Программные продукты для малого бизнеса нередко попадают в своеобразную ловушку, когда для начинающегося бизнеса они оказываются слишком сложными, а для уже подросшего — слишком простыми.
Примерно такая ситуация часто складывается в отношении «1С:Управление нашей фирмы» — комплексного решения для управления и учета в малом бизнесе. В нашей статье мы постарались дать общую оценку возможностям этой программы, а также рассказать случаи из нашей практики, когда компании обращались за доработкой функционала 1С УНФ, если типового становилось недостаточно.
Описание функционала 1С УНФ 1.6: основные моменты
Как сообщается в описании возможностей программы 1С УНФ на официальном сайте фирмы «1С», в решении есть «все что нужно: продажи, закупки, склад, производство, финансы, зарплата, анализ состояния компании, отчетность и CRM. Это программа для бизнеса, который занимается оптовой, розничной и интернет-торговлей, услугами, сервисами, подрядами, мелкосерийным и позаказным производством».
Разработчики 1С отмечают, что решение не перегружено излишней функциональностью, его можно легко настроить под особенности организации управления и учета предприятия малого бизнеса.
Это, кстати, подтверждают и специалисты «Гигабайт».
«1С УНФ легко дорабатывается, проще чем «Управление торговлей» или «Комплексная автоматизация», где много сквозных операций данных, и чтобы что-то поменять, надо прикинуть с какими процессами в соседних подсистемах это может быть завязано. В УНФ все проще», - поясняют они.
Если говорить о возможностях этого решения, то главной фишкой 1С УНФ, несомненно, является производственный блок. По сути, это единственная из наиболее доступных программ, в которой можно вести планирование, учет и анализ производства.
Также заслуживает внимания встроенная CRM система, позволяющая вести клиентскую базу, возможность интеграции с 1С-Битрикс, работа с телефонией, email-рассылками, а для руководителей есть рабочий стол «Пульс бизнеса», на котором выводятся основные показатели по предприятию.
Особенности работы в программе 1С УНФ
Так как 1С УНФ 1.6 все-таки позиционируется как решение для небольшой компании, то очень многое в нем сделано по принципу — чем проще, тем лучше, и это находит свой отклик не только в сердцах пользователей, но и умах программистов.
«1С УНФ достаточно удобная. В ней есть много прогрессивных возможностей, которые сделаны не так как в других решениях с производственным блоком, - поясняют в «Гигабайт. - Если в компании до 10-12 человек, то она прям хороша. Например, готовим бутерброды, шьем мягкие игрушки или варим бальзамы на травах и хотим знать себестоимость изделия – для этого 1С УНФ подходит идеально».
Правда, специалисты отмечают, что несмотря на простоту решения, кое-какие моменты предпринимателям приходится осваивать под руководством консультантов.
«Чтобы вникнуть в тот же расчет себестоимости нужен специалист. В частности, когда должны учитываться услуги переработчика. Неопытный пользователь вряд ли разберется в одиночку», - говорят в «Гигабайт».
Основные проблемы при работе с 1С УНФ
Трудности в работе с 1С:УНФ начинаются тогда, когда изначально просто устроенная компания начинает развиваться, создавать новые подразделения, формировать новые внутренние связи, усложнять бизнес-процессы и пр. И тогда простота решения начинает становиться проблемой.
Много операций — один документ
«В УНФ есть такая особенность, что некоторые отчеты и документы содержат большой объем данных, который нужен, когда за несколько сфер деятельности отвечает один сотрудник, но если необходимо, чтобы, например, в отчетах, связанных с денежными средствами руководитель или коммерческий директор видел всю информацию, а бухгалтер только остатки по определенным счетам/кассам, то уже будут проблемы и типовых возможностей не хватит», - говорят в «Гигабайт».
Похожая ситуация с документами производства.
«Вот сотрудник взял гвоздей, шурупов на складе…выпустил продукцию…и дальше побежал. А я как владелец хочу понимать, откуда он взял эти гвозди, откуда эти шурупы. А документ один. И из него не ясно, кто разрешил это все делать», - иллюстрируют ситуацию наши специалисты.
Минус УНФ в том, что невозможно отследить, кто производил конкретные действия именно с документом. Присутствует автор документа, есть заказы на производство, есть само производство, есть списания и перемещения, но в 1С УНФ предполагается, что технолог — это отдельная должность, и он, по сути, и отвечает за весь процесс.
То есть, когда доходит до реального бизнеса, приходит осознание, что контроль необходим, ведь каждый сотрудник готов отвечать только за свой участок. А сделать жесткое разграничение прав – «давай пока тебе кладовщик не выделил материал, ты ничего не производишь», в типовой 1С УНФ сделать не получится.
Если в какой-то момент развития компании производственный процесс начинает делиться на этапы, которые должны жестко регулироваться по сотрудникам, то возможностей 1С УНФ уже недостаточно. Конвейерное производство это не для УНФ.
Резервы и остатки на складе
Еще одна проблема 1С УНФ 1.6 — это работа со складами. Дело в том, что в типовых возможностях решения не предусмотрены настройки прав доступа в отношении складов. То есть, у сотрудника есть возможность вручную взять материалы с любого доступного. Это приводит к тому, что в то же производство могут быть списаны материалы, которые были предназначены для чего-то другого, но их не успели зарезервировать.
Причем контролем остатков эта проблема не решается. Так как по факту система фиксирует только общее наличие материалов/товаров. Если на складе№1 – 5 коробок товара, а на складе№2 – 3 коробки, то 1С УНФ даст списать любое количество товаров до 8 и уведомит об отрицательных остатках только тогда, когда списываемое количество превысит все имеющееся.
Не решает проблему и признак «ордерного склада», который можно применить. Контроль все равно будет только общий. Приведем такой пример.
Есть два склада – Общий и №1 (ордерный).
На общем – 5 банок кофе, на №1 – 2 банки кофе. Покупатель хочет купить 1 банку. А нам удобнее продать ему с ордерного. Мы делаем документ – Расходная накладная, и поскольку склад ордерный, то 1С записывает движение «Запасы к расходу со складов» – это типовой регистр.
Но Расходная накладная это бухгалтерский документ, а Расходный ордер — складской. И когда мы делаем расходный ордер, типовая УНФ не умеет контролировать по какой накладной идет отгрузка, это один момент. А второй — состоит в том, что, если есть две накладных по 1 банке кофе, кладовщик в Расходном ордере может отметить выдачу сразу 2-х банок, и 1С УНФ примет это как должное.
Именно поэтому обращения за доработками по ордерному складу в 1С УНФ одни из наиболее частых. В «Гигабайт» конкретно по этому случаю было предложено следующее решение:
Во-первых, были изменены правила заполнения ордера на основании накладной, то есть учитывается, что есть документ-распоряжение.
А во-вторых, реализована доработка, которая помогала контролировать, что больше того, что в расходной накладной указано, мы списать не можем. То есть, теперь 1С-система проверяет: «а точно мы можем столько продать с этого ордерного склада или нет», если нет, то появляется соответствующее уведомление.
Права доступа
Как мы уже упоминали выше, отсутствие в типовом функционале 1С УНФ разграничения прав доступа и каких-то специальных режимов контроля является довольно серьезной проблемой.
«По моим наблюдениям реальные запросы на введение каких-либо ограничений на доступ к документам и отчетам возникают, когда в инфобазе начинает работать более 15 человек, - говорит наш программист. – Например, одна из компаний обратилась за доработками после того, как в базу добавили работников торговли (до этого отдел продаж работал в «Управлении торговлей»). В связи с этим возникла необходимость в разграничении, так как прежние пользователи не хотели, чтобы другие сотрудники имели доступ к уже существующей информации, движениям денежных средств, например».
Проблемы с доступами актуальны и во взаимоотношениях между менеджерами продаж и кладовщиками. Одну из таких историй мы описали в статье «Партионный учет в 1С УНФ».
Там, для четкого разделения зон ответственности нашими специалистами был создан новый документ Сборка для склада, в котором были выделены отдельные пункты для менеджера и кладовщика. Сотрудники не могли править данные внесенные коллегой, но видели все изменения в документе.
Ситуацию, когда один склад может относиться к производству, а второй к продажам, также можно решить проработав виды доступа. Сотрудники производства в этом случае смогут списывать только со своего склада, менеджеры – со своего.
Новые возможности 1С УНФ
Тем не менее, разработчики 1С продолжают совершенствовать свой продукт. Например, в одном из последних релизов появился обновленный Платежный календарь, который стал гораздо удобнее, чем в более ранних версиях программы.
Теперь в нем появились возможности ввести заявки на расходование денежных средств, то есть, различные подразделения могут запрашивать необходимые им средства, и это будет отражаться в отчетах. Эти возможности можно использовать для мониторинга.
Правда, как отмечают наши специалисты, контроль остатков по этим средствам оказался недоработан, а именно: контроль зарезервированных денежных средств осуществляется в целом, в рамках счета и кассы, и не распространяется на аналитики Проект, Статья ДДС, Подразделение, Сотрудник и т.д.
«Пока непонятно будут ли в 1С доделывать этот функционал, ведь основное позиционирование 1С УНФ – это простая и понятная программа для небольших компаний, а бюджетирование и казначейство, это уже возможности совсем другого порядка», - говорят в «Гигабайт».
В завершении стоит сказать, что, все указанные нами «недоработки программы», в целом, никак не умаляют ее достоинств. А статистика внедрений от 1С наглядно показывает, что популярность 1С:УНФ (12 173 проектов) очевидна. Для сравнения внедрений 1С:УТ всего в 7 раз больше (93 073 проектов), а учитывая, что торговых компаний, в принципе, намного больше, чем производственных, то данные говорят в пользу описываемого продукта.