Оперативный учет в 1С:ERP

Что такое оперативный учет?

При работе с прикладным решением «1С:ERP Управление предприятием 2» основным способом ведения оперативного учета является регистрация фактов финансово-хозяйственной деятельности — первичной документации, где под первичной документацией понимается документ, введённый в систему и отражающий факт осуществления хозяйственной или финансовой деятельности, будь то чек, накладная или любой другой документ, формирующий движения материальных или денежных средств в системе. Таким образом под понятием оперативного учета подразумевается отраженный в регистрах системы факт осуществления финансово-хозяйственной деятельности посредством ввода первичной документации в режиме «реального времени», то есть отображает изменения, факты, свершающиеся в настоящее время.

Возможность оперативного проведения документов и их корректного расположения в хронологической последовательности система применяет механизм получения оперативной отметки времени, которая формируется при каждом оперативном проведении документа. Значение оперативной отметки формируется исходя из последней созданной операционной отметки и текущего времени. За новую оперативную отметку принимается текущее время, в случае если предыдущая отметка зафиксирована во времени меньше текущего:

В случае, если оперативная отметка соответствует текущему времени или больше его то, в качестве новой оперативной отметки система примет значение, большее на одну секунду чем старая отметка по времени.

При оперативном проведении документа, для него устанавливается время, равное полученной оперативной отметки времени. Ведение оперативного учета в прикладном решении выполняют следующие цели и задачи:

• Учет движения товарно-материальных ценностей предприятия
• Регистрация поступления товаров от поставщиков
• Регистрация операций деятельности складского хозяйства
• Регистрация операций производственной деятельности предприятия
• Регистрация отгрузок товара клиенту
• Учет движения денежных средств предприятия
• Регистрация возникновения задолженности как предприятия перед контрагентами, так и задолженность контрагентов перед предприятием
• Регистрация факта поступления\списания денежных средств на расчетных счетах и кассах предприятия
• Регистрация движений денежных средств внутри предприятия, таких как выемка денежных средств из касс, передача денежных средств между счетами предприятия

Помимо возможности выполнения вышеперечисленных задач, данные оперативного учета также являются исходными данными для выполнения задач управленческого учета и формирования проводок и отчетности регламентированного учета.

Подсистемы учета

Для правильного отражения операций по поступлению и реализации товарно-материальных ценностей, а также учета складских и производственных операций, в прикладном решении «1С:ERP Управление предприятием 2» используются специальные подсистемы учета.

1. Подсистема учета товарно-материальных ценностей предназначена для отражения операций по приобретению и списанию товарно-материальных ценностей, осуществления инвентаризации на складе и формирования отчетности по складским движения.

2. Подсистема управления производственными процессами позволяет осуществлять учет затрат на производство, контролировать выполнение технологической цепочки производства, формировать отчетность и тому подобное.

Рассмотрим формирование документов оперативного учета на сквозном примере организации, что занимается производственной деятельностью. В данной статье мы рассмотрим следующие хозяйственные операции, являющиеся частью оперативного учета на производственном предприятии и затрагивающие как подсистему учета товарно-материальных ценностей, так и управление производственными процессами.

Закупка сырья

Документом «Приобретение товаров и услуг» мы можем отразить в информационной системе процесс закупки сырья и оприходовать данные позиции на склад нашего предприятия. Данный документ доступен из раздела «Закупки», пункт «Документы закупки (все)».

В открывшемся журнале документов мы можем наблюдать список всех документов хозяйственных операций раздела закупки. При нажатии кнопки «Создать» у нас откроется список хозяйственных операций, в данном примере нас интересует хозяйственная операция «Закупка у поставщика» из вида документов «Приобретение товаров и услуг».

Останавливаться на подробном разборе заполнения документа мы в данной статье не будем, но стоит упомянуть отчеты, с помощью которых мы можем контролировать корректность сформированных документов приобретения:

1. Ведомость по товарам на складах: при помощи данного отчета мы можем наглядно увидеть движения номенклатурных позиций на складах нашего предприятия, при двойном нажатии на интересующую нас строку в колонке «Количество» мы можем выбрать поле «Регистратор», где можно ознакомиться более подробно с выбранной позицией отдельно.

2. Остатки и доступность товаров: случаются ситуации, когда поступившая позиция на склад не отображается в отчете «Ведомость по товарам на складах» но пользователь точно уверен, что документ приобретения сформирован корректно. В данном случае закупленная нами позиция может быть зарезервирована под заказ покупателя, заказ на производство продукции и так далее. Для контроля свободного (доступного нам для использования) остатка мы можем использовать отчет «Остатки и доступность товаров».

3. Оплата поставщику: после проведения операции закупки у поставщика у нас сформировалась задолженность перед контрагентом, наглядно увидеть сумму задолженности перед данным поставщиком можно при помощи отчета «Задолженность поставщикам», которым можно сформировать из самой накладной на приобретение товаров и услуг.

Документом оплаты задолженности поставщику является «Списание безналичных денежных средств», сформировать его можно на основании накладной на приобретение товаров и услуг или из раздела «Казначейство».

В данном примере мы сформировали документ «Списание безналичных денежных средств» на основании накладной на поступление товаров, документ был автоматически заполнен. После проведения документа повторно формируем отчет «Задолженность поставщикам».

4. Передача сырья в производство: документы передачи материалов в производство могут быть оформлены как по распоряжению, так и без него. В данном примере рассмотрим оформление документа «Передача материалов в кладовую» на основании накладной на закупку материалов у поставщика и оформим передачу без распоряжения.

В документе указываем склад, с которого перемещаем материалы и цеховую кладовую производственного подразделения. Чтобы склад предприятия считался цеховой кладовой необходимо в справочнике склад установить флаг «Кладовая цеха» для выбранного производственного подразделения.

После проведения документа «Передача материалов в кладовую» материал был списан с выбранного склада отгрузки и поступил в цеховую кладовую. В информационной системе также есть тип операции «Передача материалов в производство», данный тип операции позволяет отгрузить материалы в производственное подразделение без указания цеховой кладовой.

5. Выпуск продукции: так как в нашем примере мы не используем заказы, то выпуске продукции будет оформлен без предварительного создания распоряжения и использования полного цикла производства по этапам. При оформлении выпуска продукции без распоряжения нам необходимо сформировать документ «Производство без заказа». Обратиться к данному документу мы можем из раздела «Производство», пункт «Документы производства (все)».

В табличной части вкладки «Продукция» указываем номенклатуру к производству и выбираем для нее действующую спецификацию.

В табличной части вкладки «Материалы» заполняем расходуемое сырье во время производства, табличная часть может быть заполнена автоматически на основании ресурсных спецификаций.

В табличной части вкладки «Трудозатраты» указываются работы, проведенные во время производства, табличная часть также может быть заполнена автоматически на основании ресурсной спецификации.

Контролировать движение товарно-материальных ценностей и производственных затрат можно при помощи отчета «Движение ТМЦ и затрат в производстве по организациям» из раздела «Производство», пункт «Отчеты по производству».

6. Реализация продукции: производится документом «Реализация товаров и услуг». Его сформировать можно из раздела «Продажи» пункт «Документы продажи (все)», в открывшемся журнале торговых документов нам необходимо создать документ с типом хозяйственной операции «Реализация».

После заполнения учетной информации о организации, контрагента, документов условий продаж с контрагентом (договор\соглашение) и склада, с которого будет отгружен товар нам необходимо заполнить табличную часть документа с указанием реализуемых номенклатурных позиций.

Данным документом мы можем реализовать произведенную ранее нами продукцию. Контролировать возникшую после оформления реализации задолженность клиента перед нашей организацией мы можем при помощи отчета «Задолженность клиентов», который можно сформировать из самого документа реализации.

На примере данного предприятия мы рассмотрели лишь основную первичную документацию формирующую оперативный учет нашего предприятия.