В процессе работы каждая компания взаимодействует с различными юридическими и физическими лицами. Данные о них в системе 1С:ERP хранятся в справочниках «Партнеры» и «Контрагенты». Использование двух справочников необходимо для хранения информации о структуре делового партнера, для правильного взаимодействия и обмена документами в процессе работы, для формирования корректных аналитических и регламентированных отчетов.
Можно установить связи между партнерами и контрагентами. При этом, исходя из различия деловых отношений с партнером и его организационно-правовой структуры в программе элемент справочника «Партнеры» может быть не связан с Контрагентом, может быть связан с одним или несколькими Контрагентами, и несколько Партнеров могут соответствовать одному Контрагенту. В зависимости от структуры сторонней организации схему работы со справочниками можно изобразить следующим образом:
Ведение справочников
-
Независимо (если компания взаимодействует в ходе осуществления деятельности с холдингами или торговыми сетями). Справочники партнеров и контрагентов ведутся раздельно. Для этого необходимо в разделе НСИ и администрирование — CRM и маркетинг — Настройки CRM установить флаг Независимо вести партнеров и контрагентов.
-
Одновременно (если компания не взаимодействует с торговыми сетями, холдингами и все контрагенты являются партнерами). В разделе НСИ и администрирование — CRM и маркетинг — Настройки CRM не устанавливается флаг Независимо вести партнеров и контрагентов. При отключенном флаге справочник Партнеры в системе не будет использоваться, а в документах будет доступно одно поле для заполнения информации о контрагенте.
Перед настройкой системы необходимо оценить бизнес-процессы организации и принять решение об использовании справочника «Партнеры». Менять настройки в ходе работы не рекомендуется.
Справочник «Партнеры» содержит информацию, необходимую для формирования управленческих отчетов компании. В справочнике содержится информация о поставщиках, клиентах, конкурентах, холдингах в целом и входящих в них дочерних компаниях, филиалах, торговых точках, прочих подразделениях сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам. В этот справочник могут быть внесены данные как о действующих покупателях и поставщиках, так и о тех компаниях, с кем только планируется заключить договор. Система позволяет компании регистрировать и хранить информацию о ценах и условиях поставки товаров любых партнеров компании (поставщиков, конкурентов) использовать данные о ценах в документах заказов и в отчетах.
Для удобства использования справочник «Партнеры» имеет иерархию. Дочерние компании, обособленные подразделения и филиалы можно подчинить родительской компании, указав ее как «головное предприятие». Регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Реквизиты контрагентов в дальнейшем используется в регламентированных отчетах, печатных формах документов.
Ввод нового партнера
Для ввода нового партнера в программе предусмотрен помощник ввода нового партнера (кнопка Создать в списке НСИ и администрирование — НСИ — Партнеры). При сохранении данных, если заполнены соответствующие реквизиты, записи автоматически сохранятся в справочник Партнеры и в связанные справочники: Контрагенты, Контактные лица, Банковские счета.
-
В открывшемся помощнике регистрации нового партнера пользователь вносит все известные данные о партнере.
-
Если партнер предоставил данные о своем предприятии в файле xml, можно их загрузить автоматически с помощью гиперссылки на первой странице помощника.
-
Чтобы создать одновременно и партнера, и контрагента, необходимо установить галочку в поле «Указать идентификационные данные».
-
Если в момент ввода у пользователя нет каких-либо реквизитов контрагента, эти действия можно пропустить и заполнить позднее непосредственно в справочнике «Контрагенты».
-
Заполнение одного из видов контактной информации (E-mail или телефон) является обязательным.
-
При переходе на следующий шаг введенные данные автоматически проверяются на наличие дублей в системе.
-
При обнаружении дублирующей информации пользователю предлагается выбрать дальнейшие действия для регистрации нового партнера (Не регистрировать нового партнера, использовать найденного, Продолжить регистрацию партнера и подчинить найденному, Продолжить регистрацию партнера) и контрагента (Не регистрировать нового контрагента, Продолжить регистрацию нового контрагента).
-
На второй странице помощника указывается головное предприятие (для обособленных подразделений или филиалов), бизнес-регион, тип отношений (при необходимости можно выбрать несколько значений), юридический и фактический адрес.
На следующей странице помощника можно указать банковские реквизиты (только для контрагентов). Если данные неизвестны, или их наличие в программе не требуется, этот шаг можно пропустить.
На последней странице помощника выводится полная информация о новом партнере, которая была заполнена на предшествующих этапах. Пользователь может проверить реквизиты перед сохранением.
Обособленные подразделения
При вводе в программу данных об обособленном подразделении партнера можно выбрать головное предприятие из ранее введенных в программу элементов справочника. Данные можно внести одновременно и для партнера и для контрагента. Реквизиты обособленного подразделения из справочника Контрагенты используются для регламентированных отчетов и печатных форм.
Пример ввода партнера и контрагента — обособленного подразделения.
Программа автоматически находит партнеров и контрагентов с совпадающими данными. Пользователю необходимо выбрать дальнейшие действия. При выборе «Продолжить регистрацию и подчинить найденному» при переходе на следующий шаг головное предприятие автоматически заполняется.
Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов
Программа поддерживает автоматическое заполнение реквизитов контрагентов по данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. Для этого необходимо в настройках подключить интернет-поддержку. НСИ и администрирование — Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Настройки Интернет-поддержки. Заполнение поддерживается только в отношении юридических лиц.
Можно заполнить данные по ИНН или по наименованию юридического лица. Возможно автоматическое заполнение следующих реквизитов: полное и краткое наименование юридического лица, КПП, юридический адрес, телефон. Для заполнения используется кнопка со стрелкой, расположенная рядом с ИНН или сокращенным юридическим наименованием.
Проверка контрагентов по данным ФНС
В системе поддерживается в тестовом режиме онлайн-проверка контрагентов по данным, содержащимся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. С помощью данного сервиса компания может проверять корректность внесенных реквизитов в программу, минимизировать ошибки в налоговых декларациях, а также использовать информацию о контрагентах в других целях, например, своевременно списывать сомнительную дебиторскую задолженность, если контрагенты прекращают деятельность.
Если в настройках установлена автоматическая проверка, проверяются реквизиты при вводе нового контрагента или изменении существующего, а также проверяются в фоновом режиме контрагенты, указанные в счетах-фактурах полученных. Рядом с записями в справочнике контрагентов, в списке счетов-фактур, документов, на основании которых создаются счета-фактуры, в регламентированных отчетах по НДС предупреждающими знаками отображаются статусы проверки ФНС, если клиент прекратил деятельность (синий флаг), проверка завершена неудачно (красный флаг), у контрагента не заполнены ИНН или КПП (желтый флаг).
Номенклатура партнера
Номенклатура в товаросопроводительных документах от поставщика может незначительно отличаться от номенклатуры, содержащейся в справочнике организации. Чтобы не создавать дублирующие карточки в справочнике «Номенклатура» можно использовать справочник «Номенклатура партнеров».
Возможность использования номенклатуры поставщика включается в настройках системы: НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура — Дополнительная информация — Номенклатура поставщиков. При обмене электронными документами, а также при автоматической загрузке прайс-листов с ценами поставщиков данная настройка является обязательной.
Из карточки Партнера пользователь может перейти к списку Номенклатуры партнера. В данном справочнике хранятся записи о том, как номенклатура записана в базе поставщика и соответственно, указывается в документах, которые предоставляет поставщик вместе с поставкой.
В справочник вносятся новые элементы, и устанавливается соответствие между нашей номенклатурой и номенклатурой поставщика.
Рассмотрим операции в программе с использованием справочников партнеры и контрагенты на примере отгрузки в адрес обособленного подразделения сетевого партнера. Договор в данном примере заключен с головной организацией.
В качестве клиента в документ реализация из справочника партнеров выбираем фактического грузополучателя. Для того, чтобы реквизиты грузополучателя верно заполнялись в печатных формах и регламентированных отчетах, нужно, чтобы для партнера, подчиненного партнеру - головной организации, был введен в программу контрагент с видом обособленное подразделение, подчиненный головному контрагенту.
Контрагент в документе реализация — головная организация покупателя, с которым заключен договор. В договоре должна быть включена настройка «Разрешена работа с дочерними партнерами».
В печатные формы первичных документов в соответствии с требованиями законодательства попадают реквизиты покупатель — головная организация, грузополучатель — адрес и КПП фактического грузополучателя.
Взаиморасчеты ведутся по головному Контрагенты, с возможностью проанализировать взаиморасчеты в разрезе грузополучателей продукции.
Поступление оплаты
В качестве плательщика указывается головная организация покупателя, выбирается из справочника Контрагенты. В качестве покупателя — обособленное подразделение из справочника Партнеры.
В регламентированных отчетах используется справочник Контрагенты.
В книгу продаж попадает контрагент — головная организация, КПП при этом заполняется из контрагента — грузополучателя.
Заключение
Одновременное использование справочников Контрагенты и Партнеры позволяет пользователям хранить в системе и использовать в операциях информацию о партнерах с различной организационной структурой. Благодаря широкому функционалу системы ERP компания может корректно отражать все операции с деловыми партнерами, использовать эти данные в различных управленческих и регламентированных отчетах.
Читайте также:
Особенностью считается то, что учет сегодня можно производить не только в каждом контуре отдельно, но то, что система предполагает возможность отказа от двух последних контуров учета используя только операции оперативного блока управленческого учета.
На основных примерах мы продемонстрируем процесс принятия к учету во всех контурах, а также покажем начисление амортизации.
Остались вопросы?
