Бюджетирование, финансовое планирование, бюджетное управление, - все эти процессы для малого и среднего бизнеса могут показаться избыточными. «Зачем мне тратить миллионы рублей на внедрение и поддержку бюджетирования, если я все свои доходы-расходы могу и так прикинуть», - скажет предприниматель, но у нас есть что ему возразить. На примере одного из кейсов наших клиентов мы покажем, что применение бюджетирования может быть полезно и небольшому бизнесу, и что бюджетирование в упрощенном виде можно реализовать с помощью доработок даже в «1С:Бухгалтерии предприятия».
Бюджетирование как фактор развития бизнеса
Каждый бизнес стремится к росту, из года в год надо увеличивать прибыль, расширять деятельность, занимать новые ниши, но как это эффективно сделать, если не строить амбициозных планов и не отслеживать их выполнение. Пожалуй, что никак.
Однажды к нам обратилась небольшая производственная компания с просьбой помочь автоматизировать бюджетирование движения денежных средств (БДДС) и упрощенный бюджет доходов и расходов (БДР). Руководству требовалось в начале года согласовать и зафиксировать плановые бюджеты (помесячно и за год в разрезе подразделений и статей) и потом в течение года иметь инструмент для получения информации о том, как выполняется план, нет ли перерасхода в подразделениях по статьям по месяцу и нарастающим итогом с начала года (чтобы в том числе иметь возможность оперативно принимать решения). Так же некоторые статьи бюджета являлись основанием для формирования плана продаж по месяцам сотрудникам отдела продаж. Ведение план факта по бюджетам уже производилось в excel, но занимало много времени, не позволяло оперативно видеть превышения плановых лимитов. В качестве учетной системы на предприятии использовалась «1С:Бухгалтерия предприятия».
Совместно с заказчиком были проработаны варианты внедрения специализированных конфигураций для бюджетирования, для обозначенной задачи внедрение еще одной новой программы было признано избыточным, и мы начали проектирование доработки в используемой «1С:Бухгалтерии предприятия».
Создание новых механизмов бюджетирования в 1С:Бухгалтерии 3
Решение данной задачи предполагало реализацию основных трех механизмов:
- Ввод плановых показателей
- Сбор фактических показателей
- Формирование план-факта в виде отчета
Статьи бюджетирования были реализованы добавлением нового справочника. Для ввода плановых бюджетов был создан новый документ в 1С Бухгалтерии. Так как согласование плановых бюджетов подразделений и их свод в общий плановый бюджет на предприятии уже исторически сложилось в excel, то было решено не изменять данный бизнес-процесс. Для ускорения ввода в 1С согласованных плановых бюджетов была сделана отдельная обработка загрузки из excel. Даная обработка так же позволила исключить возможные ошибки при заполнении больших объемов данных в 1С.
Для сбора факта исполнения бюджетов в определенные документы 1C Бухгалтерии (платежные документы, реализации, отражение ЗП и т.д.) были добавлены реквизиты статей бюджетирования либо новые табличные части «Статьи бюджетирования», которую сотрудники предприятия должны были заполнять с соблюдением равенства суммы финансовых показателей бюджетирования сумме документа.
«То есть, сложных настроек трансляции, произвольных запросов и т.д. (как в специализированных решениях для бюджетирования) для отражения факта бюджета не создавалось. Для пользователей 1С Бухгалтерии всегда было понятно как отразится в бюджетировании тот или иной документ» - поясняет программист, занимавшийся этой задачей.
Сравнение плана и факта было реализовано с помощью нового отчета созданного с использованием «Системы компоновки данных» (СКД).
Для получения файлов Excel (в которых можно было бы посмотреть план и факт исполнения бюджетов по месяцам) для обсуждения и дальнейшего анализа была реализована специальная выгрузка.
Стоит сказать, что пример реализации бюджетирования в данном кейсе не столько позволял «обременить» ответственных сотрудников дополнительной нагрузкой, сколько давал реальную возможность оперативно отразить и учесть в бюджете все происходящие изменения. При превышении лимитов по выделенным статьям помесячно и нарастающим итогом с начала года документ могли провести только с дополнительным согласованием определенных сотрудников, это позволило минимизировать конфликты когда превышение выявлялось постфактум.
Таким образом, реализация достаточно несложного Бюджетирования в 1С:Бухгалтерия 8.3 позволила руководству компании прозрачно определять цели на предстоящий год, чутко реагировать на изменения, контролировать исполнение планов, а также планировать работу компании в краткосрочном и долгосрочном периоде.
Сколько стоит доработка 1С:Бухгалтерия для задач бюджетирования?
Рассказывая истории наших клиентов, мы всегда слышим один и тот же вопрос: «А сколько это стоило?». На этом примере мы попробуем немного рассказать во что обойдется реализация доработки для возможностей бюджетирования в 1С в целом, и в описанном случае в частности.
В одном из интервью, опубликованных в Блоге Гигабайт, наш ведущий специалист по управлению финансами отмечала, что технически настройка бюджетирования зачастую не такое уж сложное дело, гораздо труднее бывает выработать правильную методологию учета и привести всю систему в соответствие с ней.
Таким образом, при серьезном внедрении бюджетирования в формирование стоимости настройки бюджетирования войдет не только непосредственная работа в конфигурации, но и кропотливый труд по унификации, используемых в формировании бюджета, данных и проработка методов их сведения.
Но вернемся к нашему примеру. Конечно, конфигурация «1С Бухгалтерия» не предназначена для ведения бюджетирования. Даже глубокая доработка конфигурации не предполагает бюджетов с сотнями различных показателей, сложными схемами из взаимосвязи и универсального механизма получения факта. Тем не менее, реализация упрощенного бюджетирования с помощью доработок в данной системе возможна.
В целом, если опираться на эту историю, то трудозатраты можно оценить в 150-200 чел. часов. То есть, итоговая цена настройки бюджетирования составит количество часов, умноженное на стоимость часа работы (мы намерено не приводим конкретную цифру в рублях, так как цена часа работы может зависеть от многих факторов).
Возможно кто-то скажет, что это дорого, и не стоит того, ведь при таком упрощенном учете бюджеты можно вести и вне учетной системы, например, в таблицах Excel. Но наш клиент решил по-другому. С помощью единожды реализованных доработок он смог минимизировать ручной труд, снизить число ошибок, и получил инструмент, который показывает стопроцентно достоверные данные практически в режиме реального времени. Разве не к такой эффективности должен стремиться современный бизнес?
Читайте также:
Остались вопросы?
