Внедрению ERP-систем посвящено большинство статей нашего Блога. Мы уже писали о подготовке к реализации проекта, рассказывали о методиках внедрения, сделали отдельный материал о подборе куратора проекта, а в этой статье мы решили поговорить об итогах. Но выбор такой темы вовсе не означает, что разговор о ERP на этом закончится.
Прогнозирование результатов внедрения — это тоже один из моментов, над которым стоит задуматься еще до начала проекта. Например, какие показатели должны стать критериями оценки команды внедрения, по каким параметрам определить успешность самого проекта, как должна работать система, чтобы заказчик мог с уверенностью сказать, что не зря потратил свои деньги.
На примерах из практики компании «Гигабайт» и опыте наших специалистов по внедрению 1С:ERP расскажем о том, как оценивать успешность реализации подобных проектов.
Выбор показателей успешности
Успех — достижение поставленных целей в задуманном деле, положительный результат чего-либо, общественное признание чего-либо.
Нередко первоначальное общение с потенциальным заказчиком, может упереться во фразу: «А что я с этого получу?», подразумевающую, что разработчики должны представить некую картину выгод, ожидающую компанию по завершении внедрения ERP-системы. Но тут возникает вполне логичный встречный вопрос: «А что бы вы хотели получить?». То есть, чтобы ответить на вопрос заказчика о выгодах от внедрения 1С:ERP, важно уточнить, а чего он сам ожидает от проекта.
Чаще всего, бизнес приходит в IT за решением какой-то конкретной проблемы, например, повышение оборачиваемости товара, снижение объема просрочки и т.д. Это достаточно конкретный запрос, который, вероятнее всего, будет удовлетворен.
С другой стороны, такие критерии как рост продаж, увеличение прибыли, повышение рентабельности, - несомненно, могут являться некими долгосрочными ориентирами, но они точно не должны быть назначенными критериями, которые определяют качество внедрения.
«Стоит помнить, что ERP-система — это прежде всего, инструмент. Он может помочь решать какие-то задачи, но ключевое значение все-таки имеют специалисты, которые с этим инструментом работают», - отмечают в «Гигабайт».
Еще один нюанс, на который стоит обратить внимание — это конкретные количественные показатели, которые часто демонстрируются в качестве результативных итогов проекта внедрения. Здесь нужно понимать, что большинство этих цифр достаточно условны. Почему так?
Во-первых, очень многие показатели не имеют точки отсчета. Например, в рамках внедрения 1С:ERP может быть организован какой-то АРМ (автоматическое рабочее место), который позволяет четко учитывать расход материалов на каждую смену. Ранее таких данных могло не быть, а значит сравнивать просто не с чем.
Во-вторых, многие оценки весьма субъективны. К примеру, до внедрения 1С:ERP условный отчет по подразделениям собирался финансовым директором на протяжении нескольких дней (каждое подразделение присылало свои эксель-файлы, затем данные, указанные в них, суммировались и подбивались в один документ), после реализации проекта — все показатели собираются за несколько минут и готовы к изучению после пары кликов. Да, несомненно, стало лучше, но кто определит насколько конкретно, ведь точные трудозатраты в минутах никто не замерял.
В- третьих, конечно, имеет значение «человеческий фактор», кто, как и насколько эффективно использует появившиеся после внедрения возможности. То есть, при одном и том же инструментарии один руководитель сможет организовать сотрудников так, что они смогут выдавать сногсшибательные результаты, а другой — не добьется ничего особенного.
Таким образом, критерии оценки проекта внедрения 1С:ERP могут быть:
-
Измеримыми (показатели, изменения которых можно точно посчитать. Например, объем просрочки, который регулярно списывается, а значит количество известно и до, и после реализации проекта);
-
Условно измеримыми (чаще всего, это какие-то временные показатели. Например, сокращение трудозатрат);
-
Неизмеримыми (те, которые измерить невозможно, но положительный эффект очевиден).
«На мой взгляд, одним из основных критериев оценки успешно реализованного внедрения может быть та ситуация, когда собственник или топ-менеджеры понимают, что они видят положение дел на предприятии достаточно правдиво. То есть, каждый из них может сказать, да теперь я понимаю, куда расходуются деньги, и да, теперь я могу это контролировать. Когда человек, который заказывал внедрение, может так сказать, значит, все сделано правильно, и внедрение можно назвать успешным, - говорит один из наших руководителей проектов 1С:ERP.
Критерии оценки проекта внедрения 1С:ERP в кризис
Экономические кризисы, несомненно, ужесточают критерии оценки проектов внедрений. Как правило, большее внимание начинает уделяться регулированию расходов. Например, в 2020 году увеличился спрос на внедрение Бюджетирования.
«В период экономического роста все пытаются максимизировать продажи – растет спрос на CRM системы, программы лояльности и пр., — все то, что расширяет клиентскую базу и позволяет продавать больше, — делятся наблюдениями специалисты «Гигабайт». — В кризисы все начинают считать деньги. Расчеты себестоимости, расчеты управления затратами и пр. Это объективно. В кризис сэкономить 5% гораздо выгоднее, чем продать на 5% больше. Ведь, чтобы продать, нужно потратить на привлечение потенциальных клиентов в разы больше».
В плане оперативного учета (производственного учета) в кризисы также ставятся более конкретные измеримые цели: экономия на материалах, оптимизация складских остатков, расчет точки закупа (периода, когда нужно делать заказ на следующую партию сырья/полуфабрикатов, чтобы производство продолжало безостановочно работать), расчет оптимальной партии и пр.
В производстве также автоматизируется планирование загрузки рабочих центров (станков), выстраивание планов производства, исходя из потребностей клиента, мощностей, наличия остатков и пр.
Такие механизмы достаточно прикладные и измеримые. Именно на них делается упор при реализации внедрений в сложных экономических условиях, хотя и «в тучные годы» забывать о таких показателях не стоит. Они помогут более четко сформулировать требования к команде-внедрения, и впоследствии точнее оценить результаты проекта.
Оценка качества работы IT-компании
Кстати, разработчики также имеют свои собственные, но в тоже время достаточно показательные, оценки итогов внедрения, а значит, и качества своей работы. Первое, что можно назвать — это долгосрочные партнерские отношения, которые устанавливаются между компанией-заказчиком после завершения основного объема работ. Если заказчик остается с исполнителем и продолжает дальнейшее развитие системы — это очевидный показатель того, что позитивный эффект от внедрения есть.
Второе — это положительные отзывы, которые команда внедрения получает даже не всегда напрямую от заказчика. Например, бывали случаи, когда до нас доходили истории о том, как представитель компании, в которой мы внедряли 1С:ERP, на встрече с иностранными коллегами по отрасли с большим энтузиазмом рассказывал, как круто на его предприятии все автоматизировано. Услышать такое, несомненно, приятно.
В этот же пункт можно отнести и прямые рекомендации, по которым приходят новые клиенты.
И третье, это активное участие компании-заказчика в мероприятиях, в том числе организованных фирмой «1С», на которых ее представители самостоятельно презентуют проекты внедрения и говорят о тех преимуществах, которые они получили благодаря программному продукту и команде разработчиков «Гигабайт».
К примеру, наши партнеры неоднократно представляли результаты внедрений на Бизнес-форум 1С:ERP.
Как оценить успех на старте
Но вернемся к началу проекта. В целом, чтобы как-то спрогнозировать успешность внедрения 1С:ERP важно определить некие критерии будущего успеха. Мы, со своей стороны, можем дать такие рекомендации:
-
Изучите возможности действующей на предприятии системы учета. Чем более конкретным у вас будет представление о том, что вы можете делать сейчас, тем лучше вы сможете оценить, какие возможности вам нужны, тем более конкретные задачи вы можете поставить перед компанией-внедренцем.
-
Составьте максимально возможный список измеримых/условно измеримых целей.
-
Обсудите с разработчиками те задачи, которые вы хотели бы решить раньше остальных. Это возможно, если выбранной методологией реализации проекта является Agile (так вы сможете получить первые выгоды гораздо быстрее, чем завершится проект).
Следование этим советам, несомненно, поможет вам повысить успешность проекта, даст более четкое понимание происходящих процессов, позволит в достаточной степени осуществлять контроль над командой, реализующей внедрение.
В заключение стоит сказать, что еще одним очень важным моментом на пути к успешному внедрению 1С:ERP является активное сотрудничество с компанией-внедренцем. Разговаривайте, вносите предложения, подключайте к участию больше специалистов, пробуйте новые подходы к работе, которые предлагают разработчики, - такая активная позиция и энтузиазм в принятии всего нового повысят успех вашего начинания в разы. Команда «Гигабайт» убедилась в этом на многих реализованных проектах.