Внедрение системы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» в ФГБОУ ВПО «НГПУ»

Главной целью проекта являлось внедрение актуальной обновляемой программы на современной платформе, которая будет устраивать Заказчика по производительности, оперативности и набору функционала. Таким продуктом стала конфигурация «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0», доработать которую предстояло специалистам компании «Гигабайт».

Среди целей доработки особенное внимание выделялось специфическому расчёту заработной платы и необходимому для выполнения этой операции инструментарию, а также интеграции нового ПП с уже имеющимся продуктом «1С:Управление производственным предприятием» в плане налаживания связи между кадровой служюой и расчётчиками зарплаты.

На момент обращения у Заказчика уже были внедрены два программных продукта: «1С:Управление производственным предприятием 1.0» и «ABACUS». Сотрудники использовали «1С:УПП» для ведения управленческого и бухгалтерского учётов, ПП «ABACUS» использовался в вузе для расчёта заработной платы, в нём работали от 7 до 10 расчётчиков. В дополнение к этой системе для ведения кадрового документооборота и формирования кадровых приказов использовался MS Word, что привносило в работу сотрудников отдела кадров большую долю ручного труда, ошибок, связанных с человеческим фактором и в целом делало работу монотонной.

Дополнительно специалисты расчётной группы вручную вносили приказы в ПП «ABACUS», необходимые для начисления оплаты труда и предварительно сформированные сотрудниками кадровой службы в MS Word. Такая организация процесса приводила к двойному вводу данных и ошибкам в расчётах зарплаты. Рабочие процессы остро нуждались в автоматизации, чтобы сократить временные затраты сотрудников вуза и улучшить качество вводимой и обрабатываемой информации.

Дополнительным тормозящим фактором можно назвать также необновляемость ПП «ABACUS», который к тому же в качестве базовой операционной системы использовал MS DOS. К моменту начала проекта система «ABACUS» устарела и нуждалась в замене. Программа не содержала изменений правовых норм, не поддерживала изменения форм регламентированной отчётности, норм кадрового и трудового законодательства.

• Количество сотрудников в ФГБОУ ВПО «НГПУ» достигает 5000 человек, при этом не для всех работа в вузе является основным местом работы, это значит, что среди сотрудников есть те, кто преподают для студентов по совместительству с деятельностью в другом учебном заведении. Также есть сотрудники, которые получают зарплату за работу сразу на нескольких кафедрах университета. Все эти особенности важно было учесть при расчёте заработной платы.

• Внедрение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» сопровождалось выгрузками первоначальных данных из ПП «ABACUS», который на этапе подготовке был изучен программистами с целью понимания функционала и объёмов данных. По итогам, были перенесены данные о 5000 сотрудниках за последние 2 года работы в программе (отпуска, больничные, командировки, информация о премиях и выплатах), чтобы в программном решении 1С на момент начала работы уже была информация для корректного начисления заработной платы и ведения учёта. Выгрузка организована также нетиповыми средствами, так как программы созданы на двух совершенно разных платформах.

• После окончания работ по адаптации системы сотрудники ФГБОУ ВПО «НГПУ» в течение нескольких месяцев вели расчёт заработной платы сразу в двух программах, чтобы совершить постепенный переход с ПП «ABACUS» и удостовериться в правильной работе новой системы. Специально для того, чтобы сделать эксплуатацию в режиме «двух систем» наиболее комфортной, были созданы специальные механизмы сверки и анализа данных «1С:ЗиК БУ» и «ABACUS». Реализация механизмов потребовалась для исключения возможности расхождений данных новой системы с уже проверенной на практике и выявлению всех несоответствий.

В результате проведённых работ по внедрению программного продукта «1С:Зарплата и кадры бюджетного учёта» из корпоративной информационной системы вуза был исключена система «ABACUS». Заказчик перешёл на обновляемую и современную программу, которая поддерживает изменения законодательные нормы. Реализовано решение, которое полностью ориентировано на конечного пользователя и содержит весь необходимый инструментарий, это в разы сократило количество ручного труда, в частности был сокращён процент документооборота в бумажном виде, упрощена взаимосвязь между разными отделами вуза.

Уже имеющаяся конфигурация «1С:УПП» также была доработана со стороны специалистов компании «Гигабайт». Появился полноценный блок кадрового учёта. Между ПП «1С:ЗиК БУ» и «1С:УПП» настроена интеграция, что помогает выгружать и принимать данные между базами в режиме реального времени.

Система находится в промышленной эксплуатации и уже не первый год удовлетворяет потребности клиента. ФГБОУ ВПО «НГПУ» находится на постоянной технической поддержке компании «Гигабайт».