В данной статье речь пойдет о реальном проекте внедрения централизованного управления корпоративными закупками на базе «1С:ERP. Управление холдингом» в ведущем российском агропромышленном холдинге «Дороничи».
Агропромышленный холдинг «Дороничи» - крупный вертикально интегрированный холдинг с производством полного цикла продукции. Холдинг входит в топ-5 производителей молока в России. Предприятия агрохолдинга расположены на территории Кировской и Ульяновской областей и занимаются растениеводством, изготовлением комбикормов, выращивают и перерабатывают овощи, развивают мясное и молочное животноводство, производят богатый ассортимент колбасных изделий, полуфабрикатов и молочной продукции, уникальные для страны готовые блюда высокой степени кулинарной готовности. Компания строит собственную сеть филиалов и фирменных магазинов, удовлетворяя потребности клиентов многих регионов России.
Основные предпосылки автоматизации корпоративных закупок в АПХ «Дороничи»:
-
предприятия различных видов деятельности входили в состав холдинга в разное время, какие-то из них покупались готовым бизнесом, какие-то создавались с нуля, поэтому в каждом из них сложились свои учетные системы со своими правилами учета;
-
отсутствие системы управления справочником «Номенклатура», ведение справочников Номенклатуры в отдельных базах предприятий Холдинга (>300 000 элементов);
-
использование MS EXEL для консолидации данных о закупках и, как результат, высокие трудоемкость и длительность процесса, риск получения некорректных данных вследствие ошибки;
-
неудовлетворенность руководства качеством данных, невозможность эффективного управления процессом корпоративных закупок существующими инструментами.
Цель проекта: единая сквозная система учета закупок от заявки на закупку до оплаты и поставки.
Так как на момент начала проекта уже была реализована система управления мастер-данными, в которую были включены основные справочники и внедрен блок «Казначейство и финансы» на базе «1С:ERP. Управление холдингом», то управлением закупками внедряли также на базе «1С:ERP. Управление холдингом».
В рамках проекта решались ключевые задачи:
-
создание единого справочника Номенклатуры;
-
унификация закупочной деятельности, консолидация в единой базе процесса закупок по всем направлениям деятельности.
Как же были решены поставленные задачи?
Для решения задачи по созданию единого справочника номенклатуры был применен следующий подход:
-
Так как предприятия Холдинга занимаются различными направлениями деятельности часто с непохожими бизнес-процессами, то требования к структуре и детализации справочника номенклатуры у них разные. Одному предприятию необходима (и это производственная необходимость) аналитика до детальных характеристик (например, размер спецодежды), другому достаточно учитывать укрупненно и нет возможности вести подробную детализацию. Поэтому справочники номенклатуры в локальных базах предприятий Холдинга оставили без изменений.
-
Сформировали единый эталонный справочник номенклатуры со строгими правилами создания новых элементов, отвечающий требованиям закупщиков и отчетности. Новый эталонный справочник номенклатуры создан в базе «1С:ERP Управление холдингом» и загружен в качестве отдельного дополнительного справочника в локальные базы предприятий Холдинга.
-
В локальных базах предприятий проведено полное сопоставление справочника номенклатуры с дополнительным справочником эталонной номенклатуры. Одному эталонному элементу номенклатуры может соответствовать несколько элементов локальных справочников.
Благодаря эталонному справочнику номенклатуры для сбора потребностей и согласования удалось использовать типовой механизм формирования планов закупок. Что касается планирования закупок, то без доработок также не обошлось.
С целью уточнения требований к закупаемым ТМЦ (форма упаковки, цвет, прочая информация), а также для передачи подробных технических данных на сложные позиции решили использовать характеристики номенклатуры – после небольшой доработки появились текстовые описания (технические задания) и возможность прикрепления файлов. Стоит отметить, что было предусмотрено хранение технических заданий в системе и использование их повторно в следующих периодах, что очень удобно для пользователей.
Часто в момент согласования требуется знать остатки позиций, которые заказываются. С этой целью была сделана интеграция с локальными системами и добавлены остатки и цены по всем складам, по всем позициям, которые соответствуют эталонной из заявки. В этом случае согласующий сотрудник может понять, что есть из похожих позиций на складах, могут ли они выступить заменой и откуда можно переместить, не закупая новое.
Для удобства работы с заявками на закупку было разработано специальное автоматизированное рабочее место, которое позволяет группировать похожие заявки: по ЦФО, номенклатуре, статье закупки, заказчику, проводить групповое согласование выделанных планов, корректировку планов, а также консолидировать в единый план по службе или юридическому лицу. В данном АРМ упростили типовые алгоритмы, сделали автоматическую генерацию документов, тем самым обеспечили почти типовое проведение закупочных процедур.
В качестве итогового документа планирования закупок был разработан и добавлен в систему Консолидированный план закупок, который содержит данные о планах закупок ЦФО. Также в документы План закупок добавлена ссылка на консолидированный план.
Упрощенно процесс планирования закупок можно представить так:
На основании утвержденных планов закупок проводятся закупочные процедуры. Доступны два варианта закупочных процедур:
1.Обычная закупка у поставщика.
При помощи типового инструмент «Помощник отнесения потребности на действующий договор с поставщиком» формируется график поставок.
Произведена доработка, в результате которой появилась возможность автоматически формировать заказы поставщику на основании графика поставки.
2.Закупка через электронную торговую площадку (тендер).
Оформление закупки через торговую площадку оформляется типовым функционалом 1С:ERP УХ, для этих целей предусмотрен справочник «Закупочная процедура», на основании которого формируется закупочная документация (мероприятия, лот и т.д.).
Для упрощения процесса формирования закупочной документации была произведена доработка АРМ «Помощник формирования закупочных процедур», появилась возможность автоматического создания всех закупочных документов в соответствии с планами закупок по закрепленной за конкретным менеджером номенклатурной категории.
Реализован механизм обмена закупочной документацией с сайтом электронной торговой площадки (выгрузка лота и загрузка предложений поставщиков).
На основании предложений поставщиков в 1С:ERP УХ проводится выбор наилучшего предложения и формирование заказа поставщику-победителю.
На основании заказов поставщику в базе 1С:ERP УХ формируются заявки на оплату.
Готовые заказы поставщикам выгружаются в локальные базы предприятий, в локальных базах ведется учет поставок, остатков ТМЦ и закупочных цен. После проведения в локальных базах документов поступления товаров, а также корректировок поступлений (при наличии), эти документы выгружаются в базу 1С:ERP УХ. Любой участник процесса может получить информацию о заявках на закупку, их статусе и состоянии.
Таким образом, все поставленные в рамках проекта задачи успешно решены, в настоящее время в АПХ «Дороничи» используется единый нормализованный справочник номенклатуры в 1С и выстроены сквозные процессы управления закупками.
Читайте также:
Остались вопросы?
