Создание единой системы на базе «1С:ERP 2» и многочисленных баз «1С:Розница» для крупного ритейлера аксессуаров для телефонов

О компании

Компания крупный ритейлер (название не разглашается по желанию Заказчика), занимающийся продажей оптом и в розницу аксессуаров для мобильных телефонов, гаджетов и других вещей общего потребления. Структура компании включает: центральный офис, РЦ и большое количество розничных магазинов (более 30 торговых точек, включая партнеров).

Цели и задачи

Цель – автоматизация учета на базе современного программного продукта для оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов компании.

Задачи:

- учет сложной номенклатуры и аналогов номенклатуры

- автоматизация учета продаж (оптовые и розничные продажи)

- автоматизация управления закупками

- автоматизация складского учета

- автоматизация учета движения денежных средств

- учет и анализ взаиморасчетов с контрагентами

- автоматизация учёта затрат (до проекта учет затрат велся на бумаге и в Excel)

- реализация оперативного обмена информацией между центральной базой и базами розничных точек (30 торговых точек, включая партнёров)

- настройка полноценного обмена с сайтом

Особенности

В ходе проекта были реализованы следующие ключевые функциональные возможности:

• Номенклатура и управление НСИ – создан отдельный АРМ для контроля заполнения полей для внесения дополнительных свойств номенклатуры. Дополнительные свойства в целом в «1С:ERP 2» –это функционал, влияющий, в том числе на дальнейший подбор этой номенклатуры. Например, есть чехлы для телефонов с 15 различными свойствами и отдельный сотрудник отслеживает корректность внесения данных, заполняет недостающую информацию, тем самым поддерживая актуальность базы. Так же из этого АРМ заводятся новые карточки при поступлении нового товара.
• Расчёт потребности в товаре – номенклатурных карточек очень много, но при ближайшем рассмотрении это могут быть аналоги одного и того же аксессуара для телефонов. Что бы выполнять такие расчет, объединяющие по сути одну позицию в обезличенном состоянии, в системе существует отдельный разработанный в 1С ERP 2 документ «Формирование потребности». В этом документе происходит расчёт и помимо расчетных величин в него заносятся прогнозные величины под выход новинок (выходит новая модель телефона, в документ заносится сколько ориентировочно аксессуаров для него компания будет продавать и заказывают их).
• Запросы поставщикам и их обработка– после расчета потребности в товаре и формирования пула аксессуаров, которые нужно закупить, этот пул отправляют поставщикам, которые этот товар могут поставить. После получения и обработки запросов поставщики отправляют обратно документ с ценой и сроками возможных поставок. Эти запросы полностью формируются в системе на базе «1С:ERP 2». После ответа поставщиков запросы подгружаются так же в 1С:ERP 2, анализируются системой и выбирается самое выгодное предложение. На основании этого автоматически формируется заказ выбранному поставщику. Этот процесс работает так же с поставщиками, стоимость товара которых установлена в у.е. (отражая особенности импорта зарубежных товаров с длинным плечом поставки и изменением курса валют). До проекта эти задачи решались в ручном режиме с помощью таблиц MS Excel, в систему заносилась только уже планируемая поставка от поставщика.
• Расчет потребности в сопутствующих товарах (электроника, флеш карты, наушники и т.д.) – написано отдельное специализированное рабочее место в 1С ERP 2 для закупщиков, в котором они производят расчет такой потребности.
• Учёт затрат и расходов на доставку– отгрузка товара производится большими контейнерами и фурами, в которые входят значительные объемы заказов и большое количество партий. Например, 20 партий от 15-ти поставщиков. Что бы правильно сформировать входную себестоимость товара, распределение затрат на доставку до проекта производилось в Excel. В рамках проекта этот функционал был реализован и доработан в «1С:ERP 2», создан документ под названием «Груз». В этом документе комплектуются партии, которые доставляются. В документе «Груз» дописаны алгоритмы сбора дополнительных расходов, фиксируемых отдельными документами приобретения услуг и прочих активов, и распределение этих затрат по той номенклатуре, по которой они возникли. Плюс общие затраты на доставку всего груза отдельно распределяются в этом документе. Тем самым формируется входящая себестоимость поступившего товара.
• Доработан функционал оптовой отгрузки товара – в старой системе из-за технического ограничения программы, взаимодействие менеджеров по продаже и складских операторов происходило во многом в устном режиме. Т.е. в системе существовал заказ и учет его сборки осуществлялся в бумажном виде – при любых изменениях заказа или информации о остатках, происходила устная коммуникация менеджера и оператора РЦ о том, что определенную позицию не смогли найти на складе (произошел пересорт или, например, она не оприходована и не проверена, или какие-то еще другие ситуации). В итоге заказ динамически менялся и не оставалось никаких следов его изменения. Не фиксировалась в системе первичная потребность клиента, заказ был приравнен к отгрузке со склада. Аналитика спроса соответственно была недостаточно достоверна. И большое влияние имел человеческий фактор. С переходом в новую систему на базе «1С:ERP 2» работа с отгрузками значительно упростилась – в учете РЦ появились отдельные документы, включенные в ордерную схему отгрузки. Менеджеры теперь работают отдельно с документами «Заказ клиента», операторы распределительного центра работают отдельно с документами «Расходный ордер на товар». Заказ клиента теперь не затирается (и сохраняется первичная потребность клиента для дальнейшей аналитики спроса), а остается в системе в первоначальном виде. После сборки товара в Заказе отменяются строки с позициями, которые не удалось собрать и отгрузить. В случае поступления дозаказа от клиента, менеджер добавляет новые строки в Заказ, а оператор РЦ собирает эту дополнительную потребность отдельным документом «Расходный ордер на товар». В итоге в системе зафиксирована и первичная потребность, и работа РЦ. Процесс отгрузки стал намного более управляемым и анализируемым.
• Управление пересортом - так как товар специфичный (его очень много, и он очень разный, то в РЦ присутствует большое количество пересорта и остаток не всегда может быть актуальным) дополнительно для работы РЦ был разработан функционал – после сборки заказа, если оператор что-то не смог найти и собрать для клиента, эта номенклатура попадает в отдельный документ «Перемещение товаров», который этот товар убирает с физического РЦ на виртуальный (названый «Вычерки»). С этим товаром затем отдельно разбирается ответственный сотрудник и принимает решение о дальнейшей фиксации учетных данных по этим позициям. Как только подбирается первый заказ, который оператор РЦ не смог собрать, этот товар с остатков убирается. Ответственный сотрудник либо физически находит эти позиции и обратно перемещает, либо понимает, что произошёл пересорт и проводит его в системе, тем самым остатки по двум карточкам становятся актуальными. Если оказывается, что это некачественный товар (например, пришел в помятом виде и его нельзя продавать клиенту, как стандартный товар), то такой остаток становится уцененным. Этими действиями учёт товара поддерживается в актуальном состоянии по остаткам и по качеству. До перехода в 1С:ERP работа с учётом пересорта проводилась в ручном режиме, но так как не было инструмента для нормализации этих остатков, они в РЦ всегда были неактуальны. По статистике - при запуске этого нового для компании Заказчика функционала в «1С:ERP» по контролю за остатками («вычерками»), попадало в список для перемещения около 80 позиций в день. В настоящее время попадает в список в день всего от 3 до 5 позиций. Остатки нормализовались и происходит по сути оперативный контроль.
• Доработки системы «1С:Розница» – управление розничными продажами:

1. значительно дописан пользовательский интерфейс;

2. реализован функционал отображения остатков каждого магазина для остальных магазинов торговой сети;

3. для двух торговых мелкооптовых точек разработана возможность продавать товар РЦ (база 1С:ERP 2) через интерфейс «1С:Розница» вер.ПРОФ;

4. разработан АРМ для управляющих магазином (один управляющий на несколько торговых точек, включая партнеров) для оперативного решения задачи подтоварки магазинов. Управляющий видит в системе номенклатуру, продажи, остатки и может заказать на все подконтрольные ему точки необходимый товар;

5. реализован функционал ячеистого хранения на каждой точке;

6. автоматизирован расчет скидок, акций. Разработан с нуля функционал нетипового расчёта скидок.