1С: Кабинет сотрудника. Обзор сервиса

«1С:Кабинет сотрудника» - это сервис от 1С. Комплексное решение, которое позволяет автоматизировать взаимодействие между работодателем и сотрудником.  Он сочетает в себе преимущества кадрового электронного документооборота, а также автоматизации и упрощения отдельных бизнес-процессов. Кадровый ЭДО отвечает за быструю передачу документов и снимает важность расстояния между сотрудником и работодателем. Автоматизация позволяет правильно обрабатывать и учитывать заявления сотрудников, исключая ошибки по вине человеческого фактора. Необходимые данные (расчетные листки, справки и др.), сервис получает напрямую из приложений 1С, таких, например, как «1С:Зарплата и управление персоналом» и обеспечивает возможность просмотра этих данных сотрудниками и подписание ими документов онлайн. В статье подробно разберем возможности данного сервиса. 

«1С:Кабинет сотрудника» позволяет сократить до минимума необходимость личных обращений работников в бухгалтерию и в отдел кадров. Сервис работает как через мобильное приложение для iOS ил Android, так и через веб-браузер. Однако разработчики рекомендуют использовать преимущественно мобильные устройства - смартфоны или планшеты. Объясняется это тем, что при работе через мобильное приложение личный кабинет лучше защищен, за счет того, что вход может выполняться не только по логину и паролю, но и по отпечатку пальца или Face ID, если телефон или планшет поддерживают данные функции.  

Функционал сервиса «1С:Кабинет сотрудника» 

• Ускорение кадрового документооборота. Через «1С:Кабинет сотрудника» напрямую с телефона сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный. Документы сразу попадут в программу 1С, без необходимости их принимать в бумажном виде, по электронной почте или по телефону.

• Передача документов бухгалтерами и кадровиками. Бухгалтера и кадровики через сервис могут передавать сотрудникам расчетные листки, получать от работников заявления на отпуск, командировку, уведомления об отсутствии, передавать 2-НДФЛ и другие справки. 

• Согласование заявлений. Руководитель через сервис может согласовать заявление от сотрудника. При этом личный кабинет уведомит его о необходимости согласовать заявление подчиненного. 

Как работает сервис?

Рассмотрим это на простом примере: сотрудник уходит в отпуск. Как проходит стандартная процедура оформления соответствующих документов? Заявление пишется от руки, подписывается руководителем и сдается в отдел кадров, где кадровик изучает его, обрабатывает и вручную вносит в программу. Затем готовит приказ на отпуск, распечатывает, подписывает и загружает в 1С, чтобы отправить сотруднику на ознакомление и подпись. Процедура сильно зависит от человеческого фактора и может занимать до нескольких дней. Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет провести ее за считанные минуты. 

Теперь подробнее о том, как он упрощает взаимодействие. В мобильном приложении или браузере сотрудник заполняет готовую форму на отпуск и подписывает заявление своей электронной подписью. Требуется лишь вбить даты, а затем нажать кнопку «Отправить».

Заявление уходит на согласование руководителю, в личном кабинете ему приходит уведомление о новом событии. А само заявление автоматически попадает в список задач. Руководитель может с ним ознакомиться и, если нет возражений, подписать своей электронной подписью. 

После согласования заявление поступает в программу 1С к ответственному специалисту, в случае с отпуском - в отдел кадров. 

Кадровик сразу может приступить к обработке заявления, нажав кнопку «Ввести отпуск». Все необходимые сведения добавляются автоматически. Готовый приказ подписывается сертификатом организации (УКЭП– усиленная квалифицированная электронная подпись), а затем отправляется сотруднику. 

Сотрудник, в свою очередь, подписывает приказ в мобильном приложении или браузере и направляет обратно.  Все документы хранятся в разделе «Документы кадрового ЭДО» с пометкой – подписан документ или нет. Разработчики обещают, что уже в  ближайшее время в сервисе появятся электронные выпадающие оповещения, которые будут напоминать о не подписанных документах. 

С помощью сервиса сотрудники также могут контролировать количество оставшихся дней отпуска,  высчитывать - сколько дней можно взять на определенную дату. 

И подобных  задач немало. Даже если у сотрудника меняются личные данные, он должен уведомить об этом бухгалтерию через заявление, которое нередко отправляется в бумажном виде. А в 1С эти данные потом нужно вносить вручную, перепечатывая бумаги. Сервис позволяет сделать это быстро. 

Защита информации 

Любая передача данных в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» возможна только по разрешению ответственного сотрудника (бухгалтер, кадровик или менеджер). Доступ к информации осуществляется по личному паролю сотрудника. Вся информация хранится на серверах, которыми управляет фирма «1С» как администратор сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Сервера находятся в надежном и охраняемом дата-центре на территории России. Еще одно важное преимущество сервиса заключается в том, что его работа не зависит от загруженности программы 1С и не создает дополнительной нагрузки на нее, а также не требует дополнительных лицензий фирмы «1С». 

По данным на конец ноября, сервис уже приобрели около 6 тысяч компании. Приложение используют 110 тысяч сотрудников. При этом ежемесячный прирост сервиса составляет в среднем  9 % и цифра постоянно увеличивается.