«1С:Отель» – это программный продукт на базе «1С:Предприятие 8», располагающий всеми технологическими преимуществами, которые даёт платформа. Решение предназначено для упрощения управления гостиницей, домом отдыха или хостелом и организации бизнес-процессов, свойственных организациям этой сферы деятельности. Продукт удобен в использовании и способен подстроиться под любую специфику учётной политики.
Конфигурация может быть интегрирована с другими продуктами 1С, например с «1С:Бухгалтерией», а также сайтом организации и телефонными тарификаторами (система, позволяющая отследить направления исходящих звонков, количество входящих, а также загруженность телефонных линий). «1С:Отель» предусматривает модуль для организации онлайн-бронирования, работая в режиме реального времени, что даёт возможность следить за загруженностью номерного фонда и автоматически подбирать подходящий номер для гостя. В дополнение к уже сказанному, существует множество функциональных возможностей, которые существенно упрощают процесс управления гостиничным бизнесом.
1. Бронирование номеров. Сотрудник гостиницы всегда может посмотреть загруженность фонда причём как по комнатам, так и по местам, если это хостел, и учёт ведётся по спальным местам. Бронь номера или места доступна в несколько нажатий мышкой, следовательно, сделать это можно даже не имея до этого опыта эксплуатации программы. Также возможно бронирование какой-либо определённой категории номеров, по прибытию гостю будет предложен номер на выбор из имеющихся свободных, это предотвращает появление ситуаций, связанных с нехваткой номеров.
Возможно управление ценами на проживание в зависимости от дня недели или сезона, стоимость проживания будет оперативно рассчитана программой в автоматическом режиме. Удобно также и то, что персоналу не нужно будет звонить или самостоятельно писать письмо в подтверждение резервирования номера, поскольку система самостоятельно формирует оповещение для клиента (на английском, русском или немецком языке) и отсылает его.
Если детали бронирования будут меняться, то «1С:Отель» зафиксирует, кто из пользователей это делал, сохранив всю историю изменений. При необходимости менеджер гостиницы всегда может вернуть бронирование к исходному варианту.
2. Учёт проживающих. Благодаря программе «1С:Отель» размещение гостя становится таким же простым делом, как и бронирование для него номера, система позволяет отсканировать паспорт и найти бронь владельца по полученным данным.
Если сотрудник заселяет постоянного гостя, то его паспортные данные не потребуется вводить снова, так как система архивирует информацию и при повторном визите предлагает оперативно заполнить строки автоматически.
Также организована возможность расчёта стоимости задержки при выезде или раннем заезде. Легко будет подобрать другой номер для гостя по его желанию, переселить его, продлить пребывание в отеле или оформить окончание размещения.
Специально для работы с гражданами других государств имеется журнал регистрации для записи паспортных данных, информации о миграционной карте, визе. Сведения доступны для выгрузки в электронном формате, что позволяет отправлять их напрямую в УФМС.
3. Взаиморасчёты с физическими и юридическими лицами. За клиентом при заезде закрепляется лицевой счёт, который программа использует для записи информации об услугах, которыми он пользовался за период проживания (например, сервировка завтрака в гостиничном ресторане). Оплата может производиться гостем как за наличный, так и за безналичный расчёт через эквайринговый терминал. Разработчики не забыли включить в ПО интерфейс для подключения кассовых аппаратов.
4. Бухгалтерский учёт. Для обеспечения интеграции между конфигурациями «1С:Бухгалтерия и «1С:Отель» последняя уже содержит в себе соответствующий модуль. Бухгалтеру предприятия совершенно необязательно будет иметь специальные знания для того, чтобы работать с данными из «1С:Отель», так как для их выгрузки нужно нажать всего лишь одну кнопку. Такой же простой будет работа пользователя «1С:Отель», потому что для получения информации о контрагенте достаточно будет знать только ИНН, после чего программа сама дополнит форму данными из бухгалтерии по щелчку мыши.
5. Служба эксплуатации номерного фонда. Невозможно представить себе гостиницу, дом отдыха или пансионат без штата горничных, работников ресторана, обеспечивающих заказы в номер, заведующих этажами и администраторов. Сотрудники этого подразделения играют ключевую роль в сфере гостеприимства, поэтому так важно уделить особое внимание сервису и создать правильные условия для организации деятельности работников. Планирование и контроль деятельности номерного фонда успешно структурированы в программе «1С:Отель».
6. Привязка электронных ключей. В случае, если в гостинице обычные замки заменены на электронные, то их интеграция с программой будет важной задачей для руководства, чтобы автоматизировать получение информации о датах заезда и отъезда гостя и номере, в котором он остановился. При последующем взаимодействии эта карта может быть также использована для записи счетов на оплату и взаиморасчётов.
7. Подготовка отчётных материалов. «1С:Отель» формирует отчёты для различных групп пользователей от руководства до бухгалтерии. Документы доступны в удобных форматах таблиц, графиков, диаграмм и сводных текстовых материалов.
