Отрицательные остатки — одна из самых распространенных проблем, с которой приходится сталкиваться пользователям систем 1С. Но дело здесь, конечно, не в программе, а в том, что при ее использовании часто допускаются ошибки, которые не только приводят к минусовым показателям, но и не позволяют системе проявлять все свои возможности. Отрицательные остатки не дают рассчитать себестоимость, затраты на производство, оценить долю коммерческих расходов и пр. Без этих базовых показателей невозможно вести работу над снижением издержек и повышением эффективности работы предприятия.
В этой статье мы приведем 5 историй об отрицательных остатках в 1С, с которыми приходилось сталкиваться нашим специалистам. Некоторые из них были устранены силами программистов «Гигабайт», решение других было поставлено на паузу, а кое-что удалось проработать и самим заказчикам после консультации с нами.
Контроль остатков в 1С:УТ 11.4
Первый случай демонстрирует одну из самых часто совершаемых пользователями 1С-систем ошибок — это применение доработок и последующих сложных настроек вместо использования типовых механизмов программы.
Сеть розничных магазинов косметики вела учет в 1С Управление торговлей (УТ) 11.4. На протяжении нескольких лет наличие отрицательных остатков в системе пользователей особо не беспокоило, но наступил коронакризис и руководству понадобился расчет себестоимости. Требовалось точно представлять структуру затрат на торговую деятельность, чтобы выявить расходы, на которых можно сэкономить. При минусовых показателях по остаткам расчет себестоимости невозможен. Кроме того, стали ощутимы трудности со сдачей бухгалтерской отчетности. И компания обратилась в «Гигабайт».
Проведя обследование, наши специалисты выяснили следующие проблемы. Во-первых, отсутствовала галочка «контроль остатков» (кто ее отключил, когда это произошло никто уже не помнил). Во-вторых, учет розничной торговли был реализован через контроптовые продажи. На основе этих реализаций с помощью специально написанной предшествующими специалистами обработки формировался Отчет о розничных продажах. Но из-за принципиальных разногласий с типовыми механизмами 1С данные показатели не воспринимались бухгалтерской программой, что в итоге не позволяло бухгалтеру сдавать необходимую отчетность.
Для решения указанных проблем специалистам «Гигабайт» пришлось удалить все реализованные доработки, и привести процесс розничных продаж к типовым механизмам 1С УТ 11.4. Галочка «контроль остатков» также была поставлена.
«В целом, это была несложная задача, которую удалось достаточно оперативно решить, - пояснили наши специалисты. — Но главное, что хотелось бы в этом кейсе отметить, что если бы компания с самого начала обратилась к опытным франчайзи, то достаточно было бы пары часов работы консультанта. А так они дважды оплачивали работу программистов: один раз, чтобы создать ненужные доработки программы, а второй, чтобы их отключить».
Отрицательные остатки в 1С УНФ
Второй случай касается более запутанной проблемы в учете. Компания, занимающаяся розничными продажами аксессуаров и бижутерии в рамках комиссионной торговли, на протяжении многих лет неверно использовала типовые документы в 1С УНФ. Например, в рамках приобретения товаров вместо оформления документов закупки делали ввод начальных остатков. Эта и другие ошибки в введении торгового учета повлекли следующие проблемы:
-
некорректные взаиморасчеты с контрагентами
-
некорректные остатки на банковских счетах, отображаемых в 1С
-
отрицательные остатки на складе
-
невозможность рассчитать себестоимость, отразить финансовый результат
Так как проблема касалась нарушения базовых принципов ведения учета в 1С УНФ, то попытки наладить процессы в действующей информационной базе были не перспективны. Поэтому было принято решение с определенной даты начать вести учет в новой базе. Перенесли остатки и начали работать, используя типовые документы, процессы и отчеты. Проблема была решена.
Двойной контроль остатков в 1С
Стоит сказать, что проблема отрицательных остатков может касаться не только непосредственно товаров, но и всего спектра товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, расходных материалов, инструмента и пр. Наша третья история как раз об этом.
В цеховых кладовых крупного промышленного предприятия велся учет инструмента. Рабочие приходили за инструментом, выбирали нужный и вписывали в свою карточку его наименование. Проблема была в том, что иногда рабочие неверно указывали инструмент (вместо Ключа 16 мм могли вписать Ключ 18 мм и пр.), и когда подходило время пополнять запасы цеховых кладовых, то закупки не всегда отражали реальные потребности в определённых инструментах.
Учет велся по карточкам рабочих, а если учесть, что ошибки были нередки, а предприятие было большим, то список и объем разночтений мог быть весьма существенным. По итогу закупки могло оказаться, что Ключей 16 мм переизбыток, а Ключей 18 мм нет вообще. То есть, налицо отрицательные остатки с одной стороны и пересорт с другой, поясняют специалисты «Гигабайт».
Когда проблема стала уже существенно сказываться на учете по предприятию (затраты на инструмент были заложены в себестоимость), было принято решение подойти к ее решению со всей серьезностью. И были реализованы следующие шаги:
-
Проведена инвентаризация всех кладовых.
-
Излишки списаны за счет прибыли, недостача — на убытки. Все действия согласованы с бухгалтерским учетом.
-
Реализован двойной контроль остатков: провели штрихкодирование инструмента (на каждую ячейку, где лежали инструменты одного вида, приклеили штрихкод) и назначили кладовщика, который должен выдавать инструмент рабочим. Перед тем как выдать инструмент кладовщик сканировал код ячейки, система фиксировала это действие.
После проведенных работ в 1С-систему стали попадать верные данные по используемым инструментам, стал вестись более четкий учет износа инструментов и даже уменьшилось число утерь.
Отрицательные остатки в 1С: от производства до продаж
Четвертая история демонстрирует еще одну сторону разбираемой нами проблемы, когда неудачные форматы работы оказываются настолько привычными, что отрицательные остатки не являются достаточным основанием, чтобы что-то изменить в работе предприятия.
Компания по производству дверей и фурнитуры ведет учет в 1С:УПП в разрезе серий и характеристик продукции. Каждая произведенная дверь имеет характеристику (некоторый набор параметров и свойств конкретного изделия, полуфабриката) и уникальный серийный номер, по факту он же является номером заказа.
По логике учета все полуфабрикаты (например, сварная дверная рама) и комплектующие, в том числе фурнитура, должны по мере производства и сборки учитываться в системе применительно к конкретной двери, конкретному заказу, но такого не происходит.
Когда рабочие изготавливают раму, они еще не знают для какой конкретной двери она будет использована, поэтому в системе они выбирают любой из актуальных заказов, либо вовсе пропускают этот пункт. По факту дверь обретает уникальный номер только на этапе подготовки к продаже, когда она, готовая к отгрузке, попадает на склад.
Отсутствие формализованных процессов приводит к тому, что из-за большого количества параметров в характеристике изделия и, как следствие, большого количества позиций в спецификации, постоянно возникают пересортицы материалов и инструмента на складе (рабочий на месте заменяет позиции из спецификации на аналоги, кладовщик это не контролирует).
В итоге в какой-то момент в системе фиксируются отрицательные остатки по материалам, полуфабрикатам и комплектующим. Автоматический контроль остатков в программе был отключен. Чтобы устранять возникающие проблемы раз в несколько недель кладовщик вручную правит все несоответствия по каждому заказу, приводя данные в учете в адекватный вид.
Для решения этой проблемы специалистами «Гигабайт» было предложено поменять ряд бизнес-процессов на предприятии, чтобы расширить возможности системы по отслеживанию заказа, но руководство компании решило оставить все как есть.
Кража или сбой в учете?
Последняя пятая история касается не столько проблем в ведении учета, сколько человеческого фактора. Но мы решили включить этот кейс в нашу подборку, чтобы показать больший спектр причин появления отрицательных остатков в 1С.
Однажды в нашу компанию обратилась крупная оптовая компания, занимающаяся поставками сантехники. Служба безопасности выявила недостачу элитной продукции на несколько миллионов рублей. Пока сама охрана проверяла записи видеонаблюдений, специалисты по системам 1С должны были выяснить схемы, по которым преступные действия стали возможны (следовало понять, как это все отражалось в учете).
После пары недель «расследований» выяснилось, что причина недостачи в банальной халатности. Дело в том, что упаковки с сантехникой и простой, и элитной были внешне похожи и хранились на складе рядом друг с другом. Так что сотрудники склада отгружали то, что «ближе стоит» не проверяя фактическое соответствие товара внутри тары на то, что было написано в заказе. В итоге элитная итальянская сантехника отгружалась по цене отечественной, а когда пришел заказчик на дорогую продукции, ее на складе не оказалось. По итогам проверки все сотрудники склада были уволены.
Отметим, что подобные проблемы возможностями систем 1С предотвратить практически невозможно, так как с программой работаю люди, а они допускают ошибки. Конкретно в этой компании для новых сотрудников склада была составлена четкая инструкция, что нужно делать перед каждой отгрузкой (что проверять, где отмечать), а кроме того, разные по цене товары разнесли по складу, чтобы снизить шанс некорректных отгрузок.
Конечно, что вышеописанными примерами проблема отрицательных остатков в 1С не исчерпывается. Думаем, что подобных историй можно было бы найти ни одну сотню. Главное, что стоит понимать это то, что отрицательные остатки — это симптом того, что в ведении учета есть ошибки, и их все-таки надо исправлять, если бизнес заинтересован в долгосрочном развитии на основе точных и достоверных данных о работе предприятия.
Читайте также:
Остались вопросы?
