Внедрение системы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» в ФГОБУ ВПО «СибГУТИ»

Название проекта

Руководство ФГБОУ ВО СибГУТИ обратилось в компанию «Гигабайт» с целью внедрения программного продукта «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8». Главной предпосылкой к такому решению стали неудобства в работе старого программного решения «БЭСТ 4». Специалистами компании были проведены работы по внедрению и адаптации данного программного продукта, а также интеграции с кастомной системой кадрового учёта – «Кадры».

Состояние до внедрения новой системы

К моменту обращения в компанию «Гигабайт» у Заказчика уже существовала программа «1С:Зарплата и кадры 7.7», которая использовалась для кадрового учёта, а также «БЭСТ 4», её использовали в своей работе расчётчики заработной платы. Имеющиеся ПП не были интегрированы между собой, следовательно, информацией отделы могли обмениваться только в бумажном виде, что достаточно серьёзно влияло на производительность труда и увеличивало количество ошибок, связанных с необходимостью ручного ввода данных в две системы. Кроме того, программное решение «БЭСТ 4» перестало отвечать нормам законодательства, долгое время не обновлялось и в целом потеряло свою актуальность. Также сотрудниками уже использовалось программное решение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 7.7».

Как итог была потребность перехода на программу, которая могла бы автоматизировать процесс расчёта заработной платы и обмениваться данными с другими продуктами, образовывая единую систему кадрового учёта, расчёта зарплаты, формирования отчётности и анализа данных.

Цели проекта

Поскольку основной проблемой уже имеющейся программы «БЭСТ 4» являлась её неактуальность и необновляемость, то особенно важно было внедрить продукт, который можно будет обновлять, дописывать и эксплуатировать в течение долгого времени, не затрачивая при этом на поддержку большие ресурсы.

Среди целей внедрения системы особенное внимание было привлечено именно к удобству использования (понятный интерфейс), возможности начисления заработной платы совместителям без вычета НДФЛ с каждой полученной суммы от расчётчиков разных кафедр, а также автоматизация процесса получения кадровых документов в систему, необходимых для расчёта заработной платы от кадровой службы.

Реализация проекта

• Число сотрудников ФГБОУ ВО СибГУТИ достигает 2000 человек, среди них есть как штатные сотрудники, так и те, кто работает по совместительству. К тому же, преподаватели не всегда задействованы в работе только одной кафедры, но могут проводить лекции и семинары для студентов сразу нескольких кафедр. Всё это важно учитывать при формировании зарплатных ведомостей и расчёте заработной платы. На данный момент весь функционал системы полностью закрывает потребности работников кадровой службы и расчётчиков заработной платы.

• На период опытной эксплуатации (примерно 6 месяцев) специалистами компании «Гигабайт» подготовлены специальные механизмы сверки получаемой информации между старой и новой системами. То есть для спокойствия Заказчика в течение долгого периода времени заработную плату продолжили считать в старой программе «БЭСТ 4», параллельно работая в новой «1С:ЗиК БУ 8». Это помогло не только сопоставлять результаты расчетов, но также постепенно научить сотрудников вуза особенностям эксплуатации, выявить небольшие недочёты и оперативно устранить их, окончательно приводя программный продукт в удобный для конечного пользователя вид.

• На начальном этапе программистами компании «Гигабайт» был проведён ряд работ, направленных на перенос данных из базы «БЭСТ 4» в базу «1С:ЗиК БУ 8»: введены вся информация о расчётах за последние два года. Также были перенесены данные из старой версии программы «1С:ЗиК БУ» на платформе «1С:Предприятие 7.7»: кадровые приказы за 20 лет работы, сотрудники, их должности, паспортные данные и т.д.

• Размер базы данных порядка 6 Gb, объем вводимых ежемесячно документов – 1500 шт. Обширное использование программы никак не повлияло на её производительность.

• Реализована нетиповая выгрузка из индивидуальной программы «Кадры» в «1С:ЗиК БУ 8».

Результаты реализации проекта

По результатам работы в ФГБОУ ВО СибГУТИ создана обновляемая, следовательно, и актуальная, система кадрового учёта и расчёта заработной платы. «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» полностью соответствует требованиям заказчика в плане функционала, оперативности и производительности. Благодаря внедрению налажена связь между двумя отделами: отделом кадров и расчётчиками заработной платы. На данный момент, все расчёты ведутся согласно полученным в автоматическом режиме кадровым документам, а также полностью соответствуют всем новым нормам законодательства РФ. Данные хранятся в базе и при необходимости пользователь может обратиться к ним и перепроверить любые нюансы.

Внедренное решение находится в стадии промышленной эксплуатации. 
Специалисты компании "Гигабайт" выполняют работы по поддержке внедренного решения.