Организация закупок с помощью Электронных торговых площадок (ЭТП) — один из важнейших блоков работы компаний с государственным участием. Он регламентируется Федеральным законом 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Также ЭТП — это удобный инструмент проведения, так называемых, Коммерческих закупок, которые не подпадают под действие закона, но компаниям комфортно организовывать их с помощью того же инструмента.
Компании, которые проводят десятки и сотни закупок в год, нередко нуждаются в автоматизации этих работ. О том, как именно провести интеграцию учетной системы и торговых площадок в нашем материале.
Автоматизация, в данном случае, заключается в интеграции учетной системы на базе 1С:Предприятие (например, 1С:Управление холдингом 8, 1С:Государственные и муниципальные закупки и т.д.), в которой автоматизированы процессы централизации, подготовки и проведения закупочных процедур и внешних систем — ЭТП (например, Фабрикант, Сбербанк-АСТ, РТС-Тендер и т.д. ) и ЕИС (Единой информационной системы в сфере закупок https://zakupki.gov.ru/).
Не все учетные системы на базе 1С имеют встроенные возможности по учету и управлению закупочными процедурами, а также встроенные базовые возможности интеграции с внешними электронными торговыми площадками, поэтому работы по интеграции 1С и ЭТП обычно проводятся для специализированных конфигураций, обладающих базовым функционалом по управлению закупочными процедурами (например, в 1С:Управление холдингом 8 есть подсистема “Централизованные закупки”, в которой предустановлены возможности интеграции с ЕИС, но обычно обмен данными с каждой внешней коммерческой ЭТП требует реализации средств обмена силами сторонних разработчиков).
На сегодняшний день существует множество ЭТП, которые предоставляют возможности проведения торгов. Но механизмы обмена данных с каждой из них могут отличаться, поэтому для работы с ними необходима разработка специализированных средств интеграции.
Компания «Гигабайт» имеет опыт интеграции различных учетных систем на базе 1С (1С:Управление холдингом 8, 1С:Государственные и муниципальные закупки 8, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ) с более чем 5 различными ЭТП, а также с системой ЕИС. В рамках данных проектов специалисты «Гигабайт» производили как доработки типового функционала базовых конфигураций, так и разработку инструментов обмена данными между учетной системой 1С и ЭТП, и осуществляли сопровождение реализованных механизмов интеграции в течение всего времени работы Заказчика с ЭТП.
Механизм интеграции на примере 1С:Управление холдингом 8 и РТС-тендер (223-ФЗ)
Обычно при автоматизации закупочной по 223-ФЗ требуется реализовать обмен данными между тремя системами:
- Учетной системой на базе 1С, где создаются, согласуются, проводятся по этапам закупочные процедуры
- ЕИС, где публикуются данные всех регламентированных закупок
- Электронные торговые площадки, где непосредственно проводятся торги
1) У каждой организации, проводящей закупки, есть План закупок (Программа закупок) на год, в котором хранится список всех планируемых на год закупок.
В начале года этот План закупок стандартными методами интеграции, которые есть, например, в 1С:УХ, отправляется в ЕИС. Если в течение года он корректируется, то сведения обо всех изменениях также отправляются в ЕИС.
2) Также в 1С:УХ есть документ «Закупочная процедура», внутри которой находятся один или несколько лотов. Сами лоты относятся к какой-то конкретной, ранее заявленной, позиции в Плане закупок.
3) Сначала мы создаем «Закупочную процедуру» в 1С УХ, создаем закупочную документацию, например с помощью шаблонов . При желании разместить данную процедуру на ЭТП, мы отправляем ее, с помощью специально созданной внешней обработки, на торговую площадку (в том числе передаем номер позиции в Плане закупок). Кстати, по правилам некоторых ЭТП подтверждение заявки должно происходить из Личного кабинета пользователя с применением Усиленной электронной подписи. То есть из 1С на ЭТП отправляется черновик «Извещения о закупочной процедуре» (и все связанные файлы закупочной документации), который публикуется уже пользователями из Личного кабинета ЭТП вручную.
4) ЭТП, получая информацию об опубликованном тендере в рамках интеграции, отправляет данные о нем на ЕИС. Все торги (прием заявок от участников и пр.) происходят на ЭТП, но площадка в обязательном порядке передает данные на ЕИС, так как это положено по 223-ФЗ.
5) На этом этапе в 1С:УХ из ЭТП начинают поступать заявки участников, которые рассматриваются закупочной комиссией. В 1С:УХ автоматически создаются соответствующие документы - «Предложение поставщиков», в которые выгружаются данные заявок поставщиков с ЭТП и все связанные файлы.
6) ПО итогу рассмотрения заявок поставщиков закупочной комиссией в 1С:УХ пользователями создаются следующие документы:
-
Протокол рассмотрения заявок (для субъектов малого и среднего предпринимательства (СМСП) «Протокол рассмотрения первых частей заявок», «Протокол рассмотрения вторых частей заявок»).
-
Протокол подведения итогов (выбор победителя).
По разным видам закупочных процедур (запрос предложений, конкурс, аукцион и т.д.) могут создаваться дополнительные документы (по требованию заказчика).
7) Все протоколы (первых частей, вторых частей, итоговые протоколы) , в которых фигурируют заявки участников, из 1С:УХ уходят на ЭТП.
8) Далее сама площадка передает их в ЕИС.
Если закупка происходит у субъектов МСП, то заявки из ЭТП в 1С:УХ пересылаются частями. Сначала ознакомительные данные об участниках, затем, после первого рассмотрения заявок и составления «Протокола рассмотрения первых частей заявок», запрашиваются дополнительные данные, включающие реквизиты компаний-поставщиков, а затем после второго заседания закупочной комиссии и составления «Протокола рассмотрения вторых частей заявок» запрашиваются ценовые предложения.
При обычных закупочных процедурах (не у субъектов МСП) на первом этапе участники закупки сразу присылают все данные о себе, и уже на втором - отправляют ценовые предложения.
Если победитель не выбран, то закупка признается несостоявшейся.
9) В дальнейшем по проведенным закупочным процедурам в 1С:УХ составляются еще два документа:
-
Договор с исполнителем
-
Сведения об исполнении договора (формируются по мере исполнения договора с поставщиков)
Эти документы из 1С:УХ направляются в ЕИС.
10) Если закупка отменена из-за отсутствия участников или по другим причинам, то в 1С:УХ формируется «Протокол отмены закупочной процедуры», который также отправляется на ЭТП, а оттуда информация о нем поступает на ЕИС.
Типы закупочных процедур для интеграции 1С и ЭТП (223-ФЗ)
В практике компании «Гигабайт» организация интеграции 1С с ЭТП по следующим типам закупочных процедур:
-
Запрос предложений в электронной форме
-
Конкурс в электронной форме
-
Аукцион в электронной форме
-
Запрос котировок в электронной форме
Каждая процедура реализуется в двух вариантах — для конкурентных закупок и закупок с приоритетом участия субъектов малого и среднего предпринимательства.
Дополнительный вид процедур — Коммерческая закупка («Запрос в электронной форме») для закупок за рамками 223-ФЗ.
Техническая реализация интеграции 1С с ЭТП
Каждая ЭТП предоставляет API web-сервиса для интеграции, который позволяет размещать закупочные процедуры и сопутствующие файлы на ЭТП, а также управлять процедурами:
-
вносить изменения в опубликованную закупочную процедуру,
-
отменять ранее опубликованную процедуру,
-
получать текущий статус процедуры,
-
получать заявки участников и приложенные к ним файлы,
-
публиковать протоколы рассмотрения заявок и протоколы итогов закупочной процедуры с сопутствующими файлами и пр.
У каждой ЭТП имеется своя техническая спецификация по работе с web-сервисом, форматы передачи данных и порядок операций при отправке/получении данных.
Именно поэтому специалисты по интеграции 1С с ЭТП (например, РТС-Тендер) создают индивидуальное решение для каждой площадки и базовой учетной системы 1С, в которой осуществляется закупочная деятельность.
Тем не менее, интеграция с различными площадками реализуется специалистами «Гигабайт» с сохранением общего для всех ЭТП порядка работы пользователей с закупками в 1С. В случае работы с несколькими ЭТП сохраняется единый порядок работы в 1С, вне зависимости от того, на какой из интегрированных площадок осуществляется публикация и работа с закупочной процедурой.
Сроки реализации интеграции
Интеграция с ЭТП в каждом конкретном случае, это фактически индивидуальный проект, так как, он завязан на особенностях проведения закупок каждой конкретной компании, учет в которой организован в какой-то конкретной 1С-системе и зависит от спецификации работы с каждой конкретной ЭТП.
По нашему опыту, примерные сроки реализации средств интеграции 1С с ЭТП составляют от 3х до 4х месяцев.
Преимущества внедрения интеграции 1С с ЭТП
Интеграция системы управления закупками на базе 1С и ЭТП дает несколько очень важных преимуществ:
-
работа в режиме “одного окна” сразу с несколькими ЭТП (пользователи полностью управляют закупочными процедурами из 1С, можно подключить несколько ЭТП к 1С и вести часть процедур на одной ЭТП, часть на другой, нет необходимости одновременно “вести” процедуру в 1С и на ЭТП вручную)
-
централизованное управление всеми закупочными процедурами, консолидированное хранение информации по закупочным процедурам (а не разрозненные папки и файлы на сетевых дисках) и консолидированная аналитика и статистика по процедурам
-
возможность изучения различных срезов для анализа и корректировки закупочной деятельности,
-
реализация средств электронного согласования и утверждения предварительных технических заданий на закупку, закупочной документации, протоколов и т.д. средствами 1С системы с инициаторами закупок, руководителями подразделений и топ менеджерами холдинга
-
экономия времени организаторов закупочных процедур и исключение человеческого фактора за счет автоматизированного обмена с ЕИС и различными ЭТП
Читайте также:
Остались вопросы?
