Цель проекта — внедрение «1С:ERP. Управление холдингом» в рамках процессов казначейства и бюджетирования компании с сохранением отраслевой и организационной специфики предприятия, а также учётом требований МСФО.

Задачи проекта:

• В сжатые сроки внедрить оперативный и управленческий учёт в рамках финансового контура компании, включающий в себя бюджетирование, казначейство и международный финансовый учёт.
• Осуществить перенос и настроить автоматическое классифицирование необходимых для компании мастер-данных из ранее использовавшихся систем учёта и данных XLS–таблиц.
• Адаптировать внедрённое программное решение согласно специфике отрасли, устоявшимся бизнес–процессам и организационным принципам в области управления и планирования финансов.
• Учесть во введённой системе необходимость соответствия стандартам бухгалтерского учёта US GAAP.

АО «Технологии ОФС» является бывшим подразделением американской компании Baker Hughes, традиционно использующей системы SAP R/3 и Hyperion на серверах головной компании для целей оперативного и управленческого учёта в рамках финансовых и производственных процессов. В мае 2022 года в связи с политическими и экономическими изменениями продолжение работы в импортных программах стало невозможным, из-за чего руководство компании приняло решение перевести учёт компании в собственную локальную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом» в составе комплекта «1С:Корпорация».

• Реализован собственный план счетов в подсистеме МСФО, реализованы сложные правила отражения всех хозяйственных операций в модели транзакционного учёта.

• Реализована система предварительных начислений (Accrual Accounting) с механизмом автореверса проводок и возможностью ручного ввода корректировок. Предварительные начисления также изолированы от общего журнала проводок отдельным типом транзакций, позволяющим учитывать или исключать данный тип операций в оперативных и управленческих отчетах. Реализован механизм автоматического расчёта многих резервов и начислений в том числе плановой стоимости ремонта по открытым заказам и по наработке оборудования, резерва под обесценивание материальных запасов, распределения затрат по сложным базам.

• В процессе внедрения был произведен отказ от принятой на предприятии методики учета проводок без корреспонденции. Отказ производился уже в рамках работающей системы, поэтому была проведена адаптация системы и переход на механизмы формирования проводок с корреспонденцией.

• Разработан механизм регистрации, проверки, согласования и отражения ручных начислений (проводок) в подсистеме МСФО. Интегрирован складской и финансовый учёт ОС для формирования достоверной отчётности по затратам по ЦФО. Разработана и внедрена гибкая система контроля корректности проводок и заполнения аналитик, адаптированная отдельно под каждый тип документа, вид аналитики и каждый ЦФО.

• На базе подсистемы МСФО разработана дополнительная подсистема отчетности, которая позволяет строить предварительные отчеты до закрытия периода и до начала бюджетного процесса сбора фактических данных. Данная подсистема позволяет обнаружить и исправить ошибки в учете в более оперативном режиме и до начала заполнения всех бюджетных форм. В рамках подсистемы казначейства «1C:ERP. Управление холдингом» разработана система планирования, установки, согласования и корректировки лимитов, подкреплённая автоматически генерирующимися цепочками сопроводительных документов под каждую из операций.

• Внедрена система автоматических и ручных заявок, использующая данные подсистемы «1С:ERP. Управление холдингом» и согласованная с системой установленных лимитов. В системе заявок учтены особенности оперативного контура компании, в том числе для планирования и формирования платёжного календаря. Реализована возможность массового переноса платежей, заморозки части платежей на определенный и неопределенный срок.

• В подсистеме «Бюджетирование» настроены продвинутые формы отчётности БДДС, включающие план-фактный анализ и прогнозирование движения денежных средств. Формы адаптированы под особенности бизнес-процессов заказчика. Реализована подсистему учета кредитных карт сотрудников в рамках работы с подотчетными лицами. Произведена интеграция с банковским ПО, производится контроль лимитов по задолженности сотрудников и система напоминаний и оповещений о необходимости отчитаться за выданный (потраченные с корпоративной кредитной карты) средства.

• В рамках подсистемы бюджетирования настроено порядка 20 видов отчётов с большим количеством дополнительных бланков в каждом (в некоторых отчетах до 10 бланков). Для формирования отчётности используется механизм бюджетных процессов, в рамках которого автоматически формируются первичный бланки, отслеживается необходимость загрузки данных, производится уведомление ответственных лиц о необходимости заполнения или обновления бланков.

• Генерируемые управленческие формы отчетности настроены в соответствии с внутренними особенностями учёта в компании. Учтены требования по использованию сложной блочной структуры отчётов, различных сценариев и ключевых сред, а также рассмотрение финансовых показателей с 3 сторон: плана, текущего и предыдущего прогнозов.

• Создан справочник собственных аналитик, благодаря которому внутренняя отчётность компании в рамках бюджетирования и казначейства адаптивная к требованиям US GAAP.

• В конечном счете реализовано полностью автоматическое создание всей финансовой отчётности компании без участия пользователей.

Как результаты проведённого проекта можно выделить:

• Уменьшены сроки выполнения и повышена прозрачность по ключевым процессам планирования, бюджетирования и сбора управленческой отчетности;
• Существенно уменьшены трудозатраты на ведение внутреннего документооборота;
• Автоматизированы ключевые процессы по взаимодействию с заказчиками, для работы по которым ранее использовалось несколько таблиц Excel;
• Минимизированы трудозатраты персонала на выполнение рутинных операций, снижена вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• Увеличена достоверность данных по всем автоматизированным разделам учета.