Нередко во многих компаниях для управления складом и запасами используют таблицы Microsoft Excel, даже если на предприятии установлена система 1С:ERP. Основными причинами можно назвать:

1.Сложность системы 1С:ERP;

2.Более «привычное» ведение деятельности в Excel;

3.Нежелание сотрудников к обучению.

В данной статье предлагаем рассмотреть основной функционал управления складом и запасами в 1C:ERP, что позволит многим пользователям разобраться и понять, как вести деятельность в данной системе. Подсистема в 1С:ERP позволяет значительно автоматизировать процесс управления складом и запасами, а также оптимизировать трудозатраты сотрудников.

Настройки в системе

Рассмотрим основные настройки, которые предусмотрены системой для управления складом и запасами. Для этого переходим в раздел: «НСИ и Администрирование - Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка».

В данном разделе панели администрирования настройка делится на 6 пунктов:

Склад;
Доставка;
Перемещение товаров;
Внутреннее потребление товаров;
Сборка (разборка) товаров;
Обеспечение потребностей

Если на предприятии необходимо вести учет на нескольких складах, для этого необходимо установить галочку в строке «Несколько складов».

Включение опции «Ордерные склады» позволяет разделять процесс приема товаров на склад и отгрузки товара со склада. Для установки порядка использования ордерной схемы устанавливается в форме склада. Можно применять различные варианты использования: при отгрузке, при поступлении, при регистрации излишков, недостач, порчи.

Устанавливать галочку в строке «Ордерные склады» необходимо, если планируется использовать адресное хранение товаров на складах (помещениях).

При установке галочки «Ордерные склады» становятся доступны следующие настройки:

Порядок оформления накладных и расходных ордеров - позволяет определить, в каком порядке оформляются накладные и расходные ордера по заказам;
Расходный ордер на товары формируется - определяет, кем будет создаваться расходный ордер: менеджером, кладовщиком или автоматически при создании распоряжений на отгрузку;
Оформление поступления доступно - фиксирует, каким документом дается распоряжение на ордерном складе при приемке товара. Изменить настройку можно в соглашении.

Установка галочки в строке «Управление доставкой», позволяет указывать различные варианты доставки в документах отгрузки, формировать задания на перевозку с учетом грузоподъемности ТС (транспортных средств) и определять зоны доставки. При доставке товаров возможно создавать этикетки в соответствии с заданными шаблонами. Обозначенный в настройках шаблон применяется в качестве значения по умолчанию при печати этикеток. Чтобы верно напечатать адреса доставки, возможно запретить ввод адресов случайной строкой и применить для этих целей лишь только формирование адреса с помощью адресного классификатора.

Установка галочки в строке «Задания на перевозку для учета доставки силами перевозчика» позволит включать распоряжения на доставку перевозчиками в задания на перевозку.

Раздел «Перемещение товаров» включает в себя следующие настройки:

Перемещение товаров – настройка необходима, чтобы вести учет операций перемещения товаров между складами. Заказы на перемещение товаров считаются предварительными заявками для перемещения товаров. Предусмотрена возможность оформлять один документ перемещения товаров по нескольким заказам. При использовании статусов в заказах на перемещение, можно более детально отследить этапы оформления заказа: оформление заказа, планирование обеспечения заказа, обеспечение потребностей, выполнение заказа;
Перемещать товары других организаций – разрешает применять запасы других организаций предприятия с автоматической регистрацией необходимости оформления передачи товаров между организациями;

Акты о расхождениях после перемещения - позволяет оформлять акты о расхождениях после того, как товары переместили;

Перемещение по нескольким заказам – позволяет оформлять документы перемещения товаров на основании нескольких заказов;

Обособление товаров - определяет назначение потребности, фиксируемой заказом на перемещение;

Не закрывать частично отгруженные заказы на перемещение – позволяет использовать статус «Закрыт». При проведении заказа в этом статусе будет происходить контроль его фактической отработки. Если документ не отработан или отработан частично, то провести такой документ в статусе «Закрыт» невозможно. Контроль происходит по: документу перемещение товаров, расходному и приходному ордеру, в случае, если используется ордерная схема.

Раздел «Внутреннее потребление товаров» предусматривает следующие настройки:

Внутреннее потребление - позволяет оформить передачу товаров на внутренние нужды подразделений (списание на расходы, передача в эксплуатацию, передача на прочие цели) с помощью документа «Внутреннее потребление товаров»;

Заказы на внутреннее потребление – позволяет работать в системе по предварительным заказам на внутреннее потребление. Если установлена галочка, то использование заказов на внутреннее потребление не является обязательным. Использование заказов на внутреннее потребление позволяет планировать и учитывать потребность по внутренним потреблениям. Эта информация используется при планировании обеспечения товарами и учитывается, когда формируются рекомендации по обеспечению товаров (заказ поставщику, перемещение с другого склада и т. д.);

Внутреннее потребление по нескольким заказам – позволяет оформлять документы по нескольким заказам. Заказы указываются в табличной части документа;

Обособление товаров - идентифицирует назначение потребности, фиксируемой заказом на внутреннее потребление;

Не закрывать частично отгруженные заказы на внутреннее потребление - включает использование статуса «Закрыт». Если проводить заказ в этом статусе, то будет происходить контроль его фактической отработки. Если документ не отработан, или отработан частично, провести документ в статусе «Закрыт невозможно». Контроль происходит по документу внутреннее потребление товаров, а также по расходному ордеру на товары, если используется ордерная схема;

Прочее оприходование товаров - включает возможность оформления операций по прочему оприходованию товаров (поступление из производства, возврат из эксплуатации);

Статусы заказов на внутреннее потребление – позволяет вести более детальный контроль процесса обработки заказов на внутреннее потребление.

В разделе «Сборка (разборка) товаров» предусмотрены следующие настройки:

Сборка (разборка) – позволяет оформлять операции сборки товаров из комплектующий и разборки готовых комплектов;
Заказы на сборку (разборку) - использование заказов при оформлении операций сборки (разборки). При установленном флажке использование заказов не является обязательным. Использование заказов на сборку/разборку позволяет планировать и учитывать потребность по обеспечению комплектующими. Эта информация будет использоваться при планировании обеспечения товарами и учитываться при формировании рекомендаций по обеспечению товаров (заказ поставщику, перемещение с другого склада и т. д.);

Обособление комплектующих (комплектов) - определяет назначение потребности, фиксируемой заказом на сборку (разборку);

Не закрывать частично отгруженные заказы на сборку (разборку) - включает использование статуса «Закрыт». При проведении заказа в этом статусе будет происходить контроль его фактической отработки. В случае, если документ не отработан, или отработан частично, проведение документа в статусе «Закрыт» невозможно. Контроль осуществляется по документу сборку (разборка) товаров, а также по расходному ордеру на товары и приходному ордеру на товары, если для склада используется ордерная схема.

Использование обособленного обеспечения потребностей позволяет фиксировать и обеспечивать потребности в товарах и работах в разрезе аналитики «Назначение». При обособленном обеспечении поступившие товары и работы можно будет отгрузить только по тому назначению, для которого они предназначены.

Доступно использование двух вариантов обеспечения потребностей и формирования заказов в соответствии с рассчитанными потребностями:

Упрощенное – в данном варианте, все потребности обеспечиваются заказами поставщикам. Расчет потребностей происходит на основе данных по заказам на отгрузку и информации о максимальном остатке;

Расширенное – при этом вариант, предусматривается использование способов обеспечения и схем обеспечения потребностей, которые позволяют описать полный цикл товародвижения. Расчет потребностей происходит в соответствии с заданным методом обеспечения и с учетом плановых сроков поставки и периода между поставками.

При расширенном варианте обеспечения предусмотрена возможность включить режим обеспечения распределительного центра, в котором для распределительного центра будут обеспечиваться потребности в номенклатуре, которые зафиксированы как на самом распределительном центре, так и на складах, для которых он является источником обеспечения.

Управление складом

Для управления складом в системе 1С:ERP предусмотрены следующие возможности:

Разделять области хранения в зависимости от складской группы (хлеб, полуфабрикаты, столы и т. д.);

Разделять складские зоны с помощью рабочих участков;

Возможность вести учет товаров со справочным размещением и адресным хранением;

Автоматизировать внутреннее перемещение товаров и внутреннее потребление;

Операции со сборкой и разборкой товаров;

Контролировать и сверять остатки на складе – проводить инвентаризацию;

Использовать мобильное рабочее место кладовщика;

Ведение серийного учета товаров;

Управлять запасами и поддерживать уровень складского остатка;

Вести обособленный учет запасов на складах.

Справочное размещение товаров в ячейках

Для упрощения процесса по размещению и отбора товаров, в системе 1С:ERP предусмотрено справочное размещение товаров в складских ячейках. Использование справочного размещения помогает быстро находить товары, т.к. один товар располагается в каждой ячейке и учет остатков ведется в целом по складу или помещению.

Адресное хранение товаров в ячейках

Для адресного хранения предусмотрены следующие возможности:

Автоматизация структуры ячеек, согласно определенным параметрам: область хранения, рабочий участок и пр.;

Возможность контролировать вес и объем товара при размещении в складскую ячейку;

Размещать товары в складские ячейки для конкретного назначения, т.е. хранение обособленных товаров;

Размещать товары в мерных единицах: вес, объем, площадь;

Размещать товары в упаковках.

В области хранения указываются параметры размещения и отбора товаров.

Для оптимизации доступа к складским ячейкам, предусмотрена возможность создавать рабочие участки и определять их порядок обхода складских ячеек.

Операции перемещения товаров

Перемещать товары на предприятии можно между филиалами данной организации, а также между складами и помещениями. В документах перемещения на вкладке «Основное» указывается отправитель и получатель. На вкладке «Материалы» указывается номенклатура, которую необходимо переместить.

Операции внутреннего потребления товаров

Операции внутреннего потребления товаров делятся на 2 вида операций:

Списание на расходы — это товары и материалы, которые необходимо списать для определенных целей, с указанием статьей списания и аналитики;

Передача в эксплуатацию — это товары и материалы, которые необходимо передать для конкретного подразделения и на определенный срок. В документе указывается ответственное лицо, статья списания, категория эксплуатации и аналитика.

Операции сборки (разборки) товаров

Для оформления сборки / разборки товара предусмотрены 2 вида операций:

Сборка из комплектующих;

Разборка на комплектующие.

Проведение инвентаризации товаров на складе

Инвентаризация товаров на складе нужна, чтобы контролировать остатки и проводить сверку фактического количества с учетным количество в системе 1С:ERP.

В системе 1С:ERP, чтобы отразить результаты инвентаризации предусмотрены следующие возможности:

Отражение результатов пересчета товаров;
Отражение фактического изменения остатков товаров на складе;
Оформление документа списания недостачи товара, пересортицы товара, оприходования излишков и порчи товара.

При оформлении документа «Пересчет товаров» предусмотрена возможность отражать фактическое (столбец «По факту») и учетное (столбец «По учету»). В столбце «Отклонение» фиксируется разница между фактическим и учетным количеством.

Для того, чтобы получить данные о выявленных излишках и недостачах, предусмотрен отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров».

Мобильное рабочее место кладовщика

Для упрощения и автоматизации процесса управления складом можно использовать дополнительно «Мобильное рабочее место кладовщика», которое позволяет:

Сформировать задания на размещение и отбор товаров;
Производить размещение и перемещение товаров между складскими ячейками;
Запускать процесс пересчета товаров при инвентаризации.

Серийный учет товаров

В системе 1С:ERP предусмотрена возможность учитывать товары, как в разрезе серий, так и по срокам годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Эти данные могут указываться при поступлении, отгрузке товара и в документах внутреннего товарооборота. Данная возможность предусмотрена для решения таких задач:

Ведение учета и управление остатками товаров по срокам годности — позволяет получать информацию, когда истекает срок годности товара и количество товара на складе с конкретным сроком годности;

Организовывать хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах переменного размера;

Учитывать товары, которые незначительно отличаются по потребительским свойствам. К примеру, рулоны обоев различаются оттенками;

Рассчитывать себестоимость товаров по сериям – проводить анализ рентабельности продукции, работать с ГТД, а также с товарами, которые находятся в пути и неотфактурованными поставками по сериям;

Вести учет маркируемых изделий – возможность отслеживать товары, которые подлежат маркировке.

Вести учет алкогольной продукции для отражения в ЕГАИС.

Управление запасами

Основными целями операции управления запасами являются:

Поддерживать уровень запасов на складе в необходимом количестве;
Повышение уровня по обслуживанию клиентов за счет автоматизации процессов;
Обеспечение запасами для непрерывной производственной деятельности;
Обеспечение производственной деятельности;
Снижение необходимости в оборотных средствах;
Исключить недостаток и избыток в ресурсах;
Повысить показатели товарооборота;
Улучшение показателей оборачиваемости товаров;
Уменьшение затрат компании на хранение и закупку необходимых товаров.

Варианты поддержания запасов делятся на 2 типа: упрощенный и расширенный. Рассмотрим в отдельности данные варианты.

Упрощенный вариант поддержания запасов

При упрощенном варианте поддержания запасов в системе 1С:ERP представлены такие параметры: минимальный и максимальный остаток товаров. Применение данных параметров позволит решить несколько задач:

Вести контроль текущего остатка товаров на складе;
Фиксировать минимальный и максимальный уровень запасов;
Производить расчет среднего потребления товаров;
Фиксировать поставщика продукции и условия работы с ним;
Создавать заказы поставщикам на нужное количество, чтобы поддержать уровень запасов.

Расширенный вариант поддержания запасов

В данном разделе рассмотрим методы обеспечения. Методы поддержания запаса определяют, в какой момент времени программа будет предлагать сформировать заказ по номенклатуре, и какое количество будет предложено к заказу:

Min-max — в этом методе вручную можно задать минимальный и максимальный уровень запасов товара. Когда остаток товара снижается до минимального порога, то система будет предлагать заказать количество товара, которое указано в максимальном уровне;
Расчет по статистике — система будет предлагать сформировать заказ, если текущего остатка (за минусом страхового) будет хватать не более чем на указанный срок по способу обеспечения. Стоит учесть, что дневное потребление будет рассчитано, исходя из статистики прошлых периодов. Данный метод предназначен для того, чтобы товара хватило на определенный срок или до указанной даты;
Расчет по норме — в случае снижения запаса товара на срок исполнения заказа заказывается количество на обеспечиваемый период. При этом, расчет расхода товара происходит по заданной норме потребления в день.

Рассмотрим справочник «Способы обеспечения потребностей». Данный справочник позволяет регистрировать способы обеспечения потребностей, т.е. определять как и какими источниками будет удовлетворяться потребность в номенклатуре. В системе 1С:ERP представлены следующие типы обеспечения:

Покупка – в этом способе указывается: конкретный поставщик или несколько поставщиков, соглашение и условие цены;
Перемещение – в таком способе можно указать конкретный склад, с которого будет осуществляться перемещение товара;
Сборка – указывается, если товар поступает на склад после проведения операции сборки;
Собственное производство - указывается, если товар поступает на склад в результате производства;
Производство силами переработчика - если товар производится силами переработчика.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

В системе 1С:ERP, чтобы обеспечить текущие заказы на отгрузку, реализованы следующие возможности:

Определять способ обеспечения потребностей;
Корректировать графики поставки товара;
Контролировать количество товара, который необходим для обеспечения потребностей и уже обеспечено по заказу на отгрузку;
Определять источник обеспечения потребностей;
Выбирать режим обеспечения заказов на отгрузку;
Формировать различные заказы.

Текущие заказы в системе можно определить в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

Метод обеспечения «заказ под заказ» — позволяет обеспечивать только количество, которое нужно, чтобы закрыть потребность по текущему заказу на отгрузку (устанавливается по умолчанию);
Способ обеспечения потребностей — позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка, перемещение, сборка, собственное производство, производство силами переработчика).

Для обеспечения заказов на отгрузку предусмотрены следующие режимы:

За счет запасов — при расчете количества товаров, которое нужно обеспечить для заказа на отгрузку товара, учитываются текущие остатки товаров на складе и все поступления товаров, которые ожидаются. К примеру, по заказу на отгрузку необходимо обеспечить товар в количестве 500 шт. На складе уже находится такой товар в свободном остатке в количестве 50 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 50 шт., максимальный желаемый остаток — 400 шт. Исходя из этой информации, система рекомендует к заказу товар в количестве 450 шт. — для поддержания запаса, т.к. текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку. Получается, что 50 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 450 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 500 шт.

Независимо от поддержания запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров. К примеру, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 500 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 500 шт.

Заключение

В заключении можно сделать вывод о том, что использование подсистемы «Управление складом и запасами» в 1С:ERP позволяет значительно автоматизировать процесс управления складом и запасами, а также оптимизировать трудозатраты сотрудников.

Управление складом и запасами в 1С ERP

Введение