Перенос данных в 1С:ERP

Если вы когда-нибудь переезжали из старого дома в свеженькую новостройку, то конечно, помните, сколько сил вам пришлось вложить, чтобы новая квартира стала такой же удобной, как прежнее жилье. Ведь практически вся ваша мебель, ковры, картины, удачно подобранные под габариты старой квартиры, к новому жилью совершенно не подходили. Где-то не хватало пары сантиметров, чтобы поставить диван, где-то ниша были слишком широка для картины, а торшер и вовсе оказался ни к чему.

Примерно тоже самое происходит при переносе данных из устаревшей учетной системы в новый программный продукт. В нашей статье мы постарались описать, что нужно сделать, чтобы перенос данных из старой учетной системы (например, 1С:УПП) в новую 1С:ERP 2 причинил минимум неудобств. 


Работа с новой 1С:ERP начинается с ввода начальных остатков. Суть этого, в общем-то, чисто технического процесса, в том, чтобы перенести в программу состояние компании на момент начала работы в новой учетной системе. 

Но вся сложность этого процесса состоит в том, что часто на подготовку этих самых «начальных остатков» нужно потратить не один месяц.

Во-первых, стоит уточнить, что мы подразумеваем под остатками. С точки зрения начальника склада, это коробки, ящики, которые находятся на складе, для бухгалтера — это денежные средства, лежащие в сейфе или на банковских счетах, для продажника — задолженности по отгруженным товарам с оптового покупателя. 

Но для программиста 1С, осуществляющего перенос данных, к примеру, из 1С:УПП в 1С:ERP, остатки — это целый комплекс данных. То есть, мы не заведем остатки по складу, пока не внесем список товаров, которые реализует компания, не сможем отразить задолженности, пока не заполним список контрагентов и так далее. Кроме того, большое значение имеет и формат данных: грамотное наименование, характеристики и пр. 

Перенос Справочников в 1С:ERP 2: номенклатура

Первым делом при переходе на 1С:ERP нужно осуществить перенос Справочников: номенклатура, контрагенты и пр.

Если учет велся в какой-то системе и нескольких таблицах Excel (или других базах данных) разными сотрудниками, и данные о номенклатуре добавлялись вручную, то нередко возникает такая ситуация, что зафиксированное наименование товара в одной базе не идентично этому же товару в другой. 

Например, «Мороженое Морозко ванильное в стаканчике» может быть занесено как «Мороженое Морозко ван. в ст.», или по наименованию производителя «Морозко мороженое ст., ваниль», таким образом при простом объединении баз у нас получится номенклатура в 2-3 раза превышающая реальную. То есть задачей сотрудников предприятия, где внедряется ERP-система, является приведение наименования товаров в единообразный вид.

Важным моментом для производственных предприятий является параллельный учет в нескольких единицах измерения. Например, на птицефабриках учет может вестись в штуках и весе. И при переносе остатков эти нюансы также нужно учесть.

При небольших объемах это имеет смысл делать вручную, при значительных — обращаться за помощью к специалистам.

Например, для переноса Справочника по «Основным средствам» может потребоваться помощь разработчиков, так как стандартными способами этот блок переносится не всегда корректно (этот момент мы чуть подробнее опишем позже). 

А вот список контрагентов «чистится» довольно легко. Достаточно определить дату, которая будет отделять тех, кто продолжает активное сотрудничество, от тех, кто уже давно «потерялся».

При переносе начальных остатков в контексте Справочников не стоит забывать и о собственной хозяйственной деятельности компании. Как отмечают специалисты «Гигабайт», нередко на крупных предприятиях хозяйственная номенклатура, то есть список того, что необходимо для обслуживания основного производства (от ручек и бумаги до ветоши, которой протирают станки), может быть довольно значительным. И его тоже нужно актуализировать до того, как переносить в 1С:ERP.

Стоит сказать, что даже, если предприятие новое, начальные остатки для 1С:ERP все равно найдутся. 

«Весной 2020 года мы внедряли 1С:ERP на новом предприятии в г. Искитим Новосибирской области, и перенос данных, включая заполнение Справочников и пр. занял почти 2 месяца… так как перед запуском производства была стройка, значит, есть остатки по стройматериалам, чуть позже данные за первый квартал уже появились», - приводят пример специалисты «Гигабайт».

Ввод начальных остатков в 1С:ERP

Ввод начальных остатков 1С:ERP в контексте деньги, товары, задолженности по взаимоотношениям и пр. также задача непростая. 

Довольно регулярно бывают ситуации, когда у бухгалтеров, кладовщиков, продажников и пр. данные расходятся. Задача — выяснить какие из показателей являются наиболее актуальными, и работать именно с ними.

Чуть сложнее в тех случаях, когда по отчеты по разным подразделениям показывают разные остатки, но никто точно не знает какие из них достоверны. Наш совет — провести инвентаризацию и выяснить реальные данные. 

Также есть вариант внести те показатели, которые, на первый взгляд, кажутся наиболее достоверными, а затем актуализировать их уже  в процессе работы в новой системе. В общем, все варианты обсуждаются с заказчиком, и выбирается наиболее подходящее решение. 

Важным моментом являются сроки подведения итогов по остаткам. Наилучший вариант — актуализация данных в последний день перед переносом данных из старой учетной системы (1С:УПП) в новую (1С:ERP). И хорошо, если этот день приходится на конец отчетного периода (конец квартала, полугодия, года).

Например, если планируется переход на новую учетную систему с 1 июля, то актуализировать остатки стоит 30 июня. Перед вводом начальных остатков в 1С:ERP также следует закрыть предыдущий период в старой учетной системе. 

Этапы ввода начальных остатков в 1С:ERP

Специалисты «Гигабайт» выделяют следующие этапы переноса первоначальных  данных в 1С:ERP:

  1. Нормализация Справочников.

  2. Актуализация всех данных (если инвентаризация прошла заблаговременно, то необходимо обеспечить неподвижность остатков).

  3. Закрытие периода.

  4. Применение отработанных (протестированных) механизмов переноса.

  5. Проверка и корректировка перенесенных данных.

Наши руководители проектов отмечают, что сам перенос данных в 1С:ERP желательно провести быстро, чтобы минимизировать время простоя.

Кроме того, желательно исключить возможность внесения изменений в старую базу, а если это по каким-то причинам произошло, то необходимо произвести коррекцию во всех, связанных документах, и учесть эти правки в новой системе учета.

Как правило, перенос данных из 1С:УПП в 1С:ERP производится несколько раз: сначала в рамках тестовой выгрузки, затем после проверки результатов, исправляются ошибки, и происходит уже окончательный перенос. Правда, иногда тестовых процедур может быть несколько, чтобы удостовериться, что все показатели переносятся корректно.

Проблемы переноса данных из 1С:УПП в 1С:ERP

Как и в любом большом деле, во внедрении 1С:ERP в целом, и вводе остатков в частности, есть свои проблемы.

В первую очередь, стоит сказать о проблемах технических. Несмотря на то, что большинство предприятий России работает с программными продуктами 1С, перенос данных между разными решениями, к примеру, из 1С:УПП в 1С:ERP, не так прост.

«Даже, несмотря на то, что есть специально разработанные помощники перехода, бизнес процессы различных предприятий могут быть настолько специфичными, и действующая система учета может быть так доработана, что приходится вносить существенные корректировки в программу-помощник с тем, чтобы данные перенеслись корректно», - отмечают наши специалисты.

Кроме того, новая линейка продуктов фирмы «1С», к которым, в том числе относится и 1С:ERP 2, разработана на принципиально ином подходе к автоматизации бизнес-процессов, чем 1С:УПП, так что простым перенос данных не может быть по умолчанию.

Еще одна проблема, это непосредственная работа по нормализации и  стандартизации данных перед переносом в 1С:ERP, которую производят сотрудники компании-заказчика совместно со специалистами-исполнителя. 

«Приведение данных в нужный формат, это очень кропотливая работа, отнимающая массу времени, но сотрудников никто не освобождает и от повседневных задач, поэтому нередко этот этап затягивается, - отмечают специалисты «Гигабайт» - По мере необходимости мы подключаемся, даем рекомендации как наиболее оптимально это сделать, но в целом, конечно, это путь, который приходится пройти всем без исключения».

Собранные из разных источников (учетная система, таблицы и пр.) данные, как правило, структурируются в Excel, а затем загружаются в новую систему. Кстати, Справочники лучше загружать именно в формате Excel, так перенос данных в 1С:ERP 2 происходит наиболее корректно.

Есть варианты, когда разработчики компании-внедренца пишут специальные внешние обработчики, которые помогают произвести перенос данных. Чаще всего это используется к данным, которые имеют свою специфику у каждого предприятия. Например, Справочник «Основные средства» или «Товарно-материальные ценности» (ТМЦ).

«Если список основных средств небольшой: арендованное здание и пара станков, то можно Справочник и вручную заполнить, а если это парк на 1000 машин, и у каждой свои данные по амортизации, то тут ручной труд не вариант», - говорят наши руководители проектов.

Тоже самое с ТМЦ. Например, данные по спецодежде на несколько тысяч человек, в которых отмечается и срок эксплуатации, и цена для предприятия, и остаточная стоимость, по которой увольняющийся сотрудник может ее выкупить и пр. Эту информацию, конечно, вручную не перенесешь. 

«Пишутся обработки переноса, где соотносят какой реквизит из старой системы, куда переносится в новой системе, - поясняют разработчики. - Как правило, это 5-8 дней на написание каждой такой обработки».

Правила переноса данных в 1С:ЕРП

Чтобы сократить объем начальных остатков и снизить трудозатраты, наши специалисты рекомендуют следовать следующим правилам переноса данных в 1С:ERP:

  • Проводить инвентаризацию после того, как пройдет максимальное число отгрузок, а новый товар на склад еще не поступит.

  • Сократить объем «незавершенки» для производства. Например, вместо резерва сырья на 3-4 смены, зарезервировать только на 1-2.

  • Отложить закупки на несколько дней, пока не будут перенесены остатки.

  • По максимуму произвести расчеты с контрагентами.

Все это, позволяет упростить переход, и получить наиболее достоверные данные в новой учетной системе. 

Кроме того, с начала переноса данных в новое решение (например, из УПП в ЕРП) следует административными мерами запретить внесение каких-либо показателей в старую систему, чтобы «не сломать» выстроенную и выверенную систему данных.

Тем не менее, даже при соблюдении всех правил переноса данных, некоторые показатели в 1C:ERP будут другими. Например, из-за того, что принципы формирования проводок у старых и новых решений 1С отличаются, будут отличаться и  данные в Плане счетов. 

«Если мы переносим данные за период по 08 и 07 счету, обороты могут немного отличатся. Но остатки должны все равно сходиться», - отмечают специалисты «Гигабайт».

Заключение

В заключение скажем, что ввод начальных остатков в целом, важный этап в процессе внедрения новой учетной системы, от него зависит, насколько достоверными будут данные, которыми будут оперировать специалисты в течение дальнейшей коммерческой деятельности предприятия. 

Но все-таки, по оценкам специалистов «Гигабайт» перенос данных в 1С:ERP — это не более 5-10% от всего объема работ, связанных с внедрением нового программного продукта, так что чем быстрее и четче он будет проведен, тем быстрее специалисты по внедрению смогут завершить работы, а предприятие воспользоваться всеми функциональными возможностями и преимуществами от использования 1С:ERP 2.





Читайте также:

В 2019 году фирма «1С» объявила о прекращении поддержки редакции 1.1 конфигурации «Комплексная автоматизация». С апреля 2019 года компанией-разработчиком перестали выпускаться обновления, исправляться ошибки и проводиться консультации по устаревшему продукту. В данной статье говорим о нюансах перехода с 1С:КА 1.1 на 1С:КА 2.4 и даем советы, на что обратить внимание при реализации этого процесса.

Остались вопросы?

ФИО*
E-mail*
Телефон*
Введите ваш вопрос
Наверх