1С:ERP – Договоры и Соглашения с контрагентами

Регламентированные взаимоотношения между компаниями фиксируются в договорах. Бумажному договору в информационной системе 1С:ERP соответствует элемент справочника «Договоры». Если у компании имеются договоры, со схожими условиями поставки для упрощения работы можно воспользоваться управленческим инструментом – Соглашение.

Главным отличием договора и соглашения в ERP является то, что договору в программе соответствует конкретный юридический документ, подписанный с клиентом, а соглашение включает общие правила для работы с контрагентами.

Об операциях

Операции в программе могут оформляться с использованием или без использования договоров и соглашений. Регистрацию правил продаж можно представить в виде схемы:

Использование договоров в системе 1С:ERP устанавливается в настройках: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Договоры с клиентами.

Создать новый договор можно из карточки контрагента или Продажи – НСИ продажи – Договоры с клиентами.

Во вкладке «Основное» вводится основная информация:

Цель договора, наименование, наименование для печати, номер, дата, период действия, статус (Действует, Не согласован, Закрыт), организация, покупатель, контрагент.

Во вкладке расчеты и оформление вводятся порядок расчетов (выбирается из списка значений: По договорам, По заказам, Аванс по договорам, Долг по накладным, Аванс по заказам, Долг по накладным, По расчетным документам), валюта, сумма договора, разрешение работы с дочерними партнерами, условия запрета отгрузки, условия налогообложения НДС, классификация при исполнении государственного контракта, сведения о маркируемой продукции.

Во вкладке учетная информация можно указать группу фин. учета расчетов, статью ДДС, направление деятельности, классификацию задолженности по договору (краткосрочная или долгосрочная), операцию для заполнения раздела 7 декларации по НДС.

Если в качестве цели договора указана Реализация, по умолчанию в документах будет использоваться счет бухгалтерского учета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Для того чтобы операции по данному договору отражались на другом счете, необходимо выбрать соответствующую группу финансового учета.

В программе есть возможность использовать признак «Централизованные договоры».  Если в структуре предприятия имеются обособленные предприятия и филиалы, выделенные на отдельный баланс, они заводятся в справочник «Организации». Договор с признаком «Централизованные договоры» может использоваться филиалами в документах с контрагентами. Для этого в договоре устанавливается признак использования централизованных договоров и подбирается список филиалов, которым разрешено использовать данный договор в документах.

Разрешена работа с дочерними партнерами – признак используется, если договор заключен с головным партнером и используется в документах с подчиненными партнерами.

Соглашения об условиях продаж

Справочник соглашений применяется для регистрации правил продаж, которые используются в организации при работе с клиентами.

В соглашении можно фиксировать ценовые условия (цены, скидки), финансовые условия (валюта взаиморасчетов, график оплаты), логистические условия (склад поставки, срок поставки) и прочие условия, используемые при оформлении операций по продаже.

Все условия, указанные в соглашении, автоматически попадают в документы продажи. Система позволяет контролировать отклонения от условий продаж.

Порядок Использования соглашений настраивается НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование соглашений с клиентами.

Программа позволяет использовать:

• Типовые и индивидуальные соглашения

• Только типовые соглашения

• Только индивидуальные соглашения

• Не использовать

При создании соглашений используются статусы:

• Не согласовано

• Действует

• Закрыто

Виды соглашений:

Соглашения могут быть: типовые и индивидуальные.

Типовые соглашения – в типовом соглашении задаются общие правила продаж, используемые на предприятии.

Пользователь может создать неограниченное количество типовых соглашений и использовать для различных сегментов клиентов, сегментов номенклатуры.

Типовые соглашения создаются и хранятся в справочнике по адресу: CRM и маркетинг – НСИ продаж – Типовые соглашения с клиентами.

Есть возможность создать и настроить соглашения с различными правилами для групп (сегментов) клиентов.

Основное отличие индивидуального соглашения в том, что оно настраивается с определенным клиентом, при наличии специальных условий отгрузки, отличающихся от типовых условий продаж.

Для регистрации индивидуального соглашения требуется указание типового соглашения, на основании которого оно было создано. Информация из типового соглашения может быть уточнена пользователем, например, может быть указана организация, склад, график оплаты и другие условия, которые не были определены в типовом соглашении.

Договоры

Одной из ключевых настроек соглашений является требование указания договора с контрагентом в документах продажи. Прямой связи между соглашениями и договорами нет.

Если в соглашении указано, что договоры не используются, то во вкладке «Прочие условия» можно указать группу финансового учета расчетов, статью ДДС, Направление деятельности.

В соглашении может быть указан график платежей для заполнения этапов оплаты в документах продажи. При использовании договоров, эта информация в соглашении не доступна для заполнения и будет использоваться информация из договоров.

Во вкладке «Условия продаж», в разделе «Ценообразование» определяется валюта. Если в соглашении не используются договоры, то валюта взаиморасчетов и способ детализации расчетов могут быть указаны в соглашении.

Ценообразование

Во вкладке «Условия продажи» задаются общие и индивидуальные виды цен.

Индивидуальный вид цены обладает наибольшим приоритетом.

Обеспечение и отгрузка

Если отгрузка производится с одного склада (группы складов), можно указать его в соглашении для автоматического заполнения в документах продажи.

При проведении документов системой контролируется соответствие склада указанному в документах отгрузки. В случае несовпадения склада в документах отгрузки пользователь увидит предупреждающее сообщение. Провести документы смогут пользователи, обладающие полными правами или «Отклонение от условий продаж». Если в соглашении склад не указан, возможна отгрузка с любого склада.

Также в разделе «Обеспечение и отгрузка» пользователь может установить, после какого количества дней от даты заказа должна состояться поставка, с какой частотой повторяются заказы, необходимо ли их обеспечение, возможна ли отгрузка без перехода права собственности, требуется ли группировать расходные ордера по партнерам и заданиям на перевозку.

Учет многооборотной тары

Во вкладке «Прочие условия» фиксируется информация об использовании многооборотной тары (срок возврата, необходимость залога, в календарных или рабочих днях рассчитывается дата возврата тары).

Для использования многооборотной тары должна быть включена опция в разделе НСИ и администрирование - Номенклатура - Разрезы учета.

Скидки (наценки)

Скидки для данного соглашения перечислены во вкладке «Скидки (наценки) по этому соглашению». Для применения скидок указываются условия их применения.

Возможна установка максимального процента ручной скидки/наценки (при включенной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Ограничения ручных скидок в продажах по соглашениям).

Если применение ручные скидки (наценки) не применяются, в соглашении следует установить нулевые значения ручных скидок (наценок).

В системе предусмотрена функция контроля соблюдения условий соглашения в документах продажи и оплаты. Пользователи, обладающие правами отклонения от условий продажи (либо полными правами), могут оформлять документы с условиями, отличными от условий соглашения.