Создание единой системы на базе «1С:ERP 2» и многочисленных баз «1С:Розница» для крупного ритейлера аксессуаров для телефонов

Цель – автоматизация учета на базе современного программного продукта для оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов компании.

Задачи:

- учет сложной номенклатуры и аналогов номенклатуры

- автоматизация учета продаж (оптовые и розничные продажи)

- автоматизация управления закупками

- автоматизация складского учета

- автоматизация учета движения денежных средств

- учет и анализ взаиморасчетов с контрагентами

- автоматизация учёта затрат (до проекта учет затрат велся на бумаге и в Excel)

- реализация оперативного обмена информацией между центральной базой и базами розничных точек (30 торговых точек, включая партнёров)

- настройка полноценного обмена с сайтом

До старта проекта внедрения «1С:ERP 2» учет торговой сети был автоматизирован на базе программы, написанной на Delfi, являющейся разработкой стороннего вендора. Эта система давала возможность автоматизировать учёт складских операций (учёт остатков, перемещение, списания, возвраты), учёт заказов клиентов, учёт отгрузок и взаиморасчетов с клиентами, а также учёт розничных продаж. Минусом этой системы в рамках компании Заказчика было отсутствие потенциала у программы для масштабирования и развития системы. Задача по расчёту дополнительных расходов по партиям в старой системе была сделана в очень простом виде, и по большей части такого рода задачи ранее решались использованием таблиц Excel, а затем в учётную систему данные переносили, как подсчитанный во внешней таблице факт.

Основной причиной, побудившей задуматься о переходе на современную учетную систему на базе 1С:ERP, стали технические ограничения старой системы, не позволяющие развивать учётную систему, повышать уровень аналитики и оперативности учета. Например, обмен (выгрузка два раза в день номенклатуры и остатков) с сайтами интернет-магазинами был реализован со старой системой, но работа этого обмена была очень нестабильной, а поддержка- дорогой. Заказы клиентов с сайтов не попадали в учетную систему. Это накладывало определенные ограничения на масштабирование бизнеса компании. Кроме того, старая учетная система решала только задачи учета товародвижения, но для развития компании необходимо было внедрить новую современную систему оперативного и управленческого учета, которая бы заложила фундамент для дальнейшего развития функциональных областей, которые никак не были автоматизированы в компании: Учет затрат и расчет себестоимости, Казначейство, Бюджетирование, Расчет финансового результата, CRM и т.д.

В ходе проекта были реализованы следующие ключевые функциональные возможности:

• Номенклатура и управление НСИ – создан отдельный АРМ для контроля заполнения полей для внесения дополнительных свойств номенклатуры. Дополнительные свойства в целом в «1С:ERP 2» –это функционал, влияющий, в том числе на дальнейший подбор этой номенклатуры. Например, есть чехлы для телефонов с 15 различными свойствами и отдельный сотрудник отслеживает корректность внесения данных, заполняет недостающую информацию, тем самым поддерживая актуальность базы. Так же из этого АРМ заводятся новые карточки при поступлении нового товара.
• Расчёт потребности в товаре – номенклатурных карточек очень много, но при ближайшем рассмотрении это могут быть аналоги одного и того же аксессуара для телефонов. Что бы выполнять такие расчет, объединяющие по сути одну позицию в обезличенном состоянии, в системе существует отдельный разработанный в 1С ERP 2 документ «Формирование потребности». В этом документе происходит расчёт и помимо расчетных величин в него заносятся прогнозные величины под выход новинок (выходит новая модель телефона, в документ заносится сколько ориентировочно аксессуаров для него компания будет продавать и заказывают их).
• Запросы поставщикам и их обработка– после расчета потребности в товаре и формирования пула аксессуаров, которые нужно закупить, этот пул отправляют поставщикам, которые этот товар могут поставить. После получения и обработки запросов поставщики отправляют обратно документ с ценой и сроками возможных поставок. Эти запросы полностью формируются в системе на базе «1С:ERP 2». После ответа поставщиков запросы подгружаются так же в 1С:ERP 2, анализируются системой и выбирается самое выгодное предложение. На основании этого автоматически формируется заказ выбранному поставщику. Этот процесс работает так же с поставщиками, стоимость товара которых установлена в у.е. (отражая особенности импорта зарубежных товаров с длинным плечом поставки и изменением курса валют). До проекта эти задачи решались в ручном режиме с помощью таблиц MS Excel, в систему заносилась только уже планируемая поставка от поставщика.
• Расчет потребности в сопутствующих товарах (электроника, флеш карты, наушники и т.д.) – написано отдельное специализированное рабочее место в 1С ERP 2 для закупщиков, в котором они производят расчет такой потребности.
• Учёт затрат и расходов на доставку– отгрузка товара производится большими контейнерами и фурами, в которые входят значительные объемы заказов и большое количество партий. Например, 20 партий от 15-ти поставщиков. Что бы правильно сформировать входную себестоимость товара, распределение затрат на доставку до проекта производилось в Excel. В рамках проекта этот функционал был реализован и доработан в «1С:ERP 2», создан документ под названием «Груз». В этом документе комплектуются партии, которые доставляются. В документе «Груз» дописаны алгоритмы сбора дополнительных расходов, фиксируемых отдельными документами приобретения услуг и прочих активов, и распределение этих затрат по той номенклатуре, по которой они возникли. Плюс общие затраты на доставку всего груза отдельно распределяются в этом документе. Тем самым формируется входящая себестоимость поступившего товара.
• Доработан функционал оптовой отгрузки товара – в старой системе из-за технического ограничения программы, взаимодействие менеджеров по продаже и складских операторов происходило во многом в устном режиме. Т.е. в системе существовал заказ и учет его сборки осуществлялся в бумажном виде – при любых изменениях заказа или информации о остатках, происходила устная коммуникация менеджера и оператора РЦ о том, что определенную позицию не смогли найти на складе (произошел пересорт или, например, она не оприходована и не проверена, или какие-то еще другие ситуации). В итоге заказ динамически менялся и не оставалось никаких следов его изменения. Не фиксировалась в системе первичная потребность клиента, заказ был приравнен к отгрузке со склада. Аналитика спроса соответственно была недостаточно достоверна. И большое влияние имел человеческий фактор. С переходом в новую систему на базе «1С:ERP 2» работа с отгрузками значительно упростилась – в учете РЦ появились отдельные документы, включенные в ордерную схему отгрузки. Менеджеры теперь работают отдельно с документами «Заказ клиента», операторы распределительного центра работают отдельно с документами «Расходный ордер на товар». Заказ клиента теперь не затирается (и сохраняется первичная потребность клиента для дальнейшей аналитики спроса), а остается в системе в первоначальном виде. После сборки товара в Заказе отменяются строки с позициями, которые не удалось собрать и отгрузить. В случае поступления дозаказа от клиента, менеджер добавляет новые строки в Заказ, а оператор РЦ собирает эту дополнительную потребность отдельным документом «Расходный ордер на товар». В итоге в системе зафиксирована и первичная потребность, и работа РЦ. Процесс отгрузки стал намного более управляемым и анализируемым.
• Управление пересортом - так как товар специфичный (его очень много, и он очень разный, то в РЦ присутствует большое количество пересорта и остаток не всегда может быть актуальным) дополнительно для работы РЦ был разработан функционал – после сборки заказа, если оператор что-то не смог найти и собрать для клиента, эта номенклатура попадает в отдельный документ «Перемещение товаров», который этот товар убирает с физического РЦ на виртуальный (названый «Вычерки»). С этим товаром затем отдельно разбирается ответственный сотрудник и принимает решение о дальнейшей фиксации учетных данных по этим позициям. Как только подбирается первый заказ, который оператор РЦ не смог собрать, этот товар с остатков убирается. Ответственный сотрудник либо физически находит эти позиции и обратно перемещает, либо понимает, что произошёл пересорт и проводит его в системе, тем самым остатки по двум карточкам становятся актуальными. Если оказывается, что это некачественный товар (например, пришел в помятом виде и его нельзя продавать клиенту, как стандартный товар), то такой остаток становится уцененным. Этими действиями учёт товара поддерживается в актуальном состоянии по остаткам и по качеству. До перехода в 1С:ERP работа с учётом пересорта проводилась в ручном режиме, но так как не было инструмента для нормализации этих остатков, они в РЦ всегда были неактуальны. По статистике - при запуске этого нового для компании Заказчика функционала в «1С:ERP» по контролю за остатками («вычерками»), попадало в список для перемещения около 80 позиций в день. В настоящее время попадает в список в день всего от 3 до 5 позиций. Остатки нормализовались и происходит по сути оперативный контроль.
• Доработки системы «1С:Розница» – управление розничными продажами:

1. значительно дописан пользовательский интерфейс;

2. реализован функционал отображения остатков каждого магазина для остальных магазинов торговой сети;

3. для двух торговых мелкооптовых точек разработана возможность продавать товар РЦ (база 1С:ERP 2) через интерфейс «1С:Розница» вер.ПРОФ;

4. разработан АРМ для управляющих магазином (один управляющий на несколько торговых точек, включая партнеров) для оперативного решения задачи подтоварки магазинов. Управляющий видит в системе номенклатуру, продажи, остатки и может заказать на все подконтрольные ему точки необходимый товар;

5. реализован функционал ячеистого хранения на каждой точке;

6. автоматизирован расчет скидок, акций. Разработан с нуля функционал нетипового расчёта скидок.

• Выполнен переход с учетной системы стороннего вендора на учетную систему «1С:ERP 2» + «1C:Розница».

• Упорядочивание организационной структуры (выделены структурные единицы) компании

• Реализован учет, хранение, поиск сложной номенклатуры Заказчика, с большим количеством различных видов номенклатуры, аналогов и различных свойств номенклатуры

• Реализован сложный учёт затрат, в том числе затрат на доставку грузов. Цена товара и себестоимость формируется по данным механизмов учета затрат, которые отражаются в единой учетной системе: все данные доступны пользователям в различных аналитических отчетах.

• Автоматизированы процессы оптовой продажи товаров, реализованы в системе механизмы взаимодействия менеджеров по продажам и операторов РЦ при оптовых отгрузках товаров и корректировки заказов клиентов и отгрузок.

• Автоматизированы закупки - процесс поддается управлению и контролю. Появилась возможность отслеживания статуса поступления товара (в производстве, сборка груза, в пути, ожидает оприходования на складе, на остатках), управлять запросами поставщикам, формировать потребности – все в рамках единой учетной системы.

• Автоматизированы розничные продажи. Учтены все процессы розничных точек, реализованы механизмы для подтоварки магазинов.

• Выстроена качественная работа РЦ(меньше пересорта и т.д.)

• Автоматизирован и оптимизирован учет денежных средств - есть четкая методология работы с кассами, счетами, валютными операциями

• Организовано получение точных финансовых и управленческих показателей по деятельности бизнеса

• Реализован расчет себестоимости и получение финансового результата

• Реализованы процессы интеграции системы с веб сайтами компании

• Появилась возможность масштабировать и развивать систему, внедрять дополнительные функциональные модули в будущем (Бюджетирование, CRM, WMS и т.д.).