Внедрение современной системы управления предприятием, такой как 1С:ERP, является не просто технологической модернизацией используемых программных продуктов, но и масштабным проектом цифровой трансформации, затрагивающим все аспекты деятельности компании.
Успех и эффективность такого мероприятия в первую очередь строится на основе качественно разработанного технического задания (ТЗ). Без него проект внедрения может не только не привести к ожидаемому результату, но также спровоцировать различные риски, такие как перерасход бюджета, некорректное построение бизнес-процессов, ошибки в учете и отчетности, крупные финансовые потери, срыв сроков и, в итоге, неудовлетворенность конечных пользователей и бизнеса.
Для заказчика термин «ТЗ на внедрение» скорее общее слово. Под которым могут подразумеваться разные варианты концептуальных подходов и форматов проектной документации. Наиболее распространенные из них:
-
Функциональные требования;
-
Бизнес требования;
-
Концепция проекта;
-
Проектное решение / Технический проект;
-
Функциональная модель.
Документы сильно отличаются друг от друга по разным критериям — назначению, структуре, содержанию, объему, глубине и подробности описания будущей системы, а также количеству требуемых трудозатрат для их подготовки. Рассмотрим более детально каждый из перечисленных форматов.
Функциональные требования
Данный документ содержит подробное описание функций, задач и операций, которые должны быть реализованы в будущей системе. От качества и детализации их описания в первую очередь напрямую зависит корректность настроек системы и планируемых доработок, во вторую — регламентация и прозрачность следующих этапов внедрения.
Функциональные требования являются основой для подготовки частных технических заданий для разработчиков и консультантов, позволяют команде проекта и заказчику ориентироваться и сравнивать результат с изначально поставленными целями, а также избежать увеличения количества и объема задач, что напрямую влияет на стоимость и сроки проекта внедрения.
Для подготовки документа команда проекта проводит анализ бизнес-процессов предприятия, собирает информацию о потребностях и пожеланиях заказчика и описывает данные требования в методологии будущей системы.
В состав команды проекта обычно входят руководитель проекта, функциональный архитектор, аналитики-методологи 1С.
Процесс подготовки функциональных требований для внедрения 1С:ERP в среднем занимает около 1-1,5 месяца, объем трудозатрат сильно зависит от сложности, объема бизнес-процессов и глубины детализации требований.
Структура и содержание документа могут отличаться в зависимости от отраслевой специфики и особенностей учета заказчика. Исходя из потребностей, документ может включать требования к организации различных аспектов учета, например, управление НСИ, складом, закупочными процедурами, взаимоотношениями с клиентами и поставщиками, производственному учету и ремонтам, учету затрат и расчету себестоимости, регламентированному учету, бюджетированию, интеграции с другими системами.
Сформулированные требования включаются в реестр (Таблица 1), на основании которого могут быть описаны планируемые способы реализации, схемы взаимодействия, функциональные разрывы без детализации до конечных технических решений и объектов конфигурации.
Таблица 1. Обобщенный пример реестра функциональных требований
| Блок бизнес-процессов | Формулировка требования |
| НСИ |
|
| Управление складом |
|
| Производственный учет и управление ремонтами |
|
|
Бухгалтерский и налоговый учет |
|
Данный формат проектного документа не описывает конечные проектные решения или методику их реализации в будущей системе. Но на его основании возможно произвести прогнозную оценку стоимости и сроков работ, а также зафиксировать конечные требования к системе 1С:ERP, что в последующем упростит работу программистов и консультантов.
Как результат подробно описанные функциональные требования к внедрению системы 1С:ERP позволяют снизить возможные риски проекта и повысить шансы, что система будет соответствовать реальным бизнес-процессам компании.
Бизнес требования
Формат документации в виде бизнес-требований используется для фиксации требуемых функций в системе, необходимых для достижения целей компании. Документ не отвечает на вопросы каким образом и как будут реализованы те или иные функции в 1С:ERP или другой информационной системы, его ключевая роль — определить конечное видение системы и ее задач со стороны бизнеса.
Несмотря на то что данный формат документа наименее объемный по сравнению с другими в части необходимых трудозатрат для его подготовки, требуется высокий уровень осмотрительности, понимания процессов предприятия и общей насмотренности успешных и неудачных решений при схожих внедрениях системы 1С:ERP.
Описываемые требования должны быть понятными, однозначными, их должно быть возможно выполнить и проверить при завершении внедрения системы. Для подготовки документа команда проекта проводит сбор глобальных требований к будущей системе. Источниками требований могут служить интервью, различные опросные листы, нормативные документы, схемы текущих бизнес-процессов и прочее.
В состав команды обычно входит руководитель проекта и аналитики-методологи 1С, которые выступают в качестве технических писателей при составлении документа.
Процесс подготовки бизнес требований к внедрению системы 1С:ERP в среднем занимает до 1-го месяца. Структура и содержание документа строго не регламентированы и могут отличаться в зависимости от специфики и особенностей бизнеса заказчика. К наиболее часто встречающимся разделам обычно относятся реестр требований и схемы описания текущих бизнес-процессов. Обобщенный пример документа приведен в таблице.
Таблица 2. Обобщенный пример реестра бизнес требований
| Требование | Формулировка требования |
| Цель проекта |
|
| Задачи проекта |
|
| Сроки проекта |
|
Оценка прогнозной стоимости и сроков проекта на основании бизнес требований к внедрению 1С:ERP крайне затруднительна и может строиться только на статистическом опыте внедрений в подобных проектах в схожих отраслях со схожими требованиями бизнеса.
Как результат качественно подготовленный документ может служить основой для разработки последующих проектных документов, описывающих конечное детальное видение системы, проектных решений и методик их реализации, а также позволяет не отклониться от изначальных задач бизнеса и однозначно оценить и проверить эффект от внедрения новой системы.
Концепция проекта
Формат документации «Концепция проекта» является наиболее распространенным и комплексным вариантом для формулировки целей, задач и ожидаемых результатов проекта внедрения системы 1С:ERP. Ключевая задача документа — описание концепции целевой архитектуры будущей системы и методик проведения работ внедрения.
Для его подготовки команда проекта проводит предпроектное обследование предприятия (экспресс-диагностику), анализирует действующие учетные системы, интервьюирует ключевых специалистов заказчика, производит сбор требований к будущей системе, определяет достаточность типового функционала системы 1С:ERP для реализации бизнес-процессов заказчика.
Полученные данные анализируются, формализуются и структурируются для подготовки экспертного заключения. В состав проектной команды может входить руководитель проекта, функциональный архитектор и аналитики-методологи 1С.
Время подготовки «Концепции проекта» зависит от сложности обследуемых бизнес-процессов заказчика, текущей архитектуры учетных систем и других смежных факторов, в среднем процесс обследования и составления документа занимает около 1-2 месяцев.
Подготовленный документ обычно составляет 30-50 страниц и включает следующие ключевые разделы:
-
Сведения и информацию об объекте автоматизации;
-
Текущий уровень автоматизации;
-
Описание блоков бизнес-процессов заказчика;
-
Цели, задачи и результаты проекта;
-
Ключевые требования и ожидания к результатам проекта;
-
Организационные, территориальные границы и функциональные рамки проекта;
-
Концепция целевой архитектуры автоматизируемой системы (пример оформления архитектуры информационных систем приведен на рисунке 1);
-
Концепция метода выполнения проектных работ;
-
Предварительный укрупненный план выполнения работ по проекту (пример оформления дорожной карты проекта приведен на рисунке 2);
-
Оценка предварительного бюджета проекта.
Рисунок 1. Обобщенный пример оформления архитектуры ИС после внедрения
Рисунок 2. Пример оформления дорожной карты проекта внедрения 1С:ERP
Как результат документ «Концепция проекта» формирует основные принципы автоматизации предприятия и целостное видение проекта, прогнозную оценку бюджета и сроков реализации этапов работ.
На основании данных обследования принимается решение о дальнейшем углубленном моделировании и составлении целевых моделей по тем блокам, где могут образоваться функциональные разрывы типового функционала 1С:ERP или других систем, и потребуются доработки. Такой подход позволяет прозрачно оценить финансовые затраты на реализацию проекта и корректно выстроить работы по внедрению.
Проектное решение / Технический проект
Формат документации в виде проектного решения или, по-другому, технического проекта по сравнению с другими вариантами документации предполагает максимально детальную проработку, глубокий анализ бизнес-процессов заказчика, диагностику и тестирование текущих информационных систем, имеющихся интеграций, подробную формализацию различных требований к внедряемой информационной системе для подготовки и проектирования конечных технических решений для внедрения новой системы 1С:ERP. При таком подходе все бизнес-процессы заказчика разделяются на отдельные подфункции, которые описываются в методологии «как есть сейчас» и «как будет» после перехода в новую учетную систему.
Функциональные разрывы в тех подфункциях бизнес-процессов заказчика, где типового функционала системы 1С:ERP недостаточно или требуется его изменение, фиксируются и описываются в виде предполагаемых технических решений (доработок системы с детализацией до конечных объектов — справочников, регистров, документов, шаблонов миграции данных и прочего). Описанные проектные решения являются основой для дальнейшей разработки частных технических заданий для программистов или могут быть включены в состав документа.
Для упрощения описания сложных бизнес-процессов в документе могут использоваться диаграммы и схемы в различных нотациях (IDEF0, UML, eEPC, BPMN). Обобщенный пример описания схемы бизнес процессов приведен на рисунке 3.
Финальный средний объем документа может составлять до 1000 страниц и более. Подготовка документа «Проектное решение/Технический проект» в связи с глубокой детализацией описания бизнес-процессов занимает длительное время, сложно прогнозируется и может занимать от 6 месяцев и более.
Состав команды проекта обширный: в него могут входить руководитель проекта, функциональный и технический архитекторы, программисты и аналитики-методологи 1С.
Как результат документ «Проектное решение/Технический проект» является детальным комплексным планом адаптации программного продукта 1С:ERP под индивидуальные бизнес-процессы заказчика и служит основой для работы технических специалистов внедрения и детальной конечной оценки и сроков бюджета проекта.
Рисунок 3. Пример описания бизнес-процессов в нотации BPMN
Функциональная модель
Формат документа «Функциональная модель» используется для комплексного описания бизнес-процессов заказчика в методологии «как будет» после перехода в новую учетную систему «1С:ERP Управление предприятием». В документе описываются все ключевые бизнес-процессы компании от финансов и бюджетирования до производства, управления продажами, закупками и складом, и прочих блоков учета. Модель помогает понять будущую структуру системы и синхронизировать программные решения с бизнес-процессами предприятия.
Процесс функционального моделирования и проектирования организуется путем проведения интервьюирования бизнес-экспертов и технических специалистов заказчика с целью уточнения детальных требований к автоматизации функционала. Полученные данные анализируются, формализуются и фиксируются в модели в виде контрольных тестовых примеров на базе типовой конфигурации «1С:ERP Управление предприятием».
Примеры подготовленных бизнес-процессов демонстрируются заказчику для согласования предполагаемого метода ведения учета и выявления функциональных разрывов и необходимых доработок конфигурации. В случае несоответствия бизнес-процессов типовому функционалу решения «1С:ERP Управление предприятием» фиксируются функциональные разрывы и описывается их предполагаемое решение без детализации до конкретных объектов (справочников, документов, регистров). Такой подход позволяет сэкономить время на проработку конечного решения и произвести прогнозную оценку трудозатрат для дальнейшей подготовки частных технических заданий программистам и доработки продукта.
По результатам моделирования и проектирования формируется документ «Отчет о функциональном моделировании» (Функциональная модель), документ может быть разделен по блокам учета. В зависимости от сложности и объема бизнес процессов объем документа может отличаться, в среднем описание одного блока учета функциональной модели может составлять около 100-200 страниц. Частичный обобщенный пример структуры функциональный модели по управлению производством приведен на рисунке 4.
Рисунок 4. Пример структуры функциональной модели по управлению производством
Полный процесс моделирования и проектирования для подготовки функциональной модели в среднем обычно занимает около 4-6 месяцев, длительность зависит от сложности бизнес-процессов заказчика и состава обследуемых блоков.
В состав проектной команды входит руководитель проекта, функциональный архитектор и аналитики-методологи 1С.
Как результат функциональная модель позволяет формализовать описание целевых бизнес-процессов, сформировать концептуальные предложения по технической реализации устранения функциональных разрывов типового функционала «1С:ERP Управление предприятием» и оценить предполагаемые трудозатраты на этапе разработки. Функциональная модель позволяет избежать срыва сроков и не допустить критические ошибки при запуске программного продукта в опытную эксплуатацию.
Если эта статья была интересна и полезна для вас, поставьте оценку нашему сайту в Яндекс.Браузере
- Справа от адресной строки нажмите на значок замка
- Перейдите в раздел «Отзывы о сайте»
- В открывшемся поле поставьте оценку и отправьте отзыв
- В правом нижнем углу нажмите на знак (вертикальные три точки)
- Перейдите в раздел «О сайте» в открывшемся окне
- В разделе «Отзывы о сайте» поставьте оценку и отправьте отзыв
Читайте также:
Остались вопросы?
