Управление инвестиционными проектами в 1С — пример реального кейса на базе системы «1C:ERP. Управление Холдингом»

Цели проекта

• Автоматизация централизованного хранения и учета информации по инвестиционным проектам компании.

• Автоматизация централизованного анализа затрат по инвестиционным проектам.

• Автоматизация анализа исполнения финансовых планов по инвестиционным проектам.

Основные решения

Поставленная задача была реализована в системе «1С:ERP. Управление холдингом 8» с использованием как типовых механизмов системы по управлению инвестиционными проектами, так и доработанных объектов, и механизмов.

В системе «1С:ERP. УХ» выполнена автоматизация ведения перечня инвестиционных проектов, разработка связи с финансовым планом, и операционным планом.

Финансовый план отражает предполагаемые затраты, список в виде справочника объекта затрат и глав проектов, учитывает варианты использования в финансировании проекта как собственные средства фирмы, так и заемные средства, учитывает возможность использования работ генерального подряда также фиксируется стоимость выполняемых работ, финансовый план позволяет автоматически генерировать график финансирования и капитализации.

Предусмотрена возможность согласования через документооборот.

Оперативный план отражает обобщённые данные по проекту и суммам затрат периоде планирования год, квартал, месяц, неделя, разнесённые по статьям бюджета и видам используемых средств.

Карточка инвестиционного проекта (далее по тексту ИП) имеет широкий спектр настройки ведения инвестиционных проектов в частности организовано как независимое ведение проектов, так и ведение программ и подпрограмм ИП.

В подсистеме учета инвестиционных проектов организовано использование направлений деятельности, которая указывается из произвольного справочника, также организовано заполнение полей вид проекта «вид ИП», например, развитие, поддержание, оптимизация, также указание категории проекта «Категория ИП», например, модернизация, приобретение, реконструкция и «тип ИП», например, производство, снабжение, вспомогательный.

Включена возможность указания приоритета низкий, средний высокий также включена статусность «согласован» \ «не согласован» подключена возможность интеграции с документооборотом.

В подсистеме разработана возможность указания закрытия проекта в целом и его частей ДДС и затрат, для отслеживания этапов закрытия проекта, контроль затрат проекта по ДДС (настройку контроля можно отключить).

Флаг «гип» указывает на годовой проект.

Код ИП состоит из года проекта и авто нумерации.

Возможные источники финансирования базовые собственные и заемные средства.

Обоснование инвестиций в карточке проекта детализировано, можно указать как текущую ситуацию жизненного цикла проекта, так цели и предполагаемые решения, указать альтернативы и возможные риски.

Финансовый план проекта заполняется отдельно, однако его можно открыть по ссылке на документ в самой карточке ИП, прикрепленных финансовых планов может быть несколько в случае если были корректировки.

«Финансовый план» - это разработанный в системе 1С ERP: УХ «с нуля» документ, имеющий свою структуру. Макет представлен ниже.

• В плане отмечается, является ли он корректировкой или основным планом.

• Указываются ссылки на проект, даты начала\завершения проекта и вид оперативного плана, который заполняется по типовой форме.

• Для автоматического заполнения бюджетов добавлена возможность указать ЦФО, статьи ДДС.

• В подсистеме организована автоматическая генерация графика капитализации, он может быть детализирован до вида работ или свернут до главы работ и статья финансирования.

Автоматически заполняется бюджет проекта со структурой «дерево», глава проекта (глава бюджета, например, IT- затраты, проектирование, прочие работы), объект проекта (например, перенос сервера, строительные работы), который привязан к проекту и может иметь срок полезного использования, бюджет требует заполнения ЦФО, ДДС, БДР, в случае если предусмотрены работы с подрядчиком можно указать условия сотрудничества (стоимость материалов, стоимость работ), если работы будут выполнены силами предприятия заполняются поля отвечающие за стоимость «работ без ген подряда», суммы могут указываться по разным ставкам НДС, исходя из заполненных полей бюджета автоматически генерируется график капитализации работ и график финансирования.

За счет вводимых сумм по работам и материалам ведется постоянный перерасчет отклонений графика капитализации от бюджета.

График финансирование предусматривает разбивку по источнику финансирования   в рамках периода действия ИП (например, 1й месяц собственные денежные средства, остальные кредитные средства).

После заполнения финансового плана ИП отправляется на согласование, через документооборот. Из финансового плана проекта создаётся типовой оперативный план, в котором указывается на основании какого документа он был введен и заполняются данные по проекту укрупненно.

Факт затрат проекту собирается как внутри основной базы по документам затрат и объектам затрат (собирается обобщённая оборотно-сальдовая ведомость, где субконто объект ИП), так и данными из локальных баз, в которые предварительно загружены ИП в платежных документах указывается объект проекта, таким образом накапливая затраты по инвестиционному проекту для которого внешней обработкой более детально размечается принадлежность к проекту (связь объект ИП- тип объекта, например, основное средство- группа- проект-организация).

Данные формируют общую картину планируемых затрат и исполненных оплат, на основании собранных данных можно формировать отчеты и анализировать исполнение планов и окупаемость ИП.

Результат

В результате выполненных работ организовано хранение и отслеживание инвестиционных проектов в единой системе на базе конфигурации «1С:EPR. Управление холдингом».

Реализованы механизмы хранения, учета, корректировки планов финансирования инвестиционных проектов.

Настроен автоматический, достаточно детальный с точки зрения аналитики, механизм получения и анализа данных исполнения планов проектов, отслеживания фактического состояния реализации и финансирования инвестиционных проектов.