перечислим ее основные функциональные возможности и дадим комментарии, по нескольким из них.
Работа с документами и файлами. В системе учитываются входящие, исходящие и внутренние документы, договоры, обращения клиентов, сканы-копи документов, создаются документы на основании нескольких файлов, есть быстрый доступ к связанным файлам, коллективная работа с файлами, а также хранение файлов в информационной базе и пр.
Работа с процессами и задачами. Под этим пунктом подразумеваются возможности 1С:Документооборот ПРОФ по назначению различных статусов документам и файлам, например, рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение и пр., ведение многопредметных процессов, автоподстановка ответственных в шаблоны процессов, добавление предметов и файлов в задачу, подбор нескольких исполнителей и пр.
В рамках блока «Работа с процессами и задачами» довольно востребованной в 1С:Документооборот является функция «Ролевая адресация задач», когда задача назначается не на конкретного сотрудника, а на какую-то роль.
Например, сотруднику какого-либо отдела нужно проверить документ у юриста. Он отправляет задачу на роль «Юрист». Документ попадает в юридический отдел, где работают несколько сотрудников. Кто свободен тот и берет себе этот документ в работу. Как только он сделал свою отметку в системе, задача у остальных юристов удаляется.
Роли важны и в организациях с активной ротацией кадров. В этом случае на вновь пришедшего сотрудника назначается уже настроенная роль, и он получает полный доступ к информации, положенной ему по должности. Нет необходимости настраивать все разрешения, уведомления, доступы под каждого новенького.
Использование электронной подписи. В Документообороте от 1С предусмотрено заверение электронной подписью нескольких файлов, шифрование сертификатом ЭП, работа с несколькими провайдерами ЭП и пр.
Как отмечают специалисты «Гигабайт», данный функционал очень востребован у руководителей, которые любят все держать под контролем. Например, один из наших клиентов завел ЭП для узкого круга ведущих специалистов своей компании, которыми они визировали документы. После подписания документа электронной подписью его не мог поменять даже администратор, имеющий доступ к настройкам 1С-системы.
Ведение нормативно-справочной информации. Программа позволяет упорядочить работу по НСИ, вести учет по номенклатуре дел, учитывать переходящие из года в год дела, автоматически генерировать регистрационные номера, учитывать передачу дел в архив, вести учет товаров и услуг и пр.
Уведомления. В Системе можно настроить получение уведомлений о событиях не только на электронную почту, но и по смс и всплывающим окном.
Совместная работа сотрудников. 1С:Документооборот ПРОФ позволяет разграничить права доступа к документам, управлять делегированием прав, создавать и рабочие группы и пр.Эти возможности программы полезны компаниям, в которых есть специалисты, которые не имеют своего профиля в системе 1С, но периодически на них создаются какие-то задачи. В этом случае уведомление может быть направлено на почту (это чаще всего используется), и сотрудник может принять к выполнению задачу, нажав на кнопку прямо в теле письма. Инициатору задачи в этом случае приходит соответствующее уведомление. Приобретать дополнительную клиентскую лицензию на этого сотрудника не нужно.
Комментируя этот функционал 1С:ДО ПРОФ, стоит сказать, что совместная работа не подразумевает одновременную правку документа несколькими сотрудниками, как, например, в GoogleDocs. Работать с файлом можно только по очереди, но даже с такими ограничениями это ценный и востребованный функционал.
Завершая описание версии 1С:Документооборот 8.3 ПРОФ, наши специалисты отмечают, что внедрение этой версии заказывают не очень часто, так как наиболее ценные функции представлены в версии КОРП, но в нашей копилке кейсов есть несколько интересных внедрений.
Например, одна компания использовала Документооборот ПРОФ для заполнения и хранения многочисленных исходящих договоров. В системе были созданы несколько шаблонов, в которых в зависимости от выбранных настроек проставлялись нужны реквизиты, документ распечатывался и отправлялся контрагенту. После подписания к документу в системе прикрепляли подписанный скан. Интересно, что довольно длительное время компания работала исключительно с этим функционалом, и только спустя какое-время стала применять другие функции.
Описание 1С: Документооборот 8 КОРП с примерами
По оценке самой 1С, в конфигурации 1С:Предприятие. Документооборот КОРП на 30% больше функций, чем в ПРОФ. Отличия, в первую очередь, касаются возможностей по работе с внутренней документацией, которая на крупных предприятиях имеет сложную многоступенчатую структуру.
Учет документов, удобный поиск. Чтобы фиксировать входящие и создаваемые документы, очень удобна функция штрихкодирования документов. В системе создаются карточки со штрихкодом на каждый документ, и при сканировании к первому документу в серии прикладывается конкретный штрихкод, и программа сама распределяет документы по карточкам. А если просканировать код на документе, то система найдет его за считанные секунды.
Печать регистрационного штампа — похожая функция, но только для исходящих документов.
Своевременная подготовка и согласование документов. Настройка и использование условий маршрутизации — ценный функционал для компаний, где в подготовке документов участвует несколько сотрудников.
«Маршрутизация — одна из самых популярных функций 1С:Документооборот КОРП, - утверждают специалисты «Гигабайт». – Интересно, что, заказав однажды настройку маршрутов для какого-то набора стандартных документов, компания позже просит настроить новые, иногда довольно изощренные пути. На этот функционал у многих компаний «аппетит просыпается во время еды».
Например, один из заказчиков «Гигабайт» с помощью 1С: Документооборот 8 выстроил систему согласования заявок на оплату. Если ранее все заявки от заказа оборудования на несколько миллионов до покупки каких-то расходных материалов к тому же оборудованию «падали» на директора, то после выстраивания маршрута и определения лимитов по расходованию денежных средств (к примеру, траты не более 2000 руб. визировал начальник отдела, не более 20 тыс. рублей — финансовый директор и пр.) руководитель от большинства таких задач был освобожден. Зато он получил возможность проверять расходование средств по различным договорам и направлениям (также по назначенных на них лимитам).
Помимо подготовки и согласования каких-то ключевых для бизнеса документов, маршрутизация широко используется и в рутинных процессах. Например, новому сотруднику в компании не приходится бегать и выяснять у кого и когда нужно визировать тот или иной документ, он просто выбирает тип документа, создание или редактирование которого входит в его обязанности, а затем отправляет его по маршруту. Каждому документу выстраивается определенный путь, исходя из тех реквизитов которые в нем указаны: размер суммы, тип операции (продажа/закупка) и пр.
Также этот функционал используется для периодических бизнес-процессов, когда на регулярные события, например, ежемесячную оплату аренды создается шаблонный документ, который активируется в заданное время.
Крайне востребованы в программе 1С:Документооборот 8 КОРП «графики работы». Это функционал системы, который позволяет задать корректное время работы сотрудника с учетом часового пояса, его личного графика работы и пр. Особенно это полезно для компаний с филиалами.
Например, руководитель ставит на подчиненного задачу со временем выполнения 4 часа. Если задача создана скажем в 16:00, то после 20:00 она уже будет просрочена. А сотрудник работает до 18:00, да еще и в региональном филиале в другом часовом поясе, так что поставленную задачу он увидит только утром следующего рабочего дня. Благодаря настройкам графиков работы, время на выполнение задачи корректно рассчитается, исходя из реальных возможностей сотрудника.
Интеграция с другими информационными системами. Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»: от «Бухгалтерии» до «ERP Управление предприятием 2».
Схема работы здесь может быть такая. Созданный в 1С:ERP 2 документ передается в 1С:Документоборот КОРП, где в него вносятся правки, он может быть отправлен на согласования по какому-то маршруту, а затем передан обратно в ERP. В этом случае программа документооборота может использоваться еще и как система хранения файлов.
Учет работы и проверка выполненных задач. В 1С:Документооборот КОРП можно подробно протоколировать работу сотрудников, а также, работая в режиме «Рабочий стол руководителя» видеть поставленные задачи и этапы их исполнения.
«Это очень полезная функция Управленческого учета, многие ей пользуются, - подтвердили наши специалисты. – В 1С: Документооборот 8 КОРП есть функционал полноценного трекера. Сотрудники могут ставить задачи друг на друга и на руководителя, а сам руководитель в режиме своего «Рабочего стола» может видеть весь пул заданий, поставленных на каждого специалиста и оценивать их загруженность и эффективность работы».
Кстати, возможности планировщика при внедрении в 1С:Документооборот 8 позволяют решать и нестандартные задачи. Например, у одного из наших клиентов с помощью этого «задачника» был выстроен огромный бизнес-процесс по открытию магазинов. В определенные сроки определенным сотрудникам «падали» уведомления о том, что надо найти и согласовать помещение, закупить компьютеры, настроить компьютеры и т.д., и т.п. В общем, запуск новых торговых точек был поставлен на поток.
С помощью возможностей 1С:Документооборот КОРП и опытных специалистов по настройке этой 1С-системы можно реализовать даже самые, на первый взгляд, необычные решения.
В нашей практике был пример, когда мы решали проблему с одним из этапов трудоустройства рабочих на большое промышленное предприятие. Дело в том, что кандидат должен был с «бегунком» обойти порядка 10 пунктов (медкабинет, отдел охраны труда и пр.) на этом предприятии прежде чем попадал в отдел кадров для окончательного трудоустройства. Но люди постоянно куда-то пропадали, где-то «терялись».
В результате настроенного в 1С: Документооборот функционала этот процесс стал контролируемым, и если кандидат терялся, то было понятно где и по какой причине. Теперь кадровик ставил ограниченные по времени задачи на ответственных лиц — сегодня к вам придет столько-то человек, а ответственные лица отмечали завершении задачи по каждому конкретному кандидату. Если время, определенное на конкретного человека, заканчивалось, у кадровика всплывало уведомление о сбое, что кандидат где-то завис, надо проверить.
Еще одна из полезных функций в рамках блока по учету выполненных задач — «Управление мероприятиями». Благодаря ей задачи, поставленные на каком-либо совещании, планерке, летучке, можно зафиксировать и распределить между присутствовавшими сотрудниками. Обычно это делает секретарь по итогам мероприятия. Когда в систему возвращается отчет о выполненных задачах, мероприятие получает статус выполненного/закрытого.
В заключении стоит сказать, что сравнение функционала 1С:Документооборот 8 ПРОФ и КОРП показывает, как он разнообразен, и позволяет составить его полное описание с примерами и дополнениями в одной статье просто невозможно. Основываясь на своей практике, мы постарались выделить те функции, которые пользуются повышенным спросом у предпринимателей. Надеемся, что наш материал поможет вам решиться на приобретение этой программы, если вы сомневались, а для тех, кто еще не рассматривал внедрение 1С: Документооборот 8 как удачную бизнес-инвестицию, даст пищу для размышлений.
Материалы для скачивания
На основе оценок специалистов компании «Гигабайт» по внедрению 1С:Документооборот, мы составили список наиболее популярных функций этого программного продукта. Более 50% компаний пользуются именно этими возможностями. Проведите сравнение, какие функции были бы полезны вашей компании.
Наиболее популярные функции 1С:Документооборот 8 от специалистов Гигабайт
Читайте также:
Остались вопросы?
