Как мы снизили резерв товаров на складах клиента?

Как известно, главный ресурс любой компании — это люди. Но иногда случается, что этот ресурс снижает свою ценность в глазах руководства, когда приносимая им польза падает за счет производимых им же издержек. Сегодня мы расскажем историю одного из наших клиентов, который обратился за решением проблем склада, а в итоге пришлось разрешать трудности в работе сотрудников.


Резерв товаров на складах в 1С

«Как вы лодку назовете, так она и поплывет», — довольно известное выражение, которое вполне можно применить и к ситуации, с которой столкнулись специалисты «Гигабайт» в процессе ознакомления с проблемой одного из заказчиков. Правда, его стоит слегка переиначить: «Какие правила игры вы установите, так с вами и будут играть».  А игра, в данном случае, вышла не в пользу бизнеса.

Крупная оптовая компания с несколькими филиалами по России, занимающаяся продажей телекоммуникационного оборудования и кабельной продукции, обратилась в «Гигабайт» с просьбой помочь решить проблему с затовариванием складов. Согласно данным учетной системы 1С резерв товаров на складах был довольно значительным, но все они были зарезервированы и вполне «законно» занимали свое место на полках, только было не ясно: надолго ли и кому конкретно их в итоге надо было отгружать. То есть для кого из покупателей, и под какой конкретно заказ они были зарезервированы.

Типовой функционал используемой конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 не в полной мере давал возможности быстро и удобно проследить весь путь товаров «от заказа поставщику до склада отгрузки покупателю». Так что, на первый взгляд, проблема была только в том, чтобы вывести к каждому товару из резерва на складе в 1С наименование компании-заказчика и условия поставки.

То есть разложить бы все «по полочкам» в 1С, соотнести с тем, что имеется на складе, и можно спокойно заниматься отгрузкой товаров тем, кто их заказал. Ну, или оперативно решать вопросы вида «этот клиент спокойно подождет следующей поставки, а вот тому - надо срочно»... Но все оказалось чуть сложнее.

Специалисты «Гигабайт» выявили, что избыточный резерв товаров на складах происходит не из-за того, что там много товаров, зарезервированных по актуальным заказам (которые просто задерживаются с отгрузкой), а из-за того, что их никто никогда не заберет.

Продажа товара со склада 1С и без него

«Больше продашь, больше заработаешь» — отличная схема найма сотрудников в отдел продаж. Замотивированный персонал выдает хорошие цифры реализаций, получает заслуженные бонусы, и все довольны. А если ему удается еще и чутко реагировать на все запросы клиентов — это просто мечта любого маркетолога. Но только почему-то, обороты растут, а прибыль нет.

В чем же дело? Самое время обратиться к фактам. Начнем со звонка в отдел продаж:

— Алло! Я хотел бы заказать, 10 стандартных бухт сетевого UTP Cat. 6 (по 305 метров каждая), 5 маршрутизаторов и 2 упаковки разъемов стандарта RJ-45.

— Ваш заказ принят. Как только он поступит на склад в вашем городе, мы отправим вам счет на оплату.

Изучив данные по остаткам на складе в городе заказчика, менеджер делает дозаказ на необходимый кабель производителю в другом городе. Например, на складе есть 3 бухты кабеля, дозакажем поставщику еще семь. Нет маршрутизаторов — сделаем заявку вендору и т.д.

Время идет, заказ готовится к отгрузке, проходит частичная предоплата, но тут снова раздается звонок:

— Алло! Я у вас 10 бухт кабеля заказывал, так вот, столько не нужно. Хватит 6, а все остальное оставляем, и еще пару таких же маршрутизаторов добавьте. Готов доплатить.

Менеджер заходит в заявку, исправляет 10 бухт на 6, увеличивает число маршрутизаторов, и отправляет обновленный счет покупателю. Продажа со склада в 1С реализована.

Все довольны? Пожалуй, что нет.

По итогу этой сделки на небольшом складе в городе заказчика останется 4 бухты кабеля (т.к. он уже был в пути между складами на момент последнего диалога с заказчиком) — это остаток, который имеет статус «резерв под заказ», но, по сути, уже таковым не является, т.к. не востребован: 

  • менеджеры продаж не видят его на свободных остатках по складу, а значит, не могут продать кому-то другому (разве что случайно тот же менеджер продаж наткнется случайно на этот «зависший остаток» и сам его переведет в свободные, т.к. сам помнит, что по заказу был частичный отказ от товара),

  • бизнес не получает прибыль с реализации такого резерва товара,

  • складу достается товар, который занимает место без какой-либо перспективы стать объектом продажи 

Стоит отметить, что до выводов, сделанных специалистами «Гигабайт» никто в компании-заказчике о масштабах проблемы в таком ключе даже не задумывался. Возможно, даже сами менеджеры продаж в тему особо не вникали, а все «случайные находки» тут же обрабатывали в рабочем порядке. Программа показывает остатки— их и продаем. Изменили заказ — не страшно: программа все посчитает, все, что нужно, покажет, а остальное не наше дело.

Продажи и склад в 1С — поиск решения 

Первой проблемой, которую стоило решить — это ввод в оборот зарезервированных остатков, которые уже таковыми не являлись. Для этого типовая форма подбора товаров в заказ клиента была модифицирована специалистами «Гигабайт» так, что явно указывала «зависшую» долю остатка каждого товара по каждому складу. В этой ситуации менеджеру оставалось только «снять» (типовым средством) более неактуальный резерв и использовать его в новом заказе. В итоге «масштаб бедствия» стал явно виден, но с этими данными уже можно было работать, постепенно« размораживая» оборотный капитал компании.

На втором шаге была решена задача по предотвращению проблемы в связке «продажи и склад в 1С». Для этого наши специалисты доработали типовые учетные документы (в т.ч.«Заказ клиента») таким образом, чтобы при изменении строк заказа менеджером (прямо в процессе диалога с покупателем), оказавшиеся «лишними» товары, получали статус свободных, и могли быть использованы при формировании других заказов другими менеджерами. Этот шаг позволил предотвратить «замораживание» оборотных средств, дал возможность быстрее формировать новые заказы на отгрузку, так как по многим позициям товар уже, оказывается (!), имелся на близлежащих складах, либо был в пути.

Третий шаг автоматизации был призван внести большую согласованность в работу менеджеров отдела продаж. В ходе обследования, проведенного специалистами «Гигабайт» выяснилось, что менеджеры продаж нередко «придерживают» товар на складе под еще недосогласованные с клиентом заказы. Другими словами, если часть позиций из заказа клиент «точно заберет», а про другую часть - «еще подумает», то менеджер продаж постарается резервировать (и, при недостатке на складе, даже закупить) весь перечень позиций из заказа. И логика менеджера тут проста: «А вдруг клиент готов будет оплатить все?! Если я не дозакажу (экономя деньги компании) — сам получу меньший процент с меньшей выручки по заказу и, в добавок, спровоцирую негатив платежеспособного клиента».

Можно, конечно, «перебросить» резерв товара в 1С из заказа одного клиента в заказ другого (если, вдруг, последний решит все оплатить!), но оформлять эти «переброски резервов» рядовому менеджеру неудобно. А все потому, что типовыми учетными документами такие корректировки оформлять громоздко, а клиентов-заказов-товаров каждый день обрабатывается много. И это не считая того, что менеджерам еще нужно между собой согласовать такое действие.

Другими словами, если учетные процессы не настроены должным образом, то большие объемы продаж нередко сопровождаются, ну если не убытками, то вполне конкретными дополнительными издержками. Поэтому специалисты компании «Гигабайт» снова доработали типовую форму подбора товаров в заказы так, чтобы, предварительно договорившись между собой, менеджеры могли прямо в списке остатков (и резервов) по нужному товару «перерезервировать» его с одного заказа на другой — т.е. легко и быстро зафиксировать в учетной системе достигнутую устную договоренность.

Подытожим. Перечисленные доработки позволили сделать продажи и резерв товаров на складах в 1С более прозрачными. высвободить оборотные средства предприятия, снизить объем товаров на складах, более оперативно собирать заказы клиентов, используя видимые теперь резервы по товарам. Заказчик получил дополнительные средства, которые раньше были заморожены в складских остатках на развитие бизнеса, а также ценный опыт в том, как важно бывает проверить все бизнес-процессы, даже те, которые, на первый взгляд, нареканий не вызывают.







Читайте также:

Планируете встречу с подрядчиком в связи с внедрением 1С:ERP и хотели бы знать к каким вопросам готовиться? Вам в помощь мы написали статью, где привели примерные вопросы, которые задают представители IT-компаний перед тем, как приступить к проекту внедрения, а также пояснили, почему и мы спрашиваем именно об этом.

Остались вопросы?

ФИО*
E-mail*
Телефон*
Введите ваш вопрос
Наверх