1С:Документооборот государственного учреждения

Программа призвана автоматизировать весь документооборот государственного учреждения, обеспечить контроль и исполнительскую дисциплину. Для этого модуль предоставляет множество разнообразных функций, главными из которых являются следующие:

• Регистрация и учет документов. Система осуществляет автоматизированный учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматической генерацией регистрационных номеров по установленным правилам. Причем для каждого документа формируется индивидуальная электронная карточка, состав реквизитов которой строго соответствует действующим государственным стандартам. Вдобавок к этому, реализована возможность простановки официальных штампов и идентификационных кодов на бумажных носителях.

• Специализированный учет обращений граждан. Внедрен регламентированный механизм работы с обращениями физических лиц в соответствии с требованиями федерального законодательства. Функционал модуля охватывает регистрацию повторных и дублирующих обращений, документальное сопровождение процедуры перенаправления в другие инстанции. Для аналитической работы предусмотрены тематические отчетные формы по структуре, динамике и исполнению обращений.

• Межведомственный электронный обмен. Реализована технология автоматизированного взаимодействия с другими государственными органами и предприятиями через систему электронного документооборота, в рамках которой программа самостоятельно формирует связи между документами, отслеживает статус отправленных материалов и ведет их системный учет.

• Автоматизация договорной работы. Система охватывает весь жизненный цикл договоров — от подготовки проекта и прохождения многоступенчатого согласования до контроля сроков действия, автоматического продления, выполнения финансовых обязательств и юридического оформления расторжения. Кроме того, обеспечивается учет всей сопроводительной документации и контроль возврата переданных контрагентам экземпляров.

• Комплекты документов и связи. Для повышения удобства работы с взаимосвязанными документами в системе предусмотрена возможность объединять их в комплекты, что позволяет работать с пакетом документов как с единым целым. Кроме стандартных связей (например, между входящим документом и ответом на него), реализована гибкая настройка дополнительных связей между документами любого типа, что обеспечивает целостность и прозрачность всего документооборота.

• Архивное делопроизводство. В конфигурации реализовано полное сопровождение документов на архивной стадии. Функционал, в частности, включает формирование дел согласно утвержденной номенклатуре, последующую передачу на архивное хранение или организацию процедуры уничтожения с соблюдением установленных правил. Для архивного учета предусмотрено автоматическое формирование полного комплекта необходимых документов: обложек дел, внутренних описей и других сопроводительных форм.

• Регламентированные бизнес-процессы. Внедрены стандартизированные маршруты прохождения документов через стадии рассмотрения, визирования, утверждения, исполнения и ознакомления. Инструментарий поручений позволяет выстраивать многоуровневые задачи, определять ответственных исполнителей и кураторов, корректировать временные рамки и отслеживать эффективность работы.

• Управление проектами. Система позволяет организовывать работу в рамках проектов, объединяя связанные документы, задачи, поручения и ресурсы. Это дает возможность вести аналитический учет всей деятельности учреждения в разрезе конкретных проектов, отслеживать их выполнение и контролировать затраты времени сотрудников, привязанные к проектной работе.

• Интеграционные решения. В программе реализованы отдельные средства для массового сканирования бумажных документов с автоматической идентификацией штрих-кодов и последующим контентным поиском. Также есть встроенный почтовый модуль, который интегрирует переписку в общий документооборот и поддерживает работу с электронной подписью.

• Мониторинг и аналитика. В системе ведется детальное протоколирование всех действий пользователей, что позволяет анализировать рабочие процессы и оперативно разрешать спорные ситуации. Одновременно осуществляется учет рабочего времени сотрудников через ежедневную отчетность, на основе которой формируются аналитические отчеты о трудозатратах в разрезе проектов, подразделений и видов работ.

• Организация совещаний и мероприятий гос.учреждения. Система предоставляет специализированный инструментарий для планирования и проведения различных мероприятий: совещаний, собраний, заседаний и обсуждений. Функционал позволяет не только рассылать приглашения участникам и получать их подтверждения, но и вести полный протокол мероприятия непосредственно в системе. После завершения мероприятия обеспечивается контроль исполнения принятых решений: поручения, зафиксированные в протоколе, автоматически поступают в работу к назначенным исполнителям, а их выполнение в установленные сроки отслеживается программой.

• Система безопасности. В программе реализована гибкая система разграничения прав доступа. Настройки безопасности позволяют ограничивать работу с документами на основе организационной структуры учреждения, установленных грифов доступа, типов документов, а также принадлежности пользователей к определенным рабочим группам и функциональным ролям.

За счет глубокой проработки отраслевых регламентов и богатого функционала «1С:Документооборот государственного учреждения 8» подходит для любого государственного или муниципального учреждения, нуждающегося в построении прозрачной, контролируемой и полностью соответствующей законодательству системы электронного документооборота.