Начался 4 квартал, а значит во многих компаниях уже стартовал или вот-вот начнется процесс бюджетирования на 2023 год.
Главная цель бюджетирования – это сделать работу вашей компании предсказуемой и управляемой. И в данном случае совокупность составляемых бюджетов, позволяет формировать прогнозы по финансово-хозяйственной деятельности и экономическим показателям, моделировать сценарии событий, влияющих на эти показатели, и заранее разрабатывать стратегию поведения относительно этих событий. Другими словами, компания получает возможность гибче и быстрее реагировать на изменения во внешней и внутренней среде.
Процесс бюджетирования как правило состоит из следующих основных этапов:
1. Составление бюджета на определенный период, как правило, на финансовый год. Здесь в зависимости от задач компании могут составляться не только основные финансовые бюджеты (БДР, БДДС, Баланс), но и оперативные бюджеты (планы закупок и продаж, план производства и т.д.). Планы обязательно должны быть взаимосвязаны между собой, а бюджеты сбалансированы, в результате чего работа подразделений компании будет согласована.
2. Контроль соблюдения утвержденных бюджетов, в том числе через механизм лимитирования, мониторинг текущей деятельности компании по системе «план-факт», анализ отклонений. Подготовка своевременной отчетности об исполнении бюджетов.
3. Предоставление отчетов руководству компании для принятия решений, в т.ч. о корректировке бюджетов.
В той или иной степени, во многих компаниях бюджетирование ведется и данные этапы выполняются. Но не всегда это проходит оптимально и оперативно, поскольку присутствует ручной сбор данных, а функционал используемых программных средств зачастую ограничен. Большую сложность вызывает сбор данных от подразделений. Несмотря на то, что в компании может существовать регламент по бюджетированию или издан Приказ о формировании бюджета, с указанием конкретных ответственных лиц и сроков предоставления, собрать всю информацию в день Х сложно. Последующая работа по сбору факта и заполнение его в бюджетные формы тоже является достаточно трудоемким процессом.
Если перейти на бюджетирование в 1С ERP, то процесс станет более эффективным. При этом качество и скорость сбора фактических данных многократно повышается, а сам процесс бюджетирования можно отслеживать в режиме реального времени.
Система 1С ERP поддерживает возможность создавать все привычные нам группы бюджетов:
- мастер-бюджеты (БДР, БДДС, прогнозный баланс)
- операционные бюджеты (планы продаж, производства, закупок, прямых материальных затрат и т.д.)
- вспомогательные бюджеты (план капитальных вложений, кредитный план, бюджеты налогов).
Давайте рассмотрим возможности 1С ERP для построения бюджетных процессов.
Если в компании уже ведется работа в 1С ERP, но блок «Бюджетирование» не задействован, то для начала нужно активировать его в разделе НСИ и администрирование.
Начало процесса бюджетирования в 1С начинается с создания и настройки модели. Модель бюджетирования позволяет задать правила, по которым будет определятся последовательность формирования системы бюджетов компании. Здесь можно указать период действия модели, периодичность бюджетного процесса, разрезы (по организации/по подразделениям), будут ли бюджеты утверждаться.
Создать новую модель можно в разделе Бюджетирование и планирование/настройки и справочники/модели бюджетирования
После этого нужно настроить сценарии бюджетов. Сценарии – это версии планов, используемые в рамках одного периода. Например, можно сделать разные сценарии используя разную валюту или разный курс, или на основании полностью сформированного одного сценария сформировать другой с более пессимистичным прогнозом выполнения.
Создать новый сценарий можно как из самой модели, так и в разделе Бюджетирование и планирование/настройки и справочники/сценарии бюджетирования
Модель и сценарий определяют общий контур будущего бюджета. А вот внутреннее наполнение определяется составом бюджетных форм. В 1С ERP – это виды бюджетов. Создать их можно любое количество и это зависит от потребности конкретной компании. Можно ограничится стандартными бюджетами (БДР, БДДС, Баланс), а можно использовать и вспомогательные, такие как бюджеты ЦФО, бюджет начисления по кредитам, бюджет по налогам и т.д. Объекты системы Вид бюджета используются как для ввода плановых данных, так и отчетных форм. Определяется это специальным флагом в форме.
Структура бюджета в 1С ERP не отличается от привычных форм в Excel и состоит из элементов «Статьи бюджетов» и «Показатели бюджетов». Поэтому прежде чем приступить к формированию структуры, рассмотрим эти элементы.
Статья бюджета – это тот показатель, по которому мы планируем обороты. По каждой статье система позволяет внести до 6 аналитик, помимо тех, которые указаны для самой модели (организация и подразделение).
Аналитики хранятся в системе в виде отдельного самостоятельного справочника, с определенным перечнем аналитик, но пользователь может создать свои для нужд конкретной компании.
Учет по статье можно вести как в количественном, так и в суммовом выражении. Также в самой статье настраиваются правила получения фактических данных. Источником данных могут выступать:
- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.
- Международный учет – план счетов МСФО.
- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.
Показатели бюджетирования – отвечают за остатки. Например, остатки денежных средств, остатки готовой продукции, остатки ТМЦ и т.д. Визуально формы заполнения статей и показателей похожи, но в показателях есть настройки типа показателя:
- расчетный (здесь остатки на начало получаются по правилам получения фактических данных, а обороты и конечные остатки рассчитываются по связанным статьям бюджетов)
- целевой (остатки на начало каждого периода вводятся пользователем вручную, остатки на конец также определяются расчетным путем).
В показателях также можно отразить до 6 аналитик и учет можно вести как в количественном, так и в суммовом выражении.
В показателях бюджетирования также необходимо заполнить правила получения фактических данных.
После создания бюджетной модели, сценария, заполнения статей и показателей бюджетирования необходимо прописать связи показателей бюджетов. Без этого наша модель не заработает. В системе обязательно нужно определить какая статья на какой показатель влияет и каким образом.
Например, статья бюджетов «выручка от продаж» увеличивает такой показатель как «дебиторская задолженность», статья «выплата заработной платы» уменьшает показатель бюджета «денежные средства» и т.д.
Для описания всех таких связей используется специальное рабочее место в разделе Бюджетирование и планирование/настройки и справочники/Связи показателей бюджетов.
Здесь есть такой нюанс, на который следует обратить внимание при настройке связей. Если показатель находится в пассиве, то влияние статьи будет обратное. Например, «Выручка от продаж» увеличивает показатель «Прибыль и убытки», но так как сам показатель находится в пассиве, в качестве влияния нужно выбрать «расход».
После того, как связи настроены, нужно проверить сбалансирована ли ваша модель. Это можно сделать через отчет «Связи статей и показателей бюджетов». Если в колонке «Итого» коэффициент -1 или 1 значит показатель не сбалансирован и нужно перепроверить настройки.
Также для построения бюджетов часто требуется вспомогательные данные в числовом, денежном, коэффициентном выражении. Например, срок полезного использования, доля численности сотрудников отдела в общей численности, оклады, индексы цен, процентные ставки и т.д. Эти данные можно внести в 1С через объект -«нефинансовые показатели». При его заполнении можно также указать до 6 аналитик, указать детализацию его применения, настроить периодичность его заведения, а также вид самого показателя. Показатель можно завести по предусмотренным в системе шаблонам или завести самостоятельно. Как правило нефинансовые показатели используются в формулах, для того чтобы что-то посчитать.
Итак, первое, что нужно сделать для формирования бюджета 1С ERP - это настроить модель и сценарий бюджета, определить виды бюджетов и завести статьи и показатели бюджетирования и прописать связи между ними. После этого можно приступить к созданию структуры бюджетов.
Структура необходима для наглядного представления данных по планируемым показателям. Настраивается она на отдельной вкладке вида бюджета с помощью интуитивно понятного конструктора. Сначала нужно выбрать вид таблицы для бюджета и потом заполнить её при помощи перетаскивания элементов из левой части формы.
После создания нужной структуры, посмотреть вид отчета можно из этой же формы через команду «Посмотреть вид отчета».
После того как с формой и структурой бюджета определились, нужно создать экземпляр бюджета. Вид бюджета – это аналог макета или шаблона формы. А экземпляр бюджета – это уже непосредственно тот документ, в который мы будем вносить данные. На закладке «основное» заполняется информация о модели и сценарии, организации и периоде, в рамках которой создается документ.
На закладке Бюджет вносятся данные, вручную или через специальную команду, если в виде бюджета заполнение настроено по остаткам и оборотам с помощью формул. Также данные в экземпляр бюджета могут быть импортированы из Excel.
Для получения отчетов по системе план-факт или отчетов для сравнения разных планов в 1С ERP необходимо создать дополнительные виды бюджетов, в структуре которых будут предусмотрены дополнительные колонки/строки для отражения нужных данных и данных об отклонениях.
На закладке Основное в виде бюджета не ставим флаг «использовать для ввода плана». Это позволит использовать дополнительный элемент отчета (разделитель данных) Сценарий. При этом настройка отчетов План-Факт и План-План с расчетом отклонения в суммовом или процентном отношении достигается указанием в группе, подчиненной периоду, одновременно нескольких сценариев (например, Месячный план и Месячный план с учетом внешних факторов) и установкой формулы по группе со значением Отклонение.
На закладке Структура бюджета заполняем элементы для отчетной формы.
Как будет выглядеть форма можно посмотреть через команду «посмотреть вид отчета». Из данного вида бюджета экземпляр бюджета создавать не нужно. Чтобы посмотреть отчет, необходимо в разделе Бюджетирование и планирование/Бюджетные отчеты открыть данный вид отчета, заполнить необходимые данные и сформировать отчет.
Можно настроить систему бюджетирования 1С таким образом, что оперативные оплаты и бюджеты ЦФО заполняли пользователи с определенными правами доступа в экземплярах бюджетов (или как минимум присылали в Excel в шаблонах, выгруженных из соответствующих экземпляров бюджетов), а мастер-бюджеты (БДР, БДДС и Прогнозный баланс) реализовать в виде бюджетных отчетов, так как данные формы как правило являются сводом данным плановых показателей.
Автоматизация бюджетирования обеспечивает контроль и планирование для самых важных показателей деятельности предприятия — финансовых и экономических. Это делает управление более точным и эффективным и дает возможности для максимизации прибыли. Специалисты Гигабайт готовы взять ваш проект внедрения ERP-системы, который предполагает поэтапную автоматизацию бюджетного процесса — с постепенным расширением функционала и усложнением решаемых задач.
Читайте также:
Остались вопросы?
