Разделение и настройка прав доступа в 1С:УНФ — Зачем это нужно?

«1С: Управление нашей фирмой» — это комплексное решение, которое упрощает множество бизнес процессов, будь то ведение клиентских баз, проведение кассовых операций или взаимодействие с собственным персоналом. Такое разнообразие операций часто требует привлечение сотрудников с разными специализациями и задачами, и чем больше бизнес, тем больше нужно людей для работы. Распределение обязанностей диктует необходимость разделения и настройки прав доступа пользователей 1С:УНФ, или любого другого решения 1С.

Преимущества разделения прав доступа

Порядок: сотрудники компании видят только те документы, к которым имеют отношение по роду деятельности, могут вносить только необходимые для выполнения их задач изменения — это помогает быстрее ориентироваться в базе и предотвращать случайные ошибки.
Безопасность: разделение прав позволяет ограничивать доступ к особо чувствительной и конфиденциальной информации, оставляя работу с ней для проверенных сотрудников.
Удобство: расширенные настройки позволяют делить доступ к разным группам, например, клиентов или контрагентов, между сотрудниками. Таким образом, каждый менеджер будет видеть только свои лиды.

Что такое группы доступа, роли и профили?

При работе с правами доступа пользователь сталкивается с несколькими важными для правильной настройки понятиями.

Группа доступа — все пользователи программы разделяются на группы в зависимости от их должностей и выполняемых обязанностей. Есть группы доступа, созданные по умолчанию, в них предлагаются соответствующие разделам самой программы роли. Также есть дополнительные группы доступа для специалистов, которым нужно расширить права на выполнение определенных операций — здесь можно создавать свои группы доступа.

Роли — это действия, которые могут выполнять находящиеся в группе доступа пользователи согласно их должностным обязанностям.

Профиль группы доступа определяет разделы, которые может просматривать сотрудник, и разрешенные или запрещенные с ними действия. Для каждого профиля выбираются роли и, если необходимо, ограничения.

Как настроить права доступа?

Интерфейс управления правами доступа в 1С:УНФ не отличается от других типовых конфигураций и является понятным и простым в использовании.

Планирование: прежде чем начать настройку в программе, нужно составить «на бумаге» список сотрудников, которые будут работать в программе, и определиться с тем, какие действия будет выполнять каждый из них в зависимости от должности, а также информации, к которой их готовы допустить. После этого удобнее всего будет разбить будущих пользователей на соответствующие «должностные» группы. Если кому-то из сотрудников нужны будут дополнительные права доступа или, наоборот, ограничения — для этого можно будет использовать расширенные настройки.

Настройка: после подготовительного этапа «на бумаге» можно приступать к работе в программе. Для этого пользователь, наделенный нужными правами, например администратор, создает профили с выбранными ролями, а потом группы, в которые добавляет нужных участников. Если пользователь не состоит ни в одной из групп и не может войти в программу, его имя в списке будет подсвечено.

Часто задаваемые вопросы

Какие еще настройки возможны?

Если у сотрудника появляются дополнительные обязанности, и требуется расширить его права доступа, это возможно сделать, создав новую группу с соответствующим профилем, и добавив туда нужного пользователя.

Также с помощью расширенной настройки прав можно разделить доступ к покупателям и поставщикам между разными сотрудниками и делить доступ к лидам для менеджеров.

Как узнать свои права доступа?

Для этого нужно обратиться к тому, у кого есть право на просмотр списка пользователей в разделе «Настроек пользователей и прав».