Перенос данных в 1С:ERP

Если вы когда-нибудь переезжали из старого дома в свеженькую новостройку, то конечно, помните, сколько сил вам пришлось вложить, чтобы новая квартира стала такой же удобной, как прежнее жилье. Ведь практически вся ваша мебель, ковры, картины, удачно подобранные под габариты старой квартиры, к новому жилью совершенно не подходили. Где-то не хватало пары сантиметров, чтобы поставить диван, где-то ниша были слишком широка для картины, а торшер и вовсе оказался ни к чему.

Примерно тоже самое происходит при переносе данных из устаревшей учетной системы в новый программный продукт. В нашей статье мы постарались описать, что нужно сделать, чтобы перенос данных из старой учетной системы (например, 1С:УПП) в новую 1С:ERP 2 причинил минимум неудобств. 

Работа с новой 1С:ERP начинается с ввода начальных остатков. Суть этого, в общем-то, чисто технического процесса, в том, чтобы перенести в программу состояние компании на момент начала работы в новой учетной системе. 

Но вся сложность этого процесса состоит в том, что часто на подготовку этих самых «начальных остатков» нужно потратить не один месяц.

Во-первых, стоит уточнить, что мы подразумеваем под остатками. С точки зрения начальника склада, это коробки, ящики, которые находятся на складе, для бухгалтера — это денежные средства, лежащие в сейфе или на банковских счетах, для продажника — задолженности по отгруженным товарам с оптового покупателя. 

Но для программиста 1С, осуществляющего перенос данных, к примеру, из 1С:УПП в 1С:ERP, остатки — это целый комплекс данных. То есть, мы не заведем остатки по складу, пока не внесем список товаров, которые реализует компания, не сможем отразить задолженности, пока не заполним список контрагентов и так далее. Кроме того, большое значение имеет и формат данных: грамотное наименование, характеристики и пр. 

Ввод начальных остатков в 1С:ERP

Ввод начальных остатков 1С:ERP в контексте деньги, товары, задолженности по взаимоотношениям и пр. также задача непростая. 

Довольно регулярно бывают ситуации, когда у бухгалтеров, кладовщиков, продажников и пр. данные расходятся. Задача — выяснить какие из показателей являются наиболее актуальными, и работать именно с ними.

Чуть сложнее в тех случаях, когда по отчеты по разным подразделениям показывают разные остатки, но никто точно не знает какие из них достоверны. Наш совет — провести инвентаризацию и выяснить реальные данные. 

Также есть вариант внести те показатели, которые, на первый взгляд, кажутся наиболее достоверными, а затем актуализировать их уже  в процессе работы в новой системе. В общем, все варианты обсуждаются с заказчиком, и выбирается наиболее подходящее решение. 

Важным моментом являются сроки подведения итогов по остаткам. Наилучший вариант — актуализация данных в последний день перед переносом данных из старой учетной системы (1С:УПП) в новую (1С:ERP). И хорошо, если этот день приходится на конец отчетного периода (конец квартала, полугодия, года).

Например, если планируется переход на новую учетную систему с 1 июля, то актуализировать остатки стоит 30 июня. Перед вводом начальных остатков в 1С:ERP также следует закрыть предыдущий период в старой учетной системе. 

Проблемы переноса данных из 1С:УПП в 1С:ERP

Как и в любом большом деле, во внедрении 1С:ERP в целом, и вводе остатков в частности, есть свои проблемы.

В первую очередь, стоит сказать о проблемах технических. Несмотря на то, что большинство предприятий России работает с программными продуктами 1С, перенос данных между разными решениями, к примеру, из 1С:УПП в 1С:ERP, не так прост.

«Даже, несмотря на то, что есть специально разработанные помощники перехода, бизнес процессы различных предприятий могут быть настолько специфичными, и действующая система учета может быть так доработана, что приходится вносить существенные корректировки в программу-помощник с тем, чтобы данные перенеслись корректно», - отмечают наши специалисты.

Кроме того, новая линейка продуктов фирмы «1С», к которым, в том числе относится и 1С:ERP 2, разработана на принципиально ином подходе к автоматизации бизнес-процессов, чем 1С:УПП, так что простым перенос данных не может быть по умолчанию.

Еще одна проблема, это непосредственная работа по нормализации и  стандартизации данных перед переносом в 1С:ERP, которую производят сотрудники компании-заказчика совместно со специалистами-исполнителя. 

«Приведение данных в нужный формат, это очень кропотливая работа, отнимающая массу времени, но сотрудников никто не освобождает и от повседневных задач, поэтому нередко этот этап затягивается, - отмечают специалисты «Гигабайт» - По мере необходимости мы подключаемся, даем рекомендации как наиболее оптимально это сделать, но в целом, конечно, это путь, который приходится пройти всем без исключения».

Собранные из разных источников (учетная система, таблицы и пр.) данные, как правило, структурируются в Excel, а затем загружаются в новую систему. Кстати, Справочники лучше загружать именно в формате Excel, так перенос данных в 1С:ERP 2 происходит наиболее корректно.

Есть варианты, когда разработчики компании-внедренца пишут специальные внешние обработчики, которые помогают произвести перенос данных. Чаще всего это используется к данным, которые имеют свою специфику у каждого предприятия. Например, Справочник «Основные средства» или «Товарно-материальные ценности» (ТМЦ).

«Если список основных средств небольшой: арендованное здание и пара станков, то можно Справочник и вручную заполнить, а если это парк на 1000 машин, и у каждой свои данные по амортизации, то тут ручной труд не вариант», - говорят наши руководители проектов.

Тоже самое с ТМЦ. Например, данные по спецодежде на несколько тысяч человек, в которых отмечается и срок эксплуатации, и цена для предприятия, и остаточная стоимость, по которой увольняющийся сотрудник может ее выкупить и пр. Эту информацию, конечно, вручную не перенесешь. 

«Пишутся обработки переноса, где соотносят какой реквизит из старой системы, куда переносится в новой системе, - поясняют разработчики. - Как правило, это 5-8 дней на написание каждой такой обработки».