Внедрение системы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» в ФГБОУ ВПО «НГПУ»

2018
1C:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8
Профессиональное обучение
25

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный педагогический университет» (ФГБОУ ВО «НГПУ») – высшее учебное заведение, основанное в Новосибирске в 1935 году. ФГБОУ ВПО «НГПУ» является самым крупным педагогическим вузом Сибири и Дальнего Востока, готовит специалистов для различных сегментов экономики (образование, наука, СМИ, бизнес, спорт, управление). Это современный, быстроразвивающийся университет, включающий в себя 9 институтов, 6 факультетов, 65 кафедр, 4 научно-исследовательских института, 5 ресурсных центров коллективного доступа, 23 научно-исследовательскую лабораторию, 14 научно-образовательных центров.

Краткое описание проекта:

Руководство ФГБОУ ВПО «НГПУ» приняло решение о внедрении новой системы с кадрового учёта и расчёта заработной платы в связи с устареванием уже имеющейся программы на платформе «ABACUS». Для реализации проекта была выбрана команда специалистов компании «Гигабайт» в связи с наличием богатого опыта во внедрении ПП «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и отличными рекомендациями со стороны других бюджетных учреждений, руководящий состав которых выделял широкие компетенции специалистов и оперативность работы.

На этапе постановки задач было выяснено, что переход требуется выполнять постепенно, так, чтобы расчётчики зарплаты и специалисты кадровой службы могли вести учёт в привычной системе и приспосабливаться к работе в новом программном решении. Перед специалистами компании стояла задача планомерного переноса данных из «АВАCUS» в «1С:ЗиК БУ 8», а также настройке и доработке программы под специфику учёта. Все задачи были выполнены, после чего начался тестовый период эксплуатации системы, а также обучение пользователей всем особенностям работы в ПП.

Задать вопрос

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта являлось внедрение актуальной обновляемой программы на современной платформе, которая будет устраивать Заказчика по производительности, оперативности и набору функционала. Таким продуктом стала конфигурация «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0», доработать которую предстояло специалистам компании «Гигабайт».

Среди целей доработки особенное внимание выделялось специфическому расчёту заработной платы и необходимому для выполнения этой операции инструментарию, а также интеграции нового ПП с уже имеющимся продуктом «1С:Управление производственным предприятием» в плане налаживания связи между кадровой служюой и расчётчиками зарплаты.

Ситуация до старта проекта

На момент обращения у Заказчика уже были внедрены два программных продукта: «1С:Управление производственным предприятием 1.0» и «ABACUS». Сотрудники использовали «1С:УПП» для ведения управленческого и бухгалтерского учётов, ПП «ABACUS» использовался в вузе для расчёта заработной платы, в нём работали от 7 до 10 расчётчиков. В дополнение к этой системе для ведения кадрового документооборота и формирования кадровых приказов использовался MS Word, что привносило в работу сотрудников отдела кадров большую долю ручного труда, ошибок, связанных с человеческим фактором и в целом делало работу монотонной.

Дополнительно специалисты расчётной группы вручную вносили приказы в ПП «ABACUS», необходимые для начисления оплаты труда и предварительно сформированные сотрудниками кадровой службы в MS Word. Такая организация процесса приводила к двойному вводу данных и ошибкам в расчётах зарплаты. Рабочие процессы остро нуждались в автоматизации, чтобы сократить временные затраты сотрудников вуза и улучшить качество вводимой и обрабатываемой информации.

Дополнительным тормозящим фактором можно назвать также необновляемость ПП «ABACUS», который к тому же в качестве базовой операционной системы использовал MS DOS. К моменту начала проекта система «ABACUS» устарела и нуждалась в замене. Программа не содержала изменений правовых норм, не поддерживала изменения форм регламентированной отчётности, норм кадрового и трудового законодательства.

Архитектура решения и масштаб проекта

НГПУ инфографика.PNG

По итогам работы специалистов компании «Гигабайт» из корпоративной системы вуза была исключена программа «ABACUS». Вместо ней была внедрена и доработана конфигурация «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0». Таким образом, специалисты организовали интеграцию двух баз данных, где блок управленческого, регламентированного и кадрового учётов находится в «1С:УПП», а расчёт заработной платы доступен в «1С:ЗиК БУ». Из «1С:УПП» в «1С:ЗиК БУ» выгружаются кадровые документы, список сотрудников и другая нормативно-справочная информация (НСИ), из «1С:ЗиК БУ» в «1С:УПП» переносится информация по бухгалтерским проводкам начисления заработной платы.

Программисты компании «Гигабайт» адаптировали зарплатный блок программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» под расчёт начислений и выплат не только штатным сотрудникам, для которых одна кафедра является основным местом работы, но также и для расчёта заработной платы для совместителей внешних и внутренних.
Доработки были осуществлены также в части специфического расчёта зарплаты. В вузе существует нестандартная модель расчёта заработной платы, для реализации которой потребовалась серьёзная доработка специфических механизмов начисления налогов и НДФЛ, а также их отражения в бухгалтерском учёте. На данный момент система позволяет выполнять расчёт НДФЛ с каждого начисления в отдельности с максимальной детализацией.
Специально для расчётчиков создан функционал для назначения начислений и удержаний на определенный период, чтобы начисление или удержание было автоматически прекращено по окончании срока действия.
Разработан блок функциональности для сотрудников планово-экономического отдела вуза, чтобы работники могли заниматься анализом источников формирования заработной платы, анализом налоговой нагрузки и т.д.
Реализован и внедрен механизм обмена данными в реальном времени «1С: ЗиК БУ» с системой кадрового учета заказчика (в данном случае «1С:УПП»). Это значит, что если сотрудник кадрового отдела здесь и сейчас создал приказ о приёме на работу (либо другой кадровый документ), он сразу же появляется в «1С:ЗиК БУ», чтобы расчётчик мог выполнить необходимые начисления или удержания.
Для кадрового учёта уже была внедрена и использовалась конфигурация «1С:УПП 1.0», была организована ее интеграция с программой «1С:ЗиК БУ». Обмен реализован нетиповыми средствами.

Задать вопрос

Особенности и уникальность проекта

Количество сотрудников в ФГБОУ ВПО «НГПУ» достигает 5000 человек, при этом не для всех работа в вузе является основным местом работы, это значит, что среди сотрудников есть те, кто преподают для студентов по совместительству с деятельностью в другом учебном заведении. Также есть сотрудники, которые получают зарплату за работу сразу на нескольких кафедрах университета. Все эти особенности важно было учесть при расчёте заработной платы.
Внедрение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» сопровождалось выгрузками первоначальных данных из ПП «ABACUS», который на этапе подготовке был изучен программистами с целью понимания функционала и объёмов данных. По итогам, были перенесены данные о 5000 сотрудниках за последние 2 года работы в программе (отпуска, больничные, командировки, информация о премиях и выплатах), чтобы в программном решении 1С на момент начала работы уже была информация для корректного начисления заработной платы и ведения учёта. Выгрузка организована также нетиповыми средствами, так как программы созданы на двух совершенно разных платформах.
После окончания работ по адаптации системы сотрудники ФГБОУ ВПО «НГПУ» в течение нескольких месяцев вели расчёт заработной платы сразу в двух программах, чтобы совершить постепенный переход с ПП «ABACUS» и удостовериться в правильной работе новой системы. Специально для того, чтобы сделать эксплуатацию в режиме «двух систем» наиболее комфортной, были созданы специальные механизмы сверки и анализа данных «1С:ЗиК БУ» и «ABACUS». Реализация механизмов потребовалась для исключения возможности расхождений данных новой системы с уже проверенной на практике и выявлению всех несоответствий.

Результаты проекта

В результате проведённых работ по внедрению программного продукта «1С:Зарплата и кадры бюджетного учёта» из корпоративной информационной системы вуза был исключена система «ABACUS». Заказчик перешёл на обновляемую и современную программу, которая поддерживает изменения законодательные нормы. Реализовано решение, которое полностью ориентировано на конечного пользователя и содержит весь необходимый инструментарий, это в разы сократило количество ручного труда, в частности был сокращён процент документооборота в бумажном виде, упрощена взаимосвязь между разными отделами вуза.

Уже имеющаяся конфигурация «1С:УПП» также была доработана со стороны специалистов компании «Гигабайт». Появился полноценный блок кадрового учёта. Между ПП «1С:ЗиК БУ» и «1С:УПП» настроена интеграция, что помогает выгружать и принимать данные между базами в режиме реального времени.

Система находится в промышленной эксплуатации и уже не первый год удовлетворяет потребности клиента. ФГБОУ ВПО «НГПУ» находится на постоянной технической поддержке компании «Гигабайт».