Управление закупками в 1С:ERP

В программе 1С:ERP учтены все эти стадии. При этом в расчет берется, что в каждой компании имеются свои особенности. На этапе планирования предложено несколько уровней:

Долгосрочное планирование. Для такого варианта предусмотрен инструмент «Бюджеты закупок»
Среднесрочное планирование осуществляется с использованием инструмента «Планы закупок»
Краткосрочное строится на основе заказов.

Объемно-календарное планирование позволяет составлять планы, учитывая потребности производства, отдела продаж. Такое возможно, исходя из взаимосвязи всех подсистем.

Для упрощения процесса планирования в программе существует специальный отчет, в котором можно посмотреть, сколько доступно остатков по каждой позиции.

Также в программном продукте 1С:ERP доступен документ «Скользящее планирование». С его помощью можно корректировать изначально составленные планы. Здесь, в частности, можно изменить поставщика, склад.

Версия 2.5 оснащена новым инструментом — «Помощник планирования». С его помощью можно управлять закупками централизованно.

Подготовительный этап

Готовя заказ поставщику, пользователь 1С:ERP может использовать подсистемы «Обеспечение потребностей». Здесь настраиваются источники, откуда будет обеспечиваться пополнение запасов в случае, если возникнет дефицит по какой-либо позиции.

Вторая настройка — поддержание неснижаемого остатка. Это означает, что по каждой товарной позиции устанавливается минимальное значение, которое считается критическим и требует пополнения.

Пользователи программы доступна одна из подсистем: «Планирование» либо «Обеспечение потребностей», в зависимости от необходимого функционала.

Подсистема «Закупки»

Нужные для осуществления документы и справочники находится в основном меню. Здесь имеется несколько подразделов:

В левом верхнем ряду находятся отчеты по закупочной деятельности и информация, насколько компания обеспечена ТМЦ.
В блоке «НСИ закупок» имеется справочная информация о поставщиках, заключенных с ними договорах с указанием условий, цены, сертификаты.
В блоке «Закупки» собраны основные бланки для оформления заказов.
Группа документов «Расчеты» позволяет проверить контрагентов в «1С:СПАРК Риски», оформлять заявки и акты сверки.
«Операции по комиссионным товарам» содержат отчет, а также перечень счетов-фактур.

Программа позволяет:

Осуществлять регистрацию условий работы с контрагентами, поставляющими товарно-материальные ценности и осуществлять контроль за сотрудничеством в плане выполнения договорных условий.
Выстраивать планы закупок и фиксировать работу с контрагентами в области поставки товара документально.
Контролировать сроки поставок.
Проводить анализ причин отклонений и сбоев при обеспечении ТМЦ и расчетов.
Осуществлять расчеты с контрагентами.
Отслеживать оплаты и осуществлять контрольные мероприятия связанные с расходованием денег на закупку товара (материала, сырья, упаковки).

Работа с программным продуктом от фирмы 1С предусматривает настройку параметров учета.

Где сделать настройки?

Программа позволяет пользователю сделать настройки управления запасами в зависимости от особенностей работы предприятия:

Если сроки поставки длительные, то выстраивается планирование.
Удержание в заданном диапазоне предусматривается в случае коротких сроков поставок.
Формирование отдельных заказов — при разовых поставках.

Настройки выстраиваются в разделе НСИ — Администрирование.

Как настроить поддержание заказов и потребностей номенклатуры?

В программном решении предусмотрены два способа поддержания заказов и потребностей:

Упрощенный способ работы с закупками
Расширенный.

Первый вариант предусматривает оформление заказов и отслеживание остатков на складах. Второй выстраивается с использованием схем. Обеспечение поддержания остатков осуществляется одним из способов:

По минимуму. Метод рассчитан на то, что при снижении количества остатков до минимально возможного заказ формируется на максимальное количество.
По норме. Здесь имеется в виду обеспечение запасов на срок выполнения заказа. Расчет ведется, исходя из дневной потребности.
По статистике. Расчет ведется, исходя из статистических данных по потреблению каждого вида товарно-материальных запасов.

Программа «1С:ERP» позволяет также контролировать исполнение договоренностей с поставщиками.

Автоматизация контроля исполнения соглашений с поставщиками

Изначально пользователь выстраивает условия поставки в соответствующих справочниках, которые находятся в подразделе «НСИ закупок». Среди условий задаются:

Сроки, в которые поставщик должен доставить товар после получения заявки.
Графики оплаты поставленных товарно-материальных ценностей.
Место хранения, на которое будет приходоваться каждый вид товара.
Виды закупочных цен.
Минимальный размер поставки в суммовом выражении.
Лимиты цен, по которым организация готова закупить ТМЦ, применение скидок.

Данная информация будет переноситься при оформлении документа «Заказ поставщику».

Отражение поступления ТМЦ

В 1С:ERP имеется два документа для отражения процесса поступления товаров (сырья, материалов, услуг, прочих ценностей). Оба называются «Поступление», но различаются по видам активов:

Товары и услуги
Услуги и прочие активы

Кроме того, в программе можно отражать другие виды операций:

Возвраты ТМЦ
Хозяйственные операции по договорам ответственного хранения с правом продажи и без него
Неотфактурованные поставки
Операции с многооборотной тарой
Учет расхождений при приемке ТМЦ
Корректировки при оприходовании
Операции с комиссионными товарами
Импортные операции
Услуги переработки

Для каждого вида имеется возможность использовать специально созданные в программе документы.

Как в программе завершить процесс закупочной деятельности?

Под завершающим этапом понимается полный расчет с поставщиком. В идеале это должно выглядеть так:

Поставщик предоставляет на склад заказчика товар в соответствии с условиями договора по количеству, качеству и цене. Если этого не произошло, то программа позволяет сделать возврат.
Покупатель производит полную оплату за поставленные товарно-материальные ценности.

Разработчики программного продукта предусмотрели для этих целей отчеты в подсистеме «Закупки»:

Состояние расчетов. Здесь можно увидеть, сколько организация осталась должна поставщику.
Выполнение договоренностей со стороны поставщиков.
Динамику поставок.
Состояние дел по ценам, которые поставщик выставил при поставке товара.

Среди отчетов имеются графики, по которым наглядно видно, когда должны были быть поставки и когда конкретно осуществлялись.

Программный продукт позволяет не только документировать операции, но и проводить анализ по работе с поставщиками и при расходовании средств на закупку ТМЦ.