Взаиморасчёты в 1С:ERP

Определение задолженности

В момент, когда возникают обязательства предприятия перед контрагентами или наоборот, может возникнуть два типа задолженности: планируемая (иначе говоря, условная) и фактическая (безусловная).

Если отражаются хозяйственные операции по передаче товаров и получения денег любой стороны, образуется фактическая задолженность. Если такая задолженность имеется перед контрагентом на данный момент, то её можно назвать «Наш долг». Если же наоборот имеется задолженность контрагента перед нами, то это можно назвать «Долг поставщика/клиента». В системе при этом получение данных о фактической задолженности возможно только на настоящее время. 

События, которые запланированы на будущее, формируют так называемую планируемую задолженность — она отражает планируемое выполнение обязательств каждой стороны. В заказах клиентов, в документах отгрузки и поступления зафиксированы планируемые даты оплат и отгрузок. На основании этих планов определяются ожидания по оплатам и отгрузкам товаров и прогнозируются просроченные задолженности.

В заказе клиента есть возможность задать «Правила оплаты» — платежи будут разбиваться по суммам и датам (гиперссылка «К оплате, этапы не указаны» реквизита «Оплата» можно найти на вкладке «Основное» документа «Заказ клиента»). 

План отгрузок фиксируется на вкладке «Товары». Чтобы запланировать отгрузку для каждой позиции табличной части, необходимо заполнить специальное поле «Дата отгрузки». Если товары отгружаются одной датой, то можно установить флажок «Отгружать одной датой» и указать соответствующую дату.

Аналогичным образом оплата и поступление планируются и в заказах поставщикам. При неиспользовании заказов в документах отгрузки есть возможность указать планируемую дату поступления оплаты по реализациям (для этого есть реквизит «Оплата» на вкладке «Основное» документа «Реализация товаров и услуг»). 

Таким образом, всегда известны планы оплат товаров, денежных поступлений, получения и отгрузки товаров. Относительно этих планов можно понять просрочена ли какая-либо задолженность.

Порядок расчетов с контрагентами

Условия ведения расчётов, как правило, устанавливаются в договоре или соглашении при неиспользовании договоров. 

Детализация взаиморасчетов

Взаиморасчёты с контрагентами осуществляются по объектам расчётов, которые в свою очередь зависят от выбора детализации расчётов. Автоматический зачёт оплаты возможен только для одного объекта расчетов, тогда как для разных объектов нужно проводить зачёт вручную.

Исходя из потребностей компании или условий, выдвинутых партнерами, в системе имеются следующие варианты детализации расчётов:

Каждый из вариантов предоставляет информацию о состоянии расчётов:

• «По договорам» — по определённому договору.

• «По заказам» — по определённому заказу, возможно распределение оплаты по заказам.

• «Аванс по договорам, долг по накладным» — по договору и накладной, возможно управление платежами и распределение их по заказам или накладным.

•  «Аванс по заказам, долг по накладным» — по заказу и накладной, возможно управление платежами и распределение их по заказам или накладным.

•  «По расчетным документам» — по каждой накладной, возможно управление платежами и распределение их по накладным.

При применении вариантов с авансами можно управлять, с какого объекта расчетов и на какой выполнить зачет оплаты, однако нет возможности управлять распределением конкретных расчетных документов. По умолчанию при создании договора устанавливается детализация «По договорам». 

Изменение детализации взаиморасчётов

Порядок расчётов может быть скорректирован, например, в случаях, когда при действующей в договоре или соглашении детализации расчетов «По договорам» требуется фиксировать оплату по конкретной накладной или заказу. Допускается только переход к более детализированному порядку расчёта.

Документы, создаваемые на основании заказов, автоматически наследуют установленный в них порядок расчётов. При создании документа на основании нескольких заказов, все они должны иметь одинаковый порядок расчётов. 

Изменение порядка расчётов осуществляется через специальное диалоговое окно «Правила оплаты», доступное по ссылке в поле «Оплата» формы соответствующего документа.

Система предусматривает контроль за изменениями порядка расчётов как в заказах, так и в накладных, не связанных напрямую с заказами. Установленный порядок расчётов в документах должен соответствовать условиям, зафиксированным в договоре или соглашении.

При записи или проведении заказов, а также документов продаж и закупок, выполняется проверка на соответствие условиям в соглашении. Тем не менее в правилах оплаты заказов и накладных, оформленных не по заказу, допускается корректировка установленного порядка расчётов.

Если порядок расчётов отличается от условий, предусмотренных договором или соглашением, менеджер обязан согласовать новые условия с руководством. Для этого заказ должен быть переведен в статус «На согласовании» и отправлен на утверждение с помощью команды «Согласование заказа клиента» или аналогичной — для заказа поставщику.

Документы с измененным порядком расчётов могут оформлять только пользователи с полным доступом либо с правами на отклонение от условий продаж или закупок (роли «Отклонение от условий продажи» или «Отклонение от условий закупок»).

Валюты взаиморасчётов

Все взаиморасчеты с контрагентами ведутся с обязательным указанием валюты, определяемой либо в договоре, либо в соглашении без договора. Валюта в договоре или соглашении определяет валюту взаиморасчётов в заказе и накладной.

В документе можно задавать произвольный курс взаиморасчётов — он используется для расчёта сумм документа и сумм взаиморасчётов. Установка курса осуществляется через форму «Валюты и курс документа», доступную в накладной на вкладке «Основное» по ссылке в поле «Валюты». Курс можно выбрать из списка курсов за последние шесть дней или ввести вручную, в том числе для произвольной даты.

Если валюта документа и валюта взаиморасчётов отлична от валюты, в которой ведётся учёт, то рассчитывается кросс-курс валюты документа относительно валюты взаиморасчётов.

Предусмотрено ручное указание суммы взаиморасчётов при необходимости округления, при этом курс рассчитается автоматически, а сумма перенесётся в документ и распределится по строкам табличной части.

При изменении валюты документа предлагается выполнить пересчёт суммы в документе по курсу на дату документа в соответствии с выбранной валютой. Стоит отметить, что изменение курса доступно только тем пользователям, для которых определены роли «Изменение курса в документах продажи» и/или «Изменение курса в документах закупки».

Порядок оплаты

Оплата может осуществляться не только в валюте документа и взаиморасчётов. Если в договоре указана валюта, отличная от российского рубля, становится доступным флажок «Оплата в иностранной валюте», означающий, что обязательства выражены не в национальной валюте. При оплате в рублях этот флаг не используется. 

Флажок влияет на расчёт НДС: при его активации налоговая база и сумма налога рассчитываются по курсу на дату отгрузки. Также он влияет на выбор банковских счетов, условия оплаты в заказах и накладных, а также на настройки договоров с контрагентами.

Изменять этот параметр могут только пользователи, обладающие правами отклонения от условий продаж или закупок.

Курс валюты договора

Если в договоре указывается валюта отличная от регламентированной, становится доступным параметр «Курс валюты договора», с помощью которого можно указать способ определения курса:

•  «Переменный» — переоценка задолженности зависит от курса;

• «Установленный в договоре» — переоценка задолженности зависит от изменения курса в договоре;

• «Фиксированный на дату отгрузки» — курс фиксируется на дату отгрузки; переоценка задолженности не выполняется. На дату отгрузки курс берется для оплаты по накладной, на дату платежа для авансов.

Только для варианта «Установленный в договоре» становится доступным ввод курса валюты относительно валюты учёта, а также ссылка «История» для просмотра и редактирования истории изменений курса, с возможностью установить любой курс на произвольную дату.

Вариант «Фиксированный на дату отгрузки» применяется для договоров, где указан один из нижеприведенных вариантов детализации расчётов:

• «Аванс по договорам, долг по накладным»;

• «Аванс по заказам, долг по накладным»;

• «По расчётным документам».

Важно отметить, что в отчётах по расчётам всегда данные отображаются по курсу Центрального Банка, независимо от параметров договора.

Установка курса в документах закупки

В документах «Приобретение товаров и услуг» и «Приобретение услуг и прочих активов», если валюты документа и взаиморасчётов совпадают, доступна возможность указать курс на другую дату через параметр «Отразить по курсу на дату». Он отображается, если договор вообще не указан или в договоре задан «Переменный» способ определения курса, а валюты отличаются от валют регламентированного или управленческого учёта.

Если дата действия курса валюты не введена, по умолчанию применяется курс, который актуален на дату документа. При этом налоговая база по НДС рассчитывается по этому курсу.